Kế ho ch kiểm soát cần xem xét đến các khía c nh như sau:
1. Thời gian ( tiến độ)
2. Chi phí( ngân sách)
3. Thành quả ( chất lượng)
4. Vấn đề phát sinh( Rủi ro)
Với mỗi vấn đề cần x c định các thông tin then chốt cần kiểm soát, thiết lập các tiêu chuẩn cho mỗi nhân tố, thủ tục thu thập thông tin, nhân sự/ bộ phận chịu trách nhiệm
7.1. Kiểm soát thời gian (tiến độ)
- Chỉ số đo lường :
Khối lượng công việc đã ho n th nh, chất lượng các h ng mục công việc
Thời gian và nguồn lực đã sử dụng
- Tiêu chuẩn so sánh: Bảng tiến độ công việc dự kiến
- Thuthập thông tin/ tần suất:
Báo cáo tiến độ từ các thành viên phụ trách các h ng mục công việc hàng tuần/ tháng
Tổ chức họp định kỳ hàng tuần/ hàng tháng
Giám sát thực tế tình hình thực hiện đột xuất ho c định kỳ
- Công việc cụ thể : Cụ thể là hàng tuần/ tháng tiến hành họp định kỳ với các bộ phận phòng ban phụ trách các h ng mục công việc theo tiến độ công việc, xử lý các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ bao gồm các nguyên nhân chủ quan v kh ch quan, đ nh gi c c nguyên nhân tiềm tang ảnh hưởng đến tiến độ, thực hiện c c điều chỉnh (nếu có).
7.2. Kiểm soát chi phí (Ngân sách)
- Chỉ số đo lường Chi phí theo tiến độ/ t ch lũy Khối lượng công việc đã thực hiện
- Công cụ kiểm soát:
Chi phí theo ngân sách của công việc theo lịch trình (BCWS) Chi phí dự toán của công việc được thực hiện (BCWP) Chi phí thực của công việc đã l m (ACWP)
- Thu thập thông tin/ tần suất:
Thông tin từ c c chương tr nh quản lý ngân sách
32
Tổ chức họ p báo cáo ngân sách hàng tuần/ hàng tháng
Kết hợp so sánh với khối lượng công việc đã thực hiện (kiểm soát tiến độ)
- Công việc cụ thể : Cụ thể là hàng tuần/ tháng tiến hành họp định kỳ với các bộ phận/ phòng ban phụ trách các h ng mục công việc, phòng tài chính – kế toán/ bộ phận phụ trách tài chính dự án, tiến hành so sánh tiến độ - khối lượng công việc thực hiện – chi phí, xử lý các vấn đề phát sinh chi phí ngoài kế ho ch, dự đo n tương lai c c rủi ro làm gia tăng chi ph , đ nh gi t nh chất/ mứcđộ, điều chỉnh ngân sách cho dự án (nếucó).
7.3. Kiểm soát chất lƣợng.
- Chỉ số đo lường:Các thông số kỹ thuật, chất lượng, tính kinh tế, hiệu quả, độ an toàn của dự án
- Tiêu chuẩn so sánh:Các yêu cầu, tiêu chí do Ngân hàng đ t ra khi lập kế ho ch/ theo yêu cầu của cơ quan nh nước,…
- Phương ph p thu thập: Tùy từng chỉ tiêu, yếu tố có cách thu thập khác nhau: các chỉ số an toàn, hệ số kỹ thuật của công tr nh do đơn vị thi công, tư vấn giám sát cung cấp
- Cách thức kiểm soát:
Đối với cáctiêuchí do Ngân hàng ACB đ trathì do cácphòng ban chuyênmônho cthuêbênthứ 3 đểkiểmsoát, chẳngh nnhưc chệsốkỹthuật, an toàncủacôngtrìnhcầncócác công tytưvấn, giámsáttheodõi, kiểmsoát; Đối với các yêu cầu do pháp luật quy định th có c c cơ quan quản lý nh nước kiểm tra, gi m s t nhưng trên cơ sở kiểm so t bước đầu và thường xuyên của CĐT.
7.4. Kiểm soát các vấn đề phát sinh/rủi ro:
- Thực hiện các biện pháp dự kiến, xây dựng kế ho ch quản lý rủi ro (cả rủi ro tích cực, tiêu cực), thực hiện các biện pháp phòng ngừa, xử lý các vấn đề phát sinh.
- Kiểm soát rủi ro trong tất cả c c bước và lồng ghép vào các nội dung kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng của dự án: nhận diện rủi ro, các vấn đềp hát sinh có thể có trong từng nội dung, h ng mục công việc, định lượng các rủi ro g p phải, thực hiện các biện pháp phòng ngừa( thậm ch điều chỉnh dự án)