II. Hoạt động kinh doanh
3. Các giải pháp hoàn thiện quá trình lập kế hoạch tại công ty
3.1.1 Nâng cao năng lực cán bộ lập kế hoạch trong công ty
Công tác lập kế hoạch không chỉ đơn thuần đưa ra các mục tiêu, chỉ tiêu mà nhà quản lý mong muốn đạt được trong tương lai hay chỉ là những chỉ tiêu mà các cán bộ
kếhoạch ngồi vẽ ra theo trí tưởng tượng của mình.Để xây dựng nên một bản kế hoạch
hoàn chỉnh, người lập kế hoạchphải thựchiện rất nhiều hoạt động: dự báo nhu cầu của
thị trường, xác định năng lực sản xuất của doanh nghiệp, tìm hiểu những điểm quyết định đến thành công của bản kế hoạch đòi hỏi người lập kế hoạch phải có chuyên môn sâu, có tầm nhìn, có khả năng tổng hợp cao, có tham vọng. Đồng thời phải có kinh
nghiệm thực tế.Đây là những phẩm chất cần thiết mà tôi nghĩ nhất người cán bộ kế
hoạch nào cũng phải có.
Cán bộ lập kế hoạch là những người trực tiếp lập nên những bản kế hoạch cho
công ty. Vì vậy trìnhđộ chuyên môn của họ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của bản
kế hoạch. Nếu chuyên môn của họ cao trên cơ sở kinh nghiệm cùng với sự hổ trợ của các công cụ, họ sẽ hoàn thành công việc tốt hơn những người chỉ có kinh nghiệm mà chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ. Đồng thời nắm bắt những xu hướng phát triển của
thị trường, khả năng tiên đoáncủa những người này tốt hơn, nhạy hơn. Nâng cao trìnhđộ
các cán bộ lập kế hoạch cũng chính là nâng cao chất lượngcủa bản kế hoạch.
Công ty cần tạo điều kiện cho các cán bộ kế hoạch nâng cao nghiệp vụ. Có thể
thực hiện dưới nhiều hình thức như: Cử họ đi học thêm các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn hay những khóa học chuyên sâu, Cử những cán bộ có trìnhđộ chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm để vừa hướng dẫn cho những cho những cán bộ tre có kinh
nghiệm vừa trao dồi thêm kiến thức cho mình.Có chính sách đãi ngộ khi cử họ đi đào tạo tại các khóa học, công ty cũng nên cho các cán bộ có được cơ hội trải nghiệm với
thực tế nhiều hơn thông qua những cuộc giao lưu, trao đổi với các chuyên gia, để họ
có thể học hỏi, đúc rút kinh nghiệm quý báuáp dụng vào công việc của mình. 3.1.2 Giảipháp về chính sách lao động
Tạo môi trường chuyên nghiệp, có tính cạnh tranh, cùng với các chính sách đối
với người lao động tốt sẽ tạo động lực cho các cán bộ công nhân tham gia tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thu hút giữu chân được cán bộ giỏi, có
kinh nghiệm.Công ty nên xây dựng chính sách lương, thưởng hợp lý để thu hút được
người lao động tự tìm đến công ty, gắn bó với công ty. Tôi xin đề xuất một số chính
sách nhằmcải thiện chính sách lao động của công ty như sau:
Thưởng hàng kỳ, thưởng đột xuất đối với những cá nhân, tập thể có thành
tích lao động vợt trội.
Tổ chức các kỳ nghỉ cho cán bộ công nhân viên trong các dịp lế tết
Tổ chức thi đua trong lao động để tạo động lực cho người lao động năng cao
nghiệp vụ.
Nên lập ra các quỹ khen thưởng để thưởng cho các cán bộ có thành tích tốt,
cố gắng trong lao động, đóng góp cho công ty.
Chính sách thưởng phạt rõ ràng,đào thảinhững người không đủ năng lực và nhiệt huyết.
3.1.3 Giải pháp kỹ thuật
Xây dựng hệ thống thông tin.
Trong thời ký kinh tế hội nhập, nền kinh tế cạnh tranh khóc liệt, bất kỳ một
quyết định nào liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cần phải
có thông tin. Thông tin thu thập được càng nhiều, càng nâng cao chất lượng của các
quyết định và khẳ năng thành công là bấy nhiêu. Thực tế cũng cho thấy, những doanh
nghiệp tồn tại và phát triển là những doanh nghiệp chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu, thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài. Công tác lập kế hoạch của công ty cổ
phần may Vinatex Hương Trà lại ít dựa vào thông tin từ môi trường bên ngoài đây là
một sự thiếu sót khi xây dựng căn cứ lập kế hoạch. Vậy chi chí để xây dựng hệ thống
thông tin liên tục tương đối tốn kém nhưng về lâu về dài thì hiệu quả mà nó mang lại
là rất cao. Nếu một doanh nghiệp không có hệ thống thông tin liên tục, họ không thể
nắm bắt thường xuyên những biến độngcũng như cập nhật những thông tin mới nhất
diễn ra hàng ngày.
