PHẦN 6: MODULE D : TỔ CHỨC – NHÂN LỰC
6.2 Giám sát – Kiểm soát
Gán các mốc kiểm tra (Milestone) vào biểu đồ phân tải dự án được kết quả trình bày ở hình 6.6.
37
SG Run – Save the Green of Sài Gịn
download by : skknchat@gmail.com
Hình 6.6 Biểu đồ phân bố tải được gán milestones (mốc kiểm tra)
Nhóm đã gắn các Milestones (mốc kiểm tra) nhằm kiểm sốt tiến độ và chi phí dự án. Những Milestones được đặt ở những điểm quan trọng của dự án, sau những công việc thiết yếu.
Milestone 1: Kiểm tra số lượng nhân sự và chất lượng đào tạo chuyên
môn cho từng nhân sự sau khi hoạt động Training chun mơn được hồn thành, tức là thời điểm 14 của dự án.
Gói cơng việc Tuyển 30 cộng tác viên (1) bắt đầu từ ngày đầu tiên tới ngày 11, gói Phân bổ nhân sự (2) bắt đầu từ ngày 11 tới ngày 12, gói Training chun mơn (3) từ ngày 12 và kết thúc vào ngày 14. Milestone 1 sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhân sự và chất lượng đào tạo cho nhân sự ngay sau khi gói Training chun mơn hồn thành. Hình 6.6.1 Milestone 1 R es …. Ngày 38
SG Run – Save the Green of Sài Gòn
Milestone 2: Kiểm tra ngân sách sau khi phân bổ quỹ tiền cho các nhóm sau
khi hoạt động Phân bổ kinh phí được hồn thành, tức là thời điểm 46 của dự án.
Để kiểm tra số tổng số ngân sách của dự án có đúng với dự trù kinh phí các nhóm đã lập ra từ ban đầu hay khơng, sau khi gói Liên hệ Nhà tài trợ, Bảo trợ Truyền thơng, Bảo trợ Nội dung (6) và gói Phân bổ ngân sách cho các nhóm (8) được hồn thành sẽ thực hiện kiểm tra ngân sách thực tế của dự án.
Hình 6.6.2 Milestone 2
R
es
…. Ngày
Milestone 3: Kiểm tra tiến độ chuẩn bị cho Lễ phát động sau khi hoạt động
Đăng bài truyền thơng, chạy Ads hồn thiện , tức là thời điểm 65 của dự án.
Để kiểm tra chất lượng của các hoạt động chuẩn bị cho Lễ phát động cũng như mức độ hưởng ứng bằng số lượng tiếp cận fanpage qua các bài đăng truyền thơng, sau khi gói Chuẩn bị hậu cần, trang trí Lễ Phát động (12) và gói Đăng bài truyền thơng, chạy ads
(13) hồn thành thì sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng tiến độ.
Hình 6.6.3 Milestone 3
R
es
…. Ngày
39
SG Run – Save the Green of Sài Gòn
Milestone 4: Kiểm tra chất lượng bài thi và mức độ tham gia thi của thí
sinh sau khi hoạt động Nhận bài thi online bằng bản mềm hoàn thiện , tức là thời điểm 77 của dự án.
Để kiểm tra và thống kê được số lượng thí sinh dự thi thông qua việc nộp bài dự thi bằng bản mềm cho ban tổ chức, qua đó nhận định được mức độ lan tỏa và hấp dẫn của cuộc thi, sau khi gói Lễ Phát động, Diễn giả chia sẻ kỹ năng chụp ảnh (14) và Nhận bài thi online bằng bản mềm (15) thực hiện xong sẽ tiến hành đánh giá số lượng và chất lượng bài thi.
R
es Hình 6.6.4 Milestone 4
…. Ngày
Milestone 5: Kiểm tra tiến độ và công tác chuẩn bị cho đêm Gala Chung kết
sau khi hoạt động Hậu cần, trang trí đêm Gala hồn thiện, tức là thời điểm 87 của dự án.
Đêm Gala Chung kết là sự kiện cuối cùng đánh dấu chặng đường tổ chức dự án, vì vậy cần kiểm tra nghiêm ngặt các công tác chuẩn bị và triển khai nội dung tới Top20 thí sinh sau khi gói cơng việc Cơng bố Top20 thí sinh (18) và gói Hậu cần, trang trí đêm Gala Chung kết (19) hồn thiện.
40
SG Run – Save the Green of Sài Gịn
Hình 6.6.5 Milestone 5
R
es
…. Ngày
Milestone 6: Tổng kết và đánh giá tồn bộ chương trình sau khi kết thúc
dự án, tức là thời điểm 91 của dự án.
Sau khi thực hiện hết các công đoạn của dự án, Ban lãnh đạo và nhân sự cần tổng kết và đánh giá được mức độ hiệu quả của dự án, từ đó rút ra kinh nghiệm cho chính dự án và người thực hiện dự án.
Hình 6.6.6 Milestone 6
R
es
Ngày
Bảng 6.7 Thời gian, yêu cầu lao động và chi phí cho gói cơng việc
No WBS
41
1 A.01 2 A.02 3 A.03 4 B.01 5 B.02 Milestone 1 6 C.01 7 C.02 8 C.03 Milestone 2 9 C.04 10 C.05 11 C.06 12 C.07 13 E.01 Milestone 3 14 E.02 42
15 E.03
Milestone 4
Công bố kết quả đêm
21 G.01Gala Chung kết lên Fanpage
22 G.02Tri ân khách mời
Milestone 6 77 0 78 0 83 0 78 2,8 87 12 600 000 87 22 650 000 88 0 88 0 89 0 90 0 91 35 250 000
Dựa theo dữ liệu từ bảng 6.7, Nhóm xây dựng đường kế hoạch ngân sách BCWS dự án trình bày ở Hình 6.7
43
Hình 6.7 Đường kế hoạch ngân sách BCWS dự án (Triệu VND)
Ban lãnh đạo và các nhóm tổ chức và triển khai dự án sẽ dựa theo đường kế hoạch ngân sách BCWS để đưa ra đánh giá mức độ đạt yêu cầu về thời gian cũng như tiến độ của dự án.
44
SG Run – Save the Green of Sài Gòn