- Báo cáo động: tạo báo cáo theo ý của riêng bạn.
3.2.2.Tìm nguồn cung cấp
Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, công việc tiếp theo là tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu, hàng hóa để tiến hành sản xuất.Trong giai đoạn này, nhà quản lí dựa vào thông tin về nguyên liệu cần có và liên hệ với các nhà cung cấp. Các loại hàng hóa, nguyên liệu có thể được cung cấp từ nhiều nguồn, cho nên người quản lí cần nắm rõ về thông tin, số lượng những nơi cung ứng, đồng thời cũng cần cập nhật nhanh chóng, chính xác tình hình của
các nhà cung ứng để có thể đưa ra những quyết định đúng để giảm bớt chi phí đầu vào cũng như vận chuyển, nâng cao chất lượng sản phẩm.
HT-Soft cung cấp công cụ lập và quản lí các đơn đặt hàng (SO- Sale Order) và đơn mua hàng (PO- Purchase Order) để quản lí các đơn đặt hàng và mua hàng cần gửi đến nhà cung cấp. Đồng thời cung cấp danh sách các nhà cung cấp để dễ dàng theo dõi quản lí cũng như cập nhật thông tin.
3.2.2.1. Quản lí khách hàng và nhà cung cấp
HTSoft cho phép tạo khách hàng và nhà cung cấp vào cùng một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp bởi thuộc tính “Thuộc kiểu” để hiểu rằng đối tượng này có “mua đi bán lại” với công ty. Từ đó, thay vì tạo ra 2 bản báo cáo riêng biệt (1báo cáo mua hàng với 1 báo cáo bán hàng và 1 báo cáo phải thu với 1 báo cáo phải trả), ta chỉ cần 1 báo cáo duy nhất cho 1 đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Việc gộp mã như vậy sẽ làm giảm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp trong việc quản lí công nợ cũng như các nghiệp vụ khác.
Hình 3.19 Thông tin danh mục khách hàng và nhà cung cấp.
Thao tác thêm khách hàng và nhà cung cấp:
Hì nh 3.21 Thông tin chung của Khách háng và nhà cung cấp.
Hình 3.22 Thông tin việc mua bán hàng.
Sau khi nhập thông tin xong, nhấp nút Ghi để lưu dữ liệu.
Hình 3.23 Kết quả.
3.2.2.2. Quản lý Đơn đặt hàng (SO-Sale Order) và Đơn mua hàng (PO- Purchase Order)
Module Quản lý Đơn đặt hàng (SO-Sale Order) và Đơn mua hàng (PO-Purchase Order) cho phép nhà quản lý quản lý được các đơn hàng mà khách hàng đặt/ đặt trước, và các đơn mua hàng cần gửi tới nhà cung cấp, trong đó có chế độ quản lý đơn hàng nội bộ để 2 chi nhánh trong cùng một công ty chia sẻ (shared) một đơn hàng(thông báo cho nhau biết yêu cầu đặt hàng và trạng thái của đơn hàng). Sau khi lập đơn hàng, hệ thống cho phép chuyển đơn hàng thành Phiếu nhập, Phiếu xuất, hoặc sao chép (copy) từ SO sang PO, hoặc ngượi lại, hoặc từ SO sang SO, hoặc từ PO sang PO.
Quản lí đơn mua hàng (Purchase Order). Tạo đơn mua hàng (PO) mới:
Hình 3.26 Danh mục Đơn mua hàng.
Hình 3.27. Thông tin về tình trạng các đơn đặt hàng
Thêm một PO mới:
Có 2 cách thực hiện:
Cách 1: nhấn vào nút thêm trên thanh menu chính.
Hình 3.28
Cách 2: nhấn chuột phải vào Grid phía dưới hoặc nhấn vào nút ô vuông nhỏ trên cột Số phiếu rồi chọn Thêm.
