Doanh nghiệp có tiến hành theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp thông qua việc thu thập những dữ liệu hiệu suất của nhà cung cấp. Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể lọc ra những nhà cung cấp tốt để lựa chọn cho các đơn hàng tiếp theo, từ đó giảm thiểu rùi ro từ phía nhà cung cấp.
Các tiêu chí để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp gồm có:
+ Giao hàng sớm hơn so với ngày hiệu suất mà bên doanh nghiệp quy định + Giao hàng trễ hơn so với ngày hiệu suất mà bên doanh nghiệp quy định + Giao hàng dư số lượng đặt so với trên đơn đặt hàng
+ Giao hàng thiếu số lượng đặt so với trên đơn đặt hàng
+ Kiểm tra những đơn hàng vượt qua ngày đáo hạn (ngày đến hạn) mà vẫn chưa giao hàng + Quản lý việc đổi trả hàng kèm với sự kiện được thiết lập sẵn.
2.2.3 Nhận xét về quy trình đặt hàng của doanh nghiệp
33
Đơn đặt hàng chỉ lập 3 liên, với số lượng này khi luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Bộ phận nhận hàng và bộ phận yêu cầu không có đơn đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhận hàng nên khi nhận hàng sẽ không xác định được là lô hàng người bán chuyển đến có chính xác về mẫu mã và số lượng như lô hàng mà công ty đặt hàng với người bán hay không. Vì vậy, đơn đặt hàng nên lập thêm 2 liên nữa, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, liên còn lại gửi cho bộ phận yêu cầu.
Bộ phận kinh doanh phải đảm nhận nhiều chức năng trong quy trình này khi vừa chịu trách nhiệm ký phê duyệt đề nghị đặt hàng vừa tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và thương thảo với nhà cung cấp, điều này có thể xảy ra rủi ro như việc 1 nhân viên bộ phận kinh doanh có thể kiểm soát phần lớn quy trình, hoặc nhận tiền lót tay từ nhà cung cấp. vấn đề này nên được xử lý bằng cách tách riêng chức năng thương thảo với nhà cung cấp cho 1 bộ phận riêng tách biệt với phòng kinh doanh để tránh rủi ro.
2.3Quy trình nhận hàng tại công ty G&H
Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng và phiếu giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng địa chỉ đã thỏa thuận.
Bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành đối chiếu hàng giao so với Đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống về chủng loại, số lượng, chất lượng…và lập biên bản nhận hàng về các mặt hàng thực tế đã nhận. Biên bản nhận hàng được lưu tại bộ phận nhận hàng. Đơn đặt hàng được chuyển trả lại cho Phòng kinh doanh.
Nguyên vật liệu đã được nhập kho đầy đủ, phiếu giao hàng được chuyển đến cho thủ kho để tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho và người giao nguyên vật liệu ký vào phiếu nhập kho hoàn tất quá trình nhận hàng.
34
Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên, liên 1 giao kế toán nguyên vật liệu, liên 2 giao cho kế toán thanh toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán, phiếu giao hàng được trả về cho bộ phận nhận hàng lưu.
Căn cứ vào liên thứ 3, thủ kho tiến hành lập và ký vào thẻ kho ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó, liên 3 được lưu tại bộ phận kho
Các hoạt động này tạo ra dòng thông tin chi tiết sau:
Hình 8. DFD level 1 mô tả quy trình xử lý nhận hàng tại công ty G&H
35
Hình 9. Lưu đồ mô tả quy trình chứng từ xử lý nhận hàng tại công ty G&H
Nhận xét:
• Mất nhiều thời gian và thủ tục rắc rối khi Phòng kinh doanh và bộ phận nhận hàng sử dụng chung 1 liên Đơn đặt hàng. Vì vậy, cần có một Đơn đặt hàng được lưu sẵn tại bộ phận nhận hàng để quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng, kịp thời.
• Thực tế, công ty G&H có quy mô nhỏ, để tiết kiệm chi phí, bộ phận nhận hàng và bộ phận kho không cần phải tách biệt thành hai bộ phận riêng lẻ.
2.4 Quy trình chấp nhận hóa đơn và thanh toán tại công ty G&H
Tại công ty thức ăn chăn nuôi G&H, quy trình chấp thuận hóa đơn và thanh toán bao gồm:
36
- Sau khi nhận được hóa đơn người bán do Phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán thanh toán kiểm tra hóa đơn, so sánh, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với các thông tin trên đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Nếu các thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì kế toán thanh toán chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán và lập ủy nhiệm chi.
- Uỷ nhiệm chi được gửi cho giám đốc ký phê duyệt để thực hiện thanh toán. Các chứng từ khác được lưu tại bộ phận.
- Ủy nhiệm chí sau khi được phê duyệt sẽ chuyển qua ngân hàng làm thủ tục thanh toán tiền cho người bán, sau khi thanh toán xong, ủy nhiệm chi được ngân hàng gửi về công ty. - Khi nhận được ủy nhiệm chi, kế toán thanh toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải trả. Ủy nhiệm chi được lưu tại bộ phận.
