Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng Công ty sử dung Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, trong đó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng khách hàng; Sử dụng sổ cái TK 131.
Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng, kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết TK 131 và Bảng chi tiết TK 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131, sau đó tổng hợp số dư để cuốitháng ghi sổ cái TK 131.
SỔ CÁI
Tên TK: Phải thu khách hàng Tháng 07 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 1/7 BC 38 Thu tiền 112 50.000.000 2/7 PT 24 Thu tiền 111 41.568.000 3/7 0035128 Xuất bán 511 13.500.000 3/7 0035128 Xuất bán 333 1.350.000 3/7 PT25/07 Thu tiền 111 18.000.000 6/7 0035134 Xuất bán 511 62.475.236 6/7 0035134 Xuất bán 333 3.123.762 10/7 0035137 Xuất bán 511 13.090.900 10/7 0035137 Xuất bán 333 1.309.090 12/7 BC 52 Thu tiền 112 25..256.334
15/7 0035138 Xuất bán 511 30.600.000 15/7 0035138 Xuất bán 333 3.060.000 20/7 PT 42/7 Thu tiền 111 15.000.000 23/7 0035141 Xuất bán 511 10.200.000 23/7 0035141 Xuất bán 333 1.020.000 23/7 BC56 Thu tiền 112 10.000.000 31/7 0035148 Xuất bán 511 28.659.128 31/7 0035148 Xuất bán 333 1.432.956 Cộng phát sinh 169.821.072 158.824.334 Dư cuối kỳ 9.996.738 Biểu 7: Sổ cái TK 131
2.2. Kế toán thanh toán với người bán.
* Nguyên tắc hạch toán:
Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chép đầy đủ vào sổ chi tiết trên cơ sở các thông tin từ chứng từ có liên quan. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi chung trên một sổ. Các khoản công nợ của từng nhà cung cấp không được bù trừ cho nhau, chỉ được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của cùng một nhà cung cấp.
2.2.1.Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ mua ngoài...bao bồm:
- Các chứng từ về mua hàng:
+ Hợp đồng mua bán hàng hoá.
+ Hoá đơn GTGT ( hoặc hoá đơn bán hàng thông thường): Là hoá đơn do người bán lập và giao cho Công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá
+ Phiếu nhập kho: Do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.
+ Biên bản giao nhận TSCĐ...
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng:
+ Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được lập thành 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.. + Uỷ nhiệm chi, Báo nợ của Ngân hàng...
2.2.2. Tài khoản sử dụng:
Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”.
TK 331 được chi tiết như sau:
- TK 3311 – Phải trả Công ty TNHH Hoàng Quân
- TK 3312 – Phải trả Công ty CP XD Việt Đức - ...
2.2.2. Kế toán chi tiết với người bán tại Công ty Vân Hương.
2.2.2..1. : Sổ sử dụng:
- Sổ chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán.
- Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 331, trong đó: Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng tháng phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết.
2.2.2.2. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như: Hoá đơn GTGT do bên bán cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá...kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331. Đối với nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng, còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ được mở chung trên một tang sổ. Căn cứ vào sổ chi tiết, cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán.
Trong tháng 07 năm 2007, phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới thanh toán với người bán như sau:
(1) Ngày 2/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 38 148 000đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 165 34.680.000
Nợ TK 133 3.468.000 Có TK 331 38.148.000
(2) Ngày 6/07/2007 Công ty mua hàng của Công TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 10 799 992đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 165 9.818.175
Nợ TK 133 981.817 Có TK 331 10.799.992
(3) Ngày 12/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 25 296 829đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 165 24.092.218
Nợ TK 133 2.409.222 Có TK 331 26.501.440
(4) Ngày 25/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 15. 708. 000đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 165 14.280.000
Nợ TK 133 1.428.000 Có TK 331 15.708.000
Một số biểu mẫu được sử dụng cho các ví dụ ở trên như sau:
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG CU/2007B
Liên 2: Giao khách hàng 0036535
Ngày 2 tháng 07 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Quân
Địa chỉ: 140 Lê Lợi – P. Lê Lợi – TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang Số tài khoản:
Điện thoại:
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 2300223829
ST
T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Gạch xây Viên 85.000 408 34 680 000
Cộng tiền hàng: 34 680 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3 468 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 38 148 000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Biểu8: Hoá đơn GTGT
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – TT Ngày 2 tháng 07 năm 2007 (Ban hành theo QĐ số:
1141TC/QĐ/CĐKT Số: 102 Ngày 1/11/1995 của BTC)
Nợ: 156 Có: 331
Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Hoàng Quân
Địa chỉ: 140 Lê Lợi, P.Lê Lợi – TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang.