Hình 3.29
Một form cho phép ta điền các thông tin về PO sẽ xuất hiện:
Điền các thông tin cần thiết rồi nhấp nút Ghi để lưu lại.
Hình 3.31 Diễn giải các nội dung cần chú ý được khoanh tròn ở trên.
Diễn giải:
Mục 1: kiểu đơn. Có 2 kiểu Đơn mua hàng(PO) và Đơn đặt hàng(SO).
Mục 2: chọn nơi bạn muốn gửi thông tin đơn hàng. Khi bạn lập đơn mua hàng nội bộ, để gửi thông tin đơn hàng bạn đến chi nhánh xuất, bạn hãy chọn tại mục 2. Nếu không phải là PO nội bộ, bạn hãy bỏ trống ô chọn 2.
Mục 3: Ngày nhận hàng (expected date), nghĩa là bạn muốn nhận được hàng vào ngày đó, nếu không xác định được ngày nhận hàng thì hủy dấu tích tại ô này.
Mục 4 Trạng thái PO: PO có 3 trạng thái: Pending : Nếu PO mới lập và hàng chưa về kho.
Cancelled: Nếu sau khi lập PO nhưng vì lý do nào đó bạn muốn hủy PO này thì bạn chọn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Invoiced : Nếu sau khi PO đã hoàn tất, hàng đã về kho.
Ngoài ra trạng thái đơn hàng còn có một trạng thái đặc biệt là hàng đã chuyển (shipped) hay chưa chuyển Nếu dấu check được tích vào nghĩa là hàng đã được nhà cung cấp chuyển nhưng đang đi trên đường và chưa về đến kho. Đây là dấu hiệu để nhà quản lý biết chi tiết về tình trạng thực sự của đơn hàng, cũng là để xác nhận (confirm) về tình trạng đơn hàng giữa nhân viên theo dõi đơn hàng và nhà quản lý.
Cập nhật trạng thái PO:
Cập nhật trạng thái đã shipped(đã chuyển hàng) hay chưa shipped của PO:
Hình 3.33 Cập nhật trạng thái Đơn mua hàng từ trạng thái Đang thực hiện(Pending) sang trạng thái Đã chuyển (Shipped).
Xem các PO theo trạng thái:
Hình 3.34 Xem các PO theo trạng thái.
Hình 3.35 Thao tác Nhắc nhở Đơn mua hàng.
Chuyển PO thành Phiếu nhập kho:
Hình 3.36
Cách 2:
Hình 3.37
Hình ảnh phiếu nhập kho xuất hiện, bạn chỉ cần nhấn Ghi nếu không muốn thay đổi thông tin gì trên đó:
Hình 3.38
Sao chép(copy) từ SO sang SO, SO-PO, PO-SO,PO-PO.
Cách 1: Kích vào nút Copy.
Cách 2:
Hình 3.40
3.2.2.3. Quản lí đơn đặt hàng (SO-Sale Order)
Quá trình thao tác Lập và theo dõi một SO hoàn toàn tương tự như khi thao tác với PO.
3.2.3. Sản xuất
Trong quy trình sản xuất ta cần xác định rõ các thao tác nghiệp vụ trong 3 khâu sau:
3.2.3.1. Thiết kế sản phẩm
Yêu cầu: Thiết kế các sản phẩm sao cho có cơ cấu đơn giản, có thể mua các bộ phận có kết cấu giống nhau từ một nhóm nhà chuyên trách nào đó.
Từ module Báo cáo thẻ kho chi tiết đưa ra tất cả các thông tin về 1 mã hàng, trong một kho hoặc nhiều kho đã có các giao dịch nào trong một khoảng thời gian (từ ngày-đến ngày), kết hợp với Báo cáo tăng trưởng doanh thu và số lượng bán theo thời gian, theo nhóm hàng, theo kho, theo chi nhánh. Từ đó xác định được lượng cầu của khách hàng ứng với mỗi mặt hàng sản phẩm, mẫu mã ưa dùng và quan trọng hơn là nguyên vật liệu làm ra sản phẩm trong từng mốc thời gian xác định, xác định khu vực đang có nhu cầu lớn để chọn cách phân phối, chuyển kho hợp lí. Đối chiếu với mẫu mã sẵn có trên thị
trường, của đối thủ cạnh tranh và tìm nhà cung cấp lâu dài, chọn phương pháp thiết kế sản phẩm sau cùng sao cho thoả mãn yêu cầu và giảm mức rủi ro khi sản xuất đại trà.
3.2.3.2. Lập lịch trình sản xuất
Yêu cầu: Phân bổ các nguồn lực sẵn có một cách hiệu quả, mang đến nhiều lợi nhuận nhất.
Kết hợp giữa Báo cáo bán hàng, Báo cáo doanh thu theo nhóm và đối chiếu với những mặt hàng trong Báo cáo hết hàng và Báo cáo tồn kho, tìm những mặt hàng và chia làm hai nhóm:
Nhóm 1: Các mã hàng đã bán hết (không tính các mã hàng có trạng thái không theo dõi, tức là không bán nữa). Ngày hết hàng sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng lên kế hoạch nhập hàng cho các mã hàng đã bán hết, nếu hàng trong kho đã hết thì phải lập lịch sản xuất mặt hàng đó, đồng thời đặt câu hỏi tại sao hàng bán hết lâu rồi mà không nhập… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3.44 Danh mục các mặt hàng đã hết.
Nhóm 2: Các mã hàng tồn kho và tồn kho đến ngày (- /-/ -), báo cáo số lượng tồn, giá trị tồn, chi tiết từng mã hàng, nhóm hàng và tổng cộng.Thị trường có còn nhu cầu với mặt hàng này nữa hay không? Từ đó có kế hoạch ngừng sản xuất, đồng thời đưa ra các chương trình kích cầu như: khuyến mãi, giảm giá, tặng kèm quà…nhằm giảm thiểu số lượng tồn.
Hình 3.45 Danh mục các mặt hàng tồn kho.
3.2.3.3. Quản lí cơ sở vật chất Yêu cầu:
+ Xác định vai trò của mỗi nhà máy sản xuất.
+Phân bổ nguồn lực thế nào cho mỗi nhà máy sản xuất.
+ Phân bổ nhà cung cấp và thị trường cho từng nhà máy sản xuất.
Danh mục Chi nhánh/Công ty.
Tạo và quản lý tất thông tin về chi nhánh, có thể tạo nhiều chi nhánh của công ty. Danh mục này không được hỗ trợ trong hệ thống HT-Soft.
3.2.4. Phân phối
Ở qui trình cuối trong chuỗi 4 hoạt động SCM là phân phối, gồm có các khâu sau:
3.2.4.1. Quản trị đơn đặt hàng
Quản trị đơn đặt hàng là quá trình chuyển tải thông tin đơn hàng từ khách hàng đến chuỗi cung ứng, từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối để phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất.
Xuất phát từ yêu cầu trênModule Quản lý Đơn đặt hàng (SO-Sale Order) và Đơn mua hàng (PO-Purchase Order), cho phép nhà quản lý quản lý được các đơn hàng mà khách hàng đặt/ đặt trước, và các đơn mua hàng cần gửi tới nhà cung cấp, trong đó có chế độ quản lý đơn hàng nội bộ để các chi nhánh trong cùng một công ty chia sẻ (shared) một đơn hàng (thông báo cho nhau biết yêu cầu đặt hàng và trạng thái của đơn hàng). Sau khi lập đơn hàng, hệ thống cho phép chuyển đơn hàng thành Phiếu nhập, Phiếu xuất, hoặc sao chép (copy) từ SO sang PO, hoặc ngượi lại, hoặc từ SO sang SO, hoặc từ PO sang PO.