Hình 10. DFD level 1 mô tả quy trình xử lý nhận hóa đơn và thanh toán tại công ty G&H
Nhận xét:
Ưu điểm:
Sự tách rời giữa hai chức năng kiểm tra, chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu.
Hình thức thanh toán (lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng): hình thức này thuận tiện, nhanh chóng và tránh được những rủi ro có thể xảy ra như mất mát tiền hay biển thủ tài sản.
37
Nhược điểm:
Ở đây kế toán thanh toán đảm nhiệm luôn vai trò làm kế toán nợ phải trả, việc không có sự tách rời giữa chức năng ghi chép và chức năng thực hiện nghiệp vụ chi trả, dễ dẫn đến khả năng sai phạm, gian lận.
Giám đốc ký phê duyệt ủy nhiệm chi, dù việc này có thể chuyển cho bộ phận khác như kế toán trưởng để tránh trường hợp Ban giám đốc có quá nhiều việc hoặc đi công tác.
Số liên ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi nên lập làm 2 liên, một liên gửi cho ngân hàng, một liên lưu tại đơn vị.
Hình 11. Lưu đồ mô tả quy trình xử lý nhận hóa đơn và thanh toán
38
Chương 3. KẾT LUẬN
Hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động trong chu trình chi phí có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động tổng thể của công ty. Ví dụ, thiếu sót trong việc yêu cầu và đặt hàng tồn kho và vật tư cần thiết có thể tạo ra tắc nghẽn sản xuất và dẫn đến doanh số bán hàng bị giảm. Các vấn đề sai sót trong các thủ tục liên quan đến việc nhận và lưu trữ hàng tồn kho có thể dẫn đến việc công ty phải trả tiền cho các mặt hàng mà họ chưa bao giờ nhận được, chấp nhận giao hàng và phát sinh chi phí lưu kho cho các mặt hàng không được ưu tiên và gặp phải tình trạng mất cắp hàng tồn kho. Các vấn đề trong việc phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp để thanh toán có thể dẫn đến việc trả quá nhiều tiền cho nhà cung cấp hoặc không thực hiện chiết khấu sẵn có để thanh toán nhanh chóng. Những điểm yếu trong quy trình giải ngân tiền mặt có thể dẫn đến việc chiếm dụng tiền mặt.
Công nghệ thông tin có thể giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động chu trình chi phí. Đặc biệt là EDI, mã vạch, RFID và EFT có thể giảm đáng kể thời gian và chi phí liên quan đến việc đặt hàng, nhận hàng và thanh toán hàng hóa. Cần có các thủ tục kiểm soát thích hợp, đặc biệt là tách biệt các nhiệm vụ để giảm thiểu các mối đe dọa khác nhau như sai sót trong việc thực hiện các hoạt động trong chu trình chi tiêu và mất cắp hàng tồn kho hoặc tiền mặt.
39
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Marshall B.Romney, Paul John Steinbart, Accounting Information System – Pearson 2017, chapter 13
2. Leslie Turner, Andrea B. Weickgenannt, Mary Kay Copeland - Accounting Information Systems_ The Processes and Controls-John Wiley & Sons (2017)
3. James A. Hall - Accounting Information Systems, 7th Edition -Cengage Learning (2010)
4. Nguyễn Trúc, Chu trình chi phí
(https://123doc.net//document/4108644-chu-trinh-chi-phi-word.htm) 5. Tiểu luận chu trình chi phí tại công ty tnhh thức ăn chăn nuôi G&H
(https://xemtailieu.com/tai-lieu/tieu-luan-chu-trinh-chi-phi-tai-cong-ty-tnhh-thuc-an-chan- nuoi-gh-45030.html)
6. JIT - Hệ thống quản lý sản xuất tinh gọn
(https://erpviet.vn/jit-he-thong-quan-ly-san-xuat-tinh-gon/) 7. MRP là gì?
(https://antonierp.wordpress.com/2018/07/27/mrp-la-gi/) 8. Những sai sót khi kế toán hàng tồn kho
(https://lawkey.vn/sai-sot-khi-ke-toan-hang-ton-kho/) 9. Thiết lập và thực hiện quy trình mua – trả nợ
40
(http://www.ictroi.com/giaiphap/erp/tai-chinh-ke-toan/thiet-lap-va-thuc-hien-quy-trinh- mua-hang-no-phai-tra/)
10. Tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản của doanh nghiệp
(https://bepro.vn/tin-tuc/tim-hieu-ve-quy-trinh-thanh-toan-co-ban-cua-doanh-nghiep/) 11. Quy trình mua hàng – bán hàng trong doanh nghiệp
(https://www.itgvietnam.com/quy-trinh-mua-hang-ban-hang-trong-doanh-nghiep/Đ 12. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
(http://www.hoiketoanhcm.org.vn/vn/trao-doi/giai-phap-hoan-thien-kiem-soat-noi-bo- chu-trinh-mua-hang/)
13. Những rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng
(https://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/77/4225/Nhung-rui-ro-thuong-gap-trong-quy-trinh- mua-hang-hoa-%E2%80%93-Ke-toan-Duc-Minh.html)
41