Xuất hàng theo Hoá đơn GTGT số 0036535 ngày 2 tháng 7 năm 2007 của Công ty TNHH Hoàng Quân
Nhập kho: Kho Công ty
STT Tên hàng hoá Đơn vị tính S.lg theo chứng từ
S.lg thực
nhập ĐG Thành tiền
1 Gạch xây Viên 85.000 85.000 448,
8 38.148.000
Thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn.
Ngày 02 tháng 07 năm 2007
Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 9: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty Vân hương Địa chỉ: Tiên Du – Bắc Ninh Mã số thuế: 2300223829 Tel: (0241) 837 331 Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU CHI Ngày 16 tháng 07 năm 2007 Số: 35/07 Nợ: 331 Có: 111
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thuỳ Dương Địa chỉ: Công ty TNHH Hoàng Quân
Lý do chi: Thanh toán tiền hàng
Số tiền: 80 000 000đ (Viết bằng chữ: Tám mươi triệu đồng chẵn)
Kèm theo 01 Chứng từ kế toán
Ngày 02 .tháng 07 năm 2007
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ
Biểu 10: Phiếu chi tiền
UỶ NHIỆM CHI
Ngày 28 tháng 07 năm 2007
ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN SỐ TIỀN:
Số TK: 102010000230902 Bằng số: Tên tài khoản: Công ty Vân Hương
Địa chỉ : Hiên Vân – Tiên Du – Bắc Ninh Bằng chữ: Ngân hàng: NH Công thương – CN Bắc Ninh
VÀ GHI CÓ TÀI KHOẢN
Số TK: 106040000601702
Tên tài khoản: Công ty TNHH Hoàng Quân Nội dung: Địa chỉ: 14 Lê Lợi – TP Bắc Giang – Bắc Giang
Ngân hàng: NH Công thương – CN Bắc Giang
KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU
50,000,000 đ
Năm mươi triệu đồng chẵn./
Thanh toán tiền hàng
Biểu 11: Uỷ nhiệm chi
Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho Công ty TNHH Hoàng Quân. Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả người bán lập Bảng chi tiết phải trả người bán cho tất cả các đối tượng vào cuối tháng như sau:
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tháng 07 năm 2007
TK 3311 - Phải trả khách hàng - Công ty TNHH Hoàng Quân
NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư NT đã TT NT KH Nợ Có Nợ Có Dư ĐK 65.725.338 2/7 2/7 PN86 Mua hàng 1561 34.680.000 2/7 2/7 PN86 Mua hàng 133 3.468.000 6/7 6/7 PN87 Mua hàng 1561 9.818.175 6/7 6/7 PN87 Mua hàng 133 981.817 12/7 12/7 PN90 Mua hàng 1561 24.092.218 12/7 12/7 PN90 Mua hàng 133 2.409.222 16/ 7 16/ 7 PC 35 T. toán tiền hàng 111 80.000.000 25/7 25/7 PN 98 Mua hàng 1561 14.280.000 25/7 25/7 PN 98 Mua hàng 133 1.428.000 28/7 28/7 UNC T. toán tiền hàng 112 50.000.000
Cộng PS 130.000.000 91.157.432
Dư 31/7/07 26.882.770
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Biểu 12: Sổ chi tiết phải trả cho người bán
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tháng 07 năm 2007
Tên đối tượng
Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... Công ty TNHH Hoàng Quân 65.725.338 130.000.000 91.157.432 26.882.770 Công ty CP XD Việt Đức 48.365.466 112.253.321 89.233.451 25.345.596 Công ty Vĩnh Thịnh 15.632.589 110.000.000 112.456.21 3 18.088.802 Công ty CP 35.278.563 80.258.334 68.125.449 23.145.678
TMDV Quang Minh Tổng cộng 165.001.956 432.511.655 360.972.545 93.462.846 Ngày 31 tháng 07 năm 2007
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
Biểu 13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán
2.2.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương
Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
+ Sổ Cái TK331: Được mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng sổ chi tiết và chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập báo cáo kế toán .