Tiếp theo qui trình này HT-Soft cung cấp các module Tổng hợp bán hàng và Lịch sử mua bán, cung cấp các thông tin nhanh tình trạng các phiếu bán hàng đã thanh toán, chưa thanh toán, những mặt hàng mà khách hàng đã đặt, khu vực khách hàng từ đó xác định lượng hàng sản xuất, nhà kho-phân phối hợp lí, và thời gian giao hàng, cũng như hình thức thu tiền…
Hình 3.46 Đơn mua hàng (PO).
3.2.4.2. Lập lịch trình giao hàng + Giao hàng trực tiếp.
+ Giao hàng theo lộ trình định sẵn.
Hệ thống HT-Soft không hỗ trợ danh mục này. 3.2.4.3. Hàng hoá thu hồi-trả hàng
Khi nhận hàng trả lại của khách hàng, hay thu hồi thì đồng thời cho phép Đối trừ (Cấn trừ) phiếu xuất đối với hàng hoá bị trả về.
Phân tích các trường hợp xử lý cấn trừ, hoặc viết phiếu Thu/ Chi, Hàng bán trả lại: Tình huống phát sinh:
+ Khi khách hàng trả lại hàng mà chưa trả tiền.
+ Khi khách hàng trả lại hàng mà đã trả một phần tiền. + Khi khách hàng trả lại hàng nhưng đã trả toàn bộ số tiền.
Giải pháp xử lý(áp dụng cho trường hợp khi khách trả lại hàng trên một hoặc nhiều phiếu xuất):
Trường hợp 1: Khi khách hàng trả lại hàng mà chưa trả tiền: Ta lập một phiếu Hàng bán trả lại, trên vùng Đối trừ phiếu xuất của phiếu đó chọn đúng số phiếu xuất đã xuất bán cho khách hàng. Như vậy, hệ thống sẽ không phát sinh 2 phiếu thu và phiếu thu và chi ảo bởi thực tế chưa phát sinh giao dịch nào bằng tiền thật.
Trường hợp 2: Khi khách hàng trả lại hàng mà đã trả một phần tiền: Thực hiện giống như trường hợp 1, nhưng sau đó viết một phiếu chi trong [Quỹ\Phiếu chi] để trả lại số tiền mà khách đã trả khi mua hàng.
Trường hợp 3: Khi khách hàng trả lại hàng nhưng đã trả toàn bộ số tiền: Lập một phiếu Hàng bán trả lại để thu lại hàng, nhưng không chọn cấn trừ (vì đã thu tiền của khách), và sau đó viết một phiếu chi trong [Quỹ\Phiếu chi] để trả lại số tiền mà khách đã trả khi mua hàng (hoặc số tiền nhỏ hơn do định giá lại gía trị hàng hóa khi nhận lại hàng).
Chú ý:Nếu giao dịch với khách mua buôn, cần thể hiện bảng đối chiếu công nợ chi tiết thì phiếu chi và phiếu thu trong trường hợp 2 và 3 ở trên phải thay bằng phiếu Trả tiền nhà cung cấp và Thu tiền khách hàng.
Hình 3.47 Phiếu khách trả lại hàng.
3.3. Đánh giá khả năng hỗ trợ của HT-soft cho SCM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhận xét về sự tương tác giữa các quy trình SCM với quy trình HT-soft:
Hoạch định: đây là bước nhằm lên kế hoạch cho hoạt động sản xuất. các bản báo cáo do HT-soft cung cấp không chỉ giúp nhà quản lý đánh giá tình hình kinh doanh mà còn giúp đưa ra nhận định về nhu cầu khách hàng và những loại mặt hàng có khả năng mang lại lợi nhuận cao để từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh tiếp theo. Ngoài ra, một số báo cáo như Sổ kho, Báo cáo hàng tồn, Danh mục nhà kho cũng giúp đưa ra nhận định về khả năng lưu kho hàng hóa. Đây cũng là yếu tố quan trọng trong công việc quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Nhìn chung HT-soft đưa ra những công cụ hỗ trợ khá tốt trong quá trình hoạch định sản xuất của doanh nghiệp.
