3.2.1.1. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản của công ty .
-Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Sau khi hợp đồng xuất khẩu nông sản được ký kết, chuẩn bị hàng xuất khẩu là khâu đầu tiên để thực hiện hợp đồng. Như đối với tất cả các doanh nghiệp khác, công ty phải chuẩn bị hàng hóa đúng số lượng cũng như chất lượng như trong hợp đồng đã ký kết với khách hàng từ khâu gom hàng từ các chân hàng, việc này đi các cán bộ nghiệp vụ của từng phòng thực hiện.
Kiểm tra hàng xuất khẩu:
Trước khi giao hàng công ty phải kiểm tra hàng xuất về chất lượng cũng như số lượng, bao bì.. Đây cũng chính là việc kiểm tra mức độ phù hợp của hàng xuất khẩu so với yêu cầu trong hợp đồng. Việc kiểm tra hàng xuất của công ty được thực hiện như sau:
-Kiểm tra hàng tại các kho bảo quản của công ty:
Sau khi tập trung hàng tại các kho của công ty, các cán bộ nghiệp vụ sẽ tiến hành kiểm tra xem hàng đã phù hợp đầy đủ các điều khoản của hợp đồng đã ký kết hay chưa. Việc kiểm tra hàng không chỉ thực hiện tại các kho hàng mà còn được kiểm tra ngay tại các cơ sở sản xuất, trạm chế biến để kịp thời tìm ra những vấn đề phát sinh về chất lượng hàng, sau đó cùng các nhà cung ứng giải quyết.
Thuê phương tiện vận tải:
Hàng nông sản của công ty thường được vận chuyển bằng đường biển. Công ty thường xuất hàng theo các điều kiện FOB, CIF, CF với cảng xuất thường là Hải Phòng. Tuy nhiên số hợp đồng với điều kiện FOB chiếm khá nhiều. Đối với các hợp đồng ký kết theo điều kiện CF và CIF thì công ty thường trực tiếp thuê tàu vì thế có thể chủ động thời gian với tàu cũng như nhận được ưu đãi và giá cước rẻ hơn giá mà công ty đã tính cho người nhập khẩu.
-Mua bảo hiểm cho hàng hóa:
Khi thực hiện các hợp đồng theo điều kiện CIF thì công ty sẽ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa ở điều kiện tối thiểu (Điều kiện C). Do hàng nông sản là loại hàng dễ bị ảnh hưởng bởi các điều kiện vận chuyển cũng như điều kiện thời tiết nên công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện A.
-Làm thủ tục Hải quan:
Trước khi hàng hóa đi qua cửa khẩu để xuất khẩu thì phải làm thủ tục hải quan cho hàng hóa. Khi làm thủ tục hải quan để xuất hàng, cán bộ công ty phải khai chính xác, đầy đủ, rõ ràng theo các nội dung trên tờ khai và có thể kê khai bằng việc viết tay, đánh máy hoặc hình thức kê kahi điện tử.
-Giao hàng cho phương tiện vận tải:
Sau khi làm xong mọi thủ tục chuẩn bị hàng cũng như thủ tục hải quan cho hàng hóa thì sẽ đến bước giao hàng cho phương tiện vận tải mà cụ thể ở đây là với tàu, cán bộ công ty làm các thủ tục giao hàng với tàu cũng như các cơ quan chức năng. Sau đó cán bộ công ty tập hợp các chứng từ cần thiết để lập bộ chứng từ thanh toán.
-Làm thủ tục thanh toán:
Thanh toán là kết quả của hoạt động xuất nhập khẩu. Tại công ty Nam Việt thủ tục thanh toán thường được tiến hành bằng hai phương thức D/P hoặc TTR. Đối với hình thức thanh toán bằng L/C cán bộ công ty lập bộ chứng từ thanh toán rồi chuyển toàn bộ cho ngân hàng và phát lệnh đòi tiền. Đối với hình thức TTR mà người xuất khẩu có thể thu tiền hàng về nhanh nhất và công ty cũng luôn cố gắng sử dụng nhiều phương thức này.
Ngoài các bước trên thì thủ tục cuối cùng trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu là khiếu nại và giải quyết khiếu nại khi có tranh chấp hoặc bất đồng nảy sinh.