a. Nghiệp vụ kế toán tổng hợp * Chức năng:
Tổ chức công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạI Chi nhánh theo đúng luật kế toán , các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính , Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng NgoạI thương Việt Nam.
* Nhiệm vụ:
- Theo dõi , quản lý và hạch toán các khoản chi tiêu nộI bộ , thuế ,tài sản cố định và công cụ lao động theo đúng quy chế tài chính của Ngân hàng NgoạI thương Việt Nam. - Thành viên Ban quản lý kho quỹ và thực hiện kiểm quỹ theo duy định.
- PhốI hợp vớI các phòng nghiệp vụ thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp quỹ , hoàn quỹ , quản lý tiền mặt.
- Chấm đốI chiếu , quản lý các sổ phụ nộI, ngoạI bảng liên quan đến tiền gửI , tiền vay của doanh nghiệp và cá nhân: các tài khoản tiền gửI , tiền vay của Chi nhánh tạI HộI sở chính VCB : các tài khoản thu nhập và chi phí của Chi nhánh.
- Tập hợp đánh số , đóng và gửI lưu trữ chứng từ kế toán theo chế độ quy định.
- Thực hiện công tác báo cáo , thống kê định kỳ theo quy định của NHNT,NHNN và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc xử lý các nghiệp vụ liên quan đế công tác hạch toán kế toán.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc trong từng thờI kỳ. b. Nghiệp vụ Thanh toán Xuất nhập khẩu và bảo lãnh:
* Chức năng:
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Thanh toán Xuất nhập khẩu hàng hoá ,dịch vụ và bảo lãnh của khách hàng là tổ chức.
* Nhiệm vụ:
- Hàng nhập :nhân hồ sơ mở L/C đã được duyệt từ cán bộ QHKH ,thực hiện mở L/C kiểm tra bộ chứng từ và thanh toán vớI nước ngoài , thông báo bộ chứng từ nhờ thu nhận được từ ngân hàng nước ngoài và thanh toán vớI nước ngoài khi khách hàng chấp nhận.Trực tiếp nhận hồ sơ và mở L/C ký quỹ 100%.
- Hàng xuất : thông báo L/C hàng xuất nhận từ nước ngoài , kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất do khách hàng xuất trình , thực hiện gửI chứng từ thuộc L/C hoặc chứng từ nhờ thu hàng xuất đi đòi tiền,hạch toán tiền báo có cho khách hàng.
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài của khách hàng là tổ chức.
- Trực tiếp nhận hồ sơ và thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh trng nước và nước ngoài , L/C trả chậm đốI vớI trường hợp ký quỹ 100%.Phát hành thư bảo lãnh đốI vớI các hồ sơ bảo lãnh có mức ký quỹ dướI 100% đã được duyệt do bộ phận QHKH chuyển đến.
- Nhận điện từ Trung tâm Thanh toán NHNT TW , chuyển điện cho các phòng ban liên quan.In bảng kê điện đã nhận.
- Quản lý và kiểm tra mẫu dấu chữ ký của các Ngân hàng nước ngoài.
- Thực hiện công tác báo cáo , thống kê định kỳ theo quy định của NHNT , NHNN và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc . Cung cấp các thông tin theo yêu cầu của phòng QHKH , phòng QLRR và Ban Giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao. c. Nghiệp vụ quản lý nợ:
* Chức năng:
Bộ phận quản lý nợ có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giảI ngân , thu hồI nợ . Đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng vớI số liệu trên hồ sơ. Đảm bảo lưu giữ hồ sơ vay đầy đủ và an toàn . Đảm bảo các khoản cấp tín dịng đều tuân thủ các bước trong quy trình tín dụng.
* Nhiệm vụ:
- Thực hiện rà soát và kiểm tra tính tuân thủ của bộ hồ sơ vay theo đúng trình tự quy định tạI Quy trình tín dụng của NHNT.
- ĐốI chiếu so sánh tính khớp đúng về nộI dung giữa thông tin tác nghiệp vớI các hồ sơ , tài liệu đính kèm.
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của từng loạI văn bản hồ sơ được lưu giữ theo đuy định. 2. Nhập dữ liệu vào hệ thống:
- Căn cứ các chỉ thị yêu cầu của phòng QHKH đã được phòng QLRR thong qua . bộ phận quản lý nợ tiến hành khai báo các dữ liệu vào hệ thống bao gồm các dữ liệu về giớI hạn tín dụng , các thong tin chủ yếu nêu tạI Hợp đồng tín dụng và các Hợp đồng bảo đảm tín dụng ( nếu có).
- Tiến hành cập nhật các nộI dung sửa đổI (đã được phê duyệt đầy đủ theo quy định) đốI vớI các khoản tín dụng đang được quản lý trên hệ thống.
3. Nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng:
- Nhận các hồ sơ tài sản thế chấp , cầm cố (nếu có) từ phòng QHKH để tiến hành các thủ tục lưu kho theo đúng quy định của NHNT.
- Nhận và lưu giữ các hồ sơ tín dụng gốc từ phòng QHKH và phòng QLRR bao gồm Báo cáo đề xuất tín dụng có phê duyệt của cấp có thẩm quyền , Báo cáo rà soát rủI ro (nếu có) , Biên bản họp HĐTD (nếu có) và các loạI giấy tờ khác theo ý kiến đề xuất của phòng QLRR.
- Nhận và lưu giữ các hồ sơ chứng từ lien quan đến từng lần rút vốn. - Nhânj và lưu giữ các Biên bản/Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay.
- Nhận và lưu giữ các công văn giấy tờ giao dịch giữa ngân hang và khách hang trong suốt quá trình quản lý nợ vay theo yêu cầu của phòng QHKH hoặc phòng QLRR. 4. Thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc rút vốn:
- kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ rút vốn vớI hạn mức tín dụng còn lạI và các điều kiện tín dụng đã được phê duyệt.
- Chỉ thị bộ phận Kế toán hoặc phòng Ngân quỹ giảI ngân theo yêu cầu. 5. Lập các báo cáo dữ liệu của khoản vay:
- In các báo cáo định kỳ về khoản vay : hạn mức , dư nợ , ngày đáo hạn , thờI điểm kiểm tra sử dụng vốn vay định kỳ.
- Là đầu mốI trong việc lập báo cáo phân loạI nợ và trích lập dự phòng rủI ro và các Báo cáo tín dụng định kỳ theo yêu cầu của NHNN và NHNT.
- Cung cấp các thong tin theo yêu cầu của phòng QHKH , phòng QLRR và Ban Giám đốc.
6. Tham gia vào quá trình thu nợ , thu lãi:
- Địn kỳ in và kiểm tra phiếu tính lãi để tiến hành thu lãi của các khoản vay.
- GửI thong báo tớI phòng QHKH về các khoản nợ đến hạn và theo dõi quá trình trả nợ của khách hang.
- Lấy các phiếu hạch toán thu nợ gốc , lãi và phí ( nếu có ) để lưu vào bộ hồ sơ tín dụng. 7. Tham gia góp ý sửa đổI chương trình quản lý nợ vay cho phù hợp vớI yêu cầu thực tế. 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
d. Bộ phận Tin học: * Chức năng:
Thực hiện công tác triển khai ứng dụng về công nghệ thong tin phục vụ tốt cho hoạt động nghiệp vụ của Chi nhánh.
* Nhiệm vụ:
- Quản lý và bảo quản , bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi nhánh .Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng Giám đốc Ngân hang NgoạI thương Việt Nam ban hành.
- Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chương trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của Ngân hang NgoạI thương Việt Nam để triển khai tạI Chi nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm như các tài sản khác của cơ quan.
- Xây dựng kế hoạch vật tư , trang thiết bị mớI và bảo hành thiết bị tin học nhằm phục vụ cho hoạt động hang ngày và phát triển kỹ thuật tin học tạI Chi nhánh.
- Là đầu mốI quan hệ vớI Phòng tin học Ngân hang NgoạI thương Việt Nam , các Ngân hang trong lĩnh vực cong nghệ Tin học.
- Thực hiện công tác công nghệ tin học , quản lý các chuẩn về mẫu tin , mã hoá đốI vớI các Ngân hang trên địa bàn về công tác thanh toán và thong tin báo cáo.
- Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng : Cài đặt các chương trình phần mềm hệ thống mạng , thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của Ngân hang NgoạI thương Việt Nam và Ban Giám đốc.
- Truyền và tiếp nhận thong tin trong nộI bộ cơ quan theo chế độ quy định của Ngân hang NgoạI thương Việt Nam và Chi nhánh.
- Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Chi nhánh phân công.