Tìm nguồn hàng: là bước chuẩn bị cho giai đoạn sản xuất nên việc kiểm soát nguồn nguyên vật liệu sao cho đáp ứng kế hoạch đã đặt ra là điều cũng rất quan trọng. các công cụ HT-soft cung cấp có tính tương tác cao trong việc cập nhật thông tin mua hàng hóa-
nguyên vật liệu phục vụ sản xuất (dựa vào thông tin trong Đơn mua hàng, Đơn đặt hàng), đồng thời giúp kiểm soát tốt tình hình cung ứng nguyên liệu cũng như phân phối sản phẩm (thông tin khách hàng và nhà cung cấp). Tuy nhiên, HT-soft chưa có sự phân biệt giữa các Đơn mua hàng/ đặt hàng với hàng hoá là nguyên vật liệu và các Đơn mua hàng/ đặt hàng với hàng hoá là sản phẩm sau cùng cho nên việc quản lý còn nhiều bất tiện.
Sản xuất: Chưa được chú trọng, các doanh của nước ta kinh doanh buôn bán, dịch vụ nhỏ lẻ…hoặc là một mắt xích trong chuỗi các mắc xích của các công ty sản xuất lớn hơn như các công ty đa quốc gia, cho nên hoạt động sản xuất thường chưa được quan tâm hoặc bị bỏ qua. HT-Soft là phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam nên quy trình này cũng bị bỏ qua. Điều này gây khó khăn trong việc triển khai hệ thống SCM tại Việt Nam do không có sự tương tác chặt chẽ giữa quy trình nghiệp vụ SCM với quy trình TH-soft.
Phân phối: HT-soft không có hỗ trợ nên sự tương tác còn gặp khó khăn, chủ yếu dựa vào thông tin Đơn mua hàng, Đơn đặt hàng. Bên cạnh đó, HT-soft cũng không có hỗ trợ quản lý các kênh vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm nên việc quản lý kênh phân phối chưa đạt hiệu quả cao.
Nhìn chung, các quy trình HT-soft đã có sự tương tác với các quy trình SCM ở khía cạnh đưa ra hoạch định và quản lý nguyên liệu, hang hoà, điều này cũng phù hợp với hoạt dộng kinh doanh ở Việt Nam.
Đánh giá việc triển khai hệ thống SCM bằng phần mềm HT-soft
Ưu điểm:
• Với mục tiêu đáp ứng kịp thời các thông tin về kinh doanh hàng hóa, kiểm soát tồn kho và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp, HT- soft căn bản đáp ứng được và giải quyết được những yêu cầu trong quản trị chuỗi cung ứng-vốn coi trọng vấn đề thông tin, nguyên liệu, hàng hóa và chi phí lưu kho…
• HT-soft là một trong những phần mềm tiếng Việt đầu tiên với khá đầy đủ các module cần thiết khi triển khai SCM như hoạch dịnh chiến lược sản xuất, tình hình thu mua nguyên liệu, vấn đề lưu kho, phân phối hàng hóa,...
• HT-soft được xây dựng dựa trên mô hình kinh doanh chuẩn và có sự điều chỉnh cho phù hợp với người Việt, giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam có thể dễ dàng tiếp cận và hưởng những lợi ích do hệ thống SCM mang lại. Từ đó dễ dàng trong việc triển khai hệ thống SCM với các phần mềm lớn như giải pháp SCM của SAP, Oracle…
Khuyết điểm:
• Các module của HT-soft hầu như hỗ trợ cho việc bán hàng là chủ yếu chư chưa có sự chú trọng vào công tác sản xuất và phân phối, chưa có sự hỗ trợ giải quyết một số quy trình nghiệp vụ như: Quản lí cơ sở vật chất (tạo và quản lý tất cả thông tin về chi nhánh, có thể tạo nhiều chi nhánh của công ty). Lập lịch