nhân nói chung, thái độ phục vụ là thế mạnh so với Phòng công chứng và UBND.
3. Vấn đề cải cách hành chính trong lĩnh vực công chứng tại Văn phòng công chứng Trương Văn Cương chứng Trương Văn Cương
Nghề công chứng là một nghề có những đặc thù và yêu cầu riêng biệt: Chủ yếu công chứng các giao dịch, hợp đồng trong lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại...; là nghề có nhiều kỹ năng thực hành (xác minh nhân thân người yêu cầu công chứng, xác minh đối tượng hợp đồng là có thật, xác minh pháp lý đối tượng hợp đồng là thật, nhận dạng chữ ký, chữ viết, con dấu trong văn bản, cách lấy dấu vân tay của người yêu cầu công chứng, ...). Các hợp đồng, giao dịch trong lĩnh vực công chứng yêu cầu không quá phức tạp, thường có mẫu do Bộ Tư pháp ban hành, tuy nhiên, đòi hỏi áp dụng phải lành nghề, thông thạo nhất định, càng có nhiều kinh nghiệm thì độ lành nghề càng cao, số lượng các hợp đồng được công chứng càng nhiều, bảo đảm chất lượng.
3.1. Đối với công chứng viên:
- Thời gian: Trong thực tế, công chứng viên chỉ có 30 - 60 phút cho việc công chứng một hợp đồng, giao dịch, nếu là hợp đồng do công chứng viên soạn thảo và chuẩn bị trước thì thời gian để các bên ký kết và công chứng viên công chứng việc ký kết là 30 phút, nếu là hợp đồng do công chứng viên soạn thảo và không có sự chuẩn bị trước thì thời gian khoảng 60 phút. Pháp luật không quy định về thời gian tối thiểu cho việc giải quyết một hợp đồng, giao dịch cụ thể, nhưng do áp lực về cạnh tranh, về thời gian của người yêu cầu công chứng (thời gian công chứng được quy định là giờ hành chính nên người yêu cầu công chứng phải bố trí, sắp xếp công việc để có mặt thực hiện giao kết, việc bố trí thời gian không phải dễ, đặc biệt là những hợp đồng, giao dịch có sự tham gia của nhiều người. Ngoài ra, người Việt Nam hay chọn giờ đẹp khi giao kết hợp đồng, giao dịch) nên thời gian cho việc công chứng một hợp đồng, giao dịch rất ngắn. Trong khoảng thời gian như vậy, công chứng viên phải thực hiện một loạt các hành vi sau: xác minh nhân thân của người yêu cầu công chứng, xác minh tính hợp pháp, phù hợp về đạo đức của nội dung hợp đồng, giao dịch, xác minh tính có thật của giấy tờ, tài sản, tài sản không bị tranh chấp, chưa thực hiện các giao dịch khác làm hạn chế quyền của người chủ sở hữu, sử dụng, giải thích ý nghĩa của hợp đồng, giao dịch, hướng dẫn các bên ký kết hợp đồng, giao dịch..., do đó, đòi hỏi công chứng viên phải có kinh nghiệm thực tiễn, áp dụng trình tự, thủ tục nhuần nhuyễn, thuần thục với độ chính xác cao.
- Giấy tờ giả: Nghề công chứng viên là nghề có trách nhiệm cao, nhiều rủi ro như nạn giấy tờ giả, người giả, thiếu thông tin…dẫn đến nhiều trường hợp các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên bị tòa án buộc bồi thường thiệt hại và bị Sở Tư pháp xử lý như phạt tiền, tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động và hành nghề. Trong 30 - 60 phút cho việc công chứng một hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chỉ có 5 phút để kiểm tra giấy tờ pháp lý của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Bằng mắt
26
thường, công chứng viên khó phát hiện được giấy tờ, văn bản giả mạo với lượng thời gian ngắn. Trong khi đó, nếu người tham gia giao dịch thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan Công an, Công an sẽ có nhiều thời gian hơn để kiểm tra hồ sơ và có nghiệp vụ hình sự để nhận biết hồ sơ, giấy tờ giả.