Hệ thống thông tin hiện đại đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp
doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, phục vụ tốt hơn nhu cầu thị trường, giúp doanh Trường Đại học Kinh tế Huế
nghiệp dễ dàng tìm mua nguyên vật liệu thuận lợi, giúp doanh nghiệp kết nối trực tiếp
với khách hàng, giúp doanh nghiệp có được nhữngthông tin về lao động,… Tăng sức
cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Để xây dựng được một hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả, công ty nên tâp
trung đầu tư vào:
Tiếp tục đầu tư năng cấp trang Web của công ty, trong trang Web này tập
trung giới thiệu sản phẩm, thu thập ý kiến của khách hàng, tổ chức đơn vịchuyên môn
để giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng.
Xây dựng hệ thống thu thập thông tin về đối tác, khách hàng (những sản phẩm
của họ, mặt mạnh của từng khách hàng, khả năng tài chính của họ,…), về hoạt động
của đôi thủ cạnh tranh (tình hình tài chính của họ, những điểm mạnh và mặt hạn chế,
các mặt hàng sản xuất,…).
Xây dựng mạng lưới thông tin giữa các phòng ban, nâng cao kiến thức tin học
cho các cán bộ để việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban thuận lợi, nhanh chóng.
Thông tin hoạch hóa hoạt động kế hoạch
Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, các cán bộ kế hoạch đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch của năm xây dựng kế hoạch và tiến hành xây dựng kế hoạch cho năm tới. Như
vậy có thể hình dung khối lượng công việc khổng lồ mà phòng kế hoạch phải làm trong thời gian ngắn, điều này dẫn đến các quyết định không được nghiên cứu sâu. Do đó công ty nên xây dựng cho mình một phần mềm phục vụ riêng cho hoạt động lập và
đánh giá thực hiện kế hoạch. Vào cuối mỗi kỳkế hoạch, các cán bộ kế hoạch sẽ chạy
các file dữ liệu để đưa ra bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của công ty,
những phân tích chi tiết về tình hình sản xuất. Như vậy công ty nên sử dụng các công
cụ toán học như sơ đồ, bảng biểu, các phương pháp toán họctrong công tác phân tích,
đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của công ty giúp làm giảm
khối lượng công việc cho cán bộ kế hoạch. Để họ tập trung vào công tác xác định
phương hướng sản xuất, các chỉ tiêu, các phương pháp thực hiện cho năm kế hoạch.
3.2 Giải pháp về cơ cấu tổ chức
Mỗi phòng ban phụ trách những chức năng nhiệm vụ cụ thể: phòng kỹ thuật
quản lý về quy trình công nghệ, nghiên cứu sản phẩm mới, thiết kế hay cải tiến bao bì. Phòng kế hoạch xây dựng kê hoạch sản xuất, kế hoạch cung cấp nguyên phụ
liệu,...Chuyên môn của phòng kế hoạch là công tác kế hoạch hóa. Do vậy phòng kế
hoạch không thể nắm rõ năng lực sản xuất của hệ thống mỗi chuyền sản xuất nếu không được phòng kỹ thuật và phòng cải tiến cung cấp thông tin...Vì thế, phòng kế
hoạch phải phối hợp với các phòng ban khác trong công tác lập kế hoạch.
Cần tạo một cơ chế quản lý để mọi người cùng tham gia vào công tác lập kế
hoạch. Có sự tham gia đầy đủ của các nhà kế hoạch, các phòng ban chức năng, các xí
nghiệp sản xuất nhằm tập trung trí tuệ và mọi nguồn thông tin để có thể xây dựng kế
hoạch tối ưu. Các thành viên tham gia vừa độc lập về quyền hạn và nhiệm vụ của mình song cũng phải có sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong công tác lập kế hoạch. Cụ thể:
Ban giám đốc đề ra quy trình lập kế hoạch với sự tư vấn của phòng kế hoạch.
Trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch, phối hợp với phòng kế hoạch và
các trưởng phòng khác để soạn lập kế hoạch chiến lược, đề xuất các chính sách giải
pháp thực hiện.
Các phòng chức năng có nhiệm vụ cung cấp số liệu và thông tin khi phòng kế
hoạch yêu cầu, đồng thời đề xuất các giải pháp cho từng bộ phận kế hoạch. Phối hợp
với phòng kế hoạch trong côngtác lập kế hoạch chuyên môn phòng mình. 3.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình lậpkế hoạch của công ty.
Trong công tác lập kế hoạch, quy trình lập kế hoạch chính là cốt lõi của bản kế
hoạch. Vì vậy, quy trình lập kế hoạch càng chuẩn hóa thì bản kế hoạch càng khả thi
hơn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch sản xuất tổng thể nhằm xác đinh khối lượngvà thời gian sản xuất
cho một năm kế hoạch. Nhà lập kế hoạchcố gắngtìm ra cách thức tốt nhất để đáp ứng
nhu cầu bằng cách điều phối quy mô sản xuất, mức độ sử dụng lao động, sử dụng giờ
phụ trội và các yếu tố kiểm soát khác. Như trên đã phân tích, bản kế hoạch sản xuất chưa đưa ra các phương án lựa chọn, giúp công ty linh hoạt hơn trong sản xuất, phòng ngừa được rủi ro. Những phương án lựa chọn sẽ phục vụ những mục đích khác nhau để khi cần điều chỉnh, công ty có thể có kế hoạch thay thế ngay, tránh ảnh hưởng đến
hoạt động sản xuất và tinh thần làm việc của các cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực tế qua các năm gần đây, giữa bản kế hoạch lập ra và kết quả thựchiện có nhiều
chênh lệch đáng kể, cần thiết phải hoàn thiện quy trình lập kế hoạch. Cụ thể như sau:
Sơ đồ 3.8: Quy trình lập kế hoạch sản xuất mới cho công ty CP may Vinatex Hương Trà
Quy trình lập kế hoạch mới này vẫn cơ bản dựa trên khung của quy trình lập kế
hoạch của công ty. Quy trình này sát với lý luận hơn và cần có đội ngũ cán bộ kế
hoạch chuyên sâu và nhiều kinh nghiệm.
4.Kiến nghị
Công ty nên xây dựng các chính sách thõa đáng nhằm thu hút lực lượng lao
Lập kếhoạch sản xuất tổng thểvới nhiều
phương án lựa chọn
Kiểm tra và thực hiện kếhoạch Lựa chọn phương án tối ưu
Lập kếhoạch sản xuất theo mã hàng Lập kếhoạch tiến độsản xuất Lập kếhoạchnăng lực sản xuất
động có trình độ, tay nghề cao. Kích thích lao động làm việc năng suất, chất lượng,
nhiệt tình cống hiến cho sự tồn tại và phát triển của công ty.
Tăng cường xây dựng mối quan hệ với các bạn hàng nhằm dùy trì các đơn đặt hàng thường xuyên và không bị mất khách hàng.
Nâng cao năng lực sản xuất, duy trì nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa
hình thức nhận gia công , chú trọng sản xuất những mặt hàng truyền thống của công
ty, các mặt hàng có giá trị cao.
Giảm tối đa các loại chi chí vận chuyển, chi phí văn phòng, các chi phí quản lý DN , chi phí bán hàng nhưng phải giữ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực
hiện đầu tư cho công tác lập kế hoạch để có đượcmột bản kế hoạch chất lượng đem lại
hiệu quảsản xuất cao.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh
nghiệp đòi hỏi phải có sự phấn đấu và phát triển không ngừng. Việc lập kế hoạch sản
xuất tác động đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đến doanh thu
và lợi nhuận của công ty. Nhận thức được vai trò quan trọng đó, công ty luôn chú
trọng đầu tư cho công tác này. Bên cạnh những thành tựu đãđạt được, vẫn còn tồn tại
một hạn chế nhất định. Do đó, Công ty phải có những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn
công tác lập kế hoạch sản xuất. Rất mong với những đổi mới trong công tác lập kế
hoạch sẽ góp phần giúp công ty đạt được những mục tiêu của mình.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch sản xuất của công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà đã giúp em có được những kiến thức thực tế về công tác lập kế
hoạch, có sự nhình nhận đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế, mở rộng kiến thức về lĩnh
vực may mặc. Em mong rằng những giải pháp đưa ra sẽ góp phần nào tích cực nâng
cao hiệuquả trong công tác lập kếhoạchsản xuất của công ty.
Trải qua 3 tháng thực tập tại công ty cũng như được sự giúp đỡ nhiệt tình của
thầyNguyễn Khác Hoàn cũng như các cô chú, anh chị trong các phòng ban của công ty CP May Vinatex Hương Trà. Nhưng bài báo cáo của em có thể còn nhiều sai sót,
em mong được sự góp ý của các thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin cảm ơn Thầy Nguyễn Khác Hoàn và các cô chú, anh chị trong công ty, trong quá trình thực tập đã giúpđỡ em để em hoàn thành được bài báo cáo của mình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Bùi Đức Tuấn, Giáo trình kế hoạch kinh doanh, NXB Loa động –Xã hội
2005.
2. Điều lệ công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà.
3. Báo cáo kết quả hoạt động SXKD năm 2017, kế hoạch sản xuất năm 2018. Định hướng phát triển năm 2018 của công ty
4. Báo cáo tài chính năm 2015, 2016, 2017
5. http://www.vinatexidc.com.vn
Trang Web công ty cổ phần đầu tưu phát triển Vinatex. 6. http://www.vietnamtextile.org.vn
Hiệp hội dệt may Việt Nam.
7. www.facebook.com/vinatexht
8. PTS. Phạm Văn Vận. Giáo trình chương trình và dựán phát triển kinh tế xã hội
NXN Thống kê, 1999.