Sử dụng các ví dụ đã nêu ở trên, trong những trường hợp này kế toán đã ghi sổ tổng hợp như sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 07 năm
Số: 25
STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có 1 Kết chuyển giá vốn 632 331 98.468.800 2 Kết chuyển giá vốn 632 331 23.257.000 3 Mua hàng 156 331 125.568.337 4 Mua hàng 133 331 6.278.417 5 Mua hàng 156 331 103.436.658 6 Mua hàng 133 331 6.931.928 7 Mua hàng 156 331 24.280.000 8 Mua hàng 133 331 1.214.000 Cộng 389.435.140
Người lập Kế toán trưởng
Biểu 14: Chứng từ ghi sổ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 07 năm
Số: 26
STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
1 Thanh toán tiền hàng 331 111 90.000.000
2 Thanh toán tiền hàng 331 112 10.000.000
2 Thanh toán tiền hàng 331 111 15.000.000
4 Thanh toán tiền hàng 331 112 25.000.000
5 Thanh toán tiền hàng 331 112 100.000.000
Cộng 240.000.000
Người lập Kế toán trưởng
Biểu15: Chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 07 năm 2007 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 25 31/07/2007 389.435.140 26 31/07/2007 240.000.000 Cộng 629.435.140
Người lập Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký)
SỔ CÁI
TK 331 - Phải trả người bán
Tháng 07 năm 2007
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
NT KH Nợ Có Dư đầu kỳ 125.563.542 1/7 P16 T. toán tiền hàng 111 90.000.000 2/7 PN86 Mua hàng 156 125.568.337 2/7 PN86 Mua hàng 133 6.278.417 2/7 P17 T. toán tiền hàng 112 10.000.000 5/7 Giá vốn 98.468.800 6/7 P22 T. toán tiền hàng 111 15.000.000 6/7 PN90 Mua hàng 156 103.436.658 Mua hàng 133 6.931.928 12/7 PN98 Mua hàng 156 24.280.000 12/7 PN98 Mua hàng 133 1.214.000 25/7 P29 T.toán tiền hàng 112 25.000.000 30/ 7 P32 T.toán tiền hàng 112 100.000.000
Cộng phát sinh 240.000.000 389.435.140
Dư cuối kỳ 274.998.682
Ngày 31 tháng 07 năm 2007
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 17: Sổ cái TK 331
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG
3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương người bán tại Công ty Vân Hương
Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khoa học và hợp lý, đảm bảo được vai trò quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty.
3.1.1. Những ưu điểm mà phòng kế toán đã đạt được trong thời gian qua.
- Phương pháp hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, cán bộ kế toán được đào tạo nghiệp vụ qua trường lớp đa số đã làm việc lâu năm nên có trình độ sâu, cao, nắm bắt được quy trình hạch toán. Vì vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật chính xác, phản ánh đầy đủ tình hình biến động tài chính của Công ty.
- Về nhân sự: Đại đa số cán bộ công nhân viên của Công ty đều đã qua các trường lớp đào tạo, cán bộ quản lý đã học qua các trường quản lý, công nhân lao động đều đã qua các khoá đào tạo về tay nghề được cấp chứng chỉ. Vì vậy, cả đội ngũ cán bộ và công nhân của Công ty luôn hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ, đảm bảo cho bộ máy Công ty luôn hoạt động tốt, hiệu quả.
- Về hệ thống chứng từ: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đã đặt ra, bộ phận kế toán trong Công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán được chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành. Quá
trình lập và luân chuyển chứng từ cũng tương đối hợp lý tuân theo đúng thủ tục đảm bảo sự phù hợp về mặt pháp lý cho các nghiệp vụ phát sinh.
- Về tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả được cho tiết một cách khoa học và dễ hiểu, phù hợp với các đối tượng thanh toán của Công ty.
- Về việc tuân thủ các nguyên tắc và quy trình hạch toán: Việc hạch toán được thực hiện hàng ngày, các thông tin hạch toán được cập nhật chính xác từ các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh. Phương pháp hạch toán được vận dụng linh hoạt.
- Về sổ sách sử dụng: Sổ sách kế toán được phản ánh, ghi chép đầy đủ, khoa học. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán kiểm tra kỹ