- Số lượng người tham gia hợp đồng: Số lượng người tham gia một hợp đồng, giao dịch cũng là một yếu tố gây áp lực, tác động đến hành vi công chứng của công chứng viên, càng đông người tham gia hợp đồng, giao dịch, áp lực càng lớn. Một hợp đồng, giao dịch thường có sự tham gia giao kết của tối thiểu là 4 người, có những trường hợp có đến hơn chục người tham gia hợp đồng, giao dịch như các hợp đồng, giao dịch liên quan đến hộ gia đình, liên quan đến di sản thừa kế. Với số lượng người như vậy cùng tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch, đặc biệt là với những tổ chức hành nghề công chứng bố trí diện tích phòng làm việc nhỏ, hẹp sẽ gây áp lực rất lớn đối với công chứng viên trong việc công chứng, bảo đảm tính chính xác của hợp đồng, giao dịch.
- Số lượng công việc: Trong cùng một thời điểm, một công chứng viên phải đồng thời tiếp nhận hồ sơ, tư vấn, hướng dẫn và công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác nhau (hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, mua bán, thế chấp, bảo lãnh, ủy quyền, khai nhận di sản thừa kế, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, di chúc) với nhiều người yêu cầu công chứng khác nhau, với những trình tự, thủ tục chặt chẽ do luật định trong một khoảng thời gian ngắn, thậm chí có thể tiếp nhận và xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng ngay lập tức nếu các điều kiện để giao kết giao dịch, hợp đồng đã đầy đủ, mà vẫn phải bảo đảm yếu tố chính xác, an toàn, áp lực công việc rất lớn, sai sót rất dễ xảy ra nếu thiếu kỹ năng hành nghề. Chính vì vậy, khi được bổ nhiệm công chứng viên, các công chứng viên đã phải hội tụ đầy đủ cả hai yếu tố, một là các kiến thức pháp luật về công chứng, hai là các kỹ năng cần thiết để tiến hành hoạt động công chứng. Nếu thiếu một trong hai yếu tố trên, các công chứng viên gặp nhiều lúng túng trong việc công chứng các hợp đồng, giao dịch.
3.2. Sự cạnh tranh không lành mạnh của các văn phòng khác:
Biểu hiện cạnh tranh không lành mạnh là điều dễ nhận thấy ở các Văn phòng công chứng.
- Thu phí dịch vụ: vì cạnh tranh nên có văn phòng công chứng thu thấp hơn so với thông tư 257, thu theo thỏa thuận và chia % phí công chứng cho môi giới, dẫn đến sự không thống nhất giữa các văn phòng công chứng. Thực tế, khách hàng sẽ không tìm hiểu về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực mà sẽ cho rằng văn phòng công chứng nào phí rẻ hơn thì họ sẽ có lợi. Từ đó những văn phòng thu phí đúng theo quy định của Pháp luật sẽ gặp bất lợi.
- Lượt bỏ thủ tục cần thiết: để thu hút khách hàng đến với mình, nhiều khi các Văn phòng công chứng đơn giản hóa các loại giấy tờ, cố tình lược bỏ những thủ tục cần thiết, tùy tiện trái pháp luật dẫn tới tình trạng công chứng
27
ẩu, công chứng sai. Ví dụ như công chứng viên đồng ý ký công chứng trong khi khách không mang pháp lý gốc. Khách hàng sẽ hiểu lầm những văn phòng làm đúng quy định của Pháp luật (như văn phòng công chứng Trương Văn Cương) là hạch sách, làm khó khách hàng công chứng.
Đây là một trong những trở ngại đối với văn phòng công chứng Trương Văn Cương.
3.3. Hạn chế về quyền doanh nghiệp
Công ty tư nhân và công ty hợp danh là 2 mô hình doanh nghiệp có sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp, tuy nhiên các Văn phòng công chứng không được hưởng các quyền của doanh nghiệp như mở văn phòng đại diện, chi nhánh theo quy định tại Điều 37 Luật doanh nghiệp, không được quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, ... mâu thuẫn với chủ trương khuyến khích xã hội hóa. Đây là những quyền chính đáng của doanh nghiệp nhằm mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng. Nhà nước chủ trương thu hút tư nhân tham gia lĩnh vực công chứng nhưng lại có nhiều quy định cản trở, gây khó khăn cho hoạt động của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3:
ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG.