Cụng ty TNHH Cỏt Lõm là một doanh nghiệp tư nhõn, tuy mới tham gia hoạt động trờn thị trường mỏy phỏt điện chưa lõu, nhưng cũng đó tham gia và thành cụng rất nhiều cuộc đấu thầu, đó cung cấp một số lượng lớn mỏy phỏt điện, với đủ loại khỏc nhau, đa dạng cả về cụng suất lẫn nguồn gốc xuất xứ. Sở dĩ cú được kết quả như vậy là bởi cụng ty luụn coi trọng cụng tỏc đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng.
1. Cụng tỏc mua hồ sơ dự thầu:
Trước khi cú hoạt động đấu thầu, cỏn bộ kinh doanh của cụng ty thường rất trỳ trọng đến việc thu thập thụng tin cú liờn quan đến cỏc dự ỏn, trực tiếp tiếp xỳc với khỏch hàng, tỡm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị cú kế hoạch mua mỏy phỏt điện. Để từ đú thường xuyờn liờn hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đú bản năng lực cụng ty. Hoạt động này rất quan trọng, cú ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của cụng ty sau này.
Khi cú thụng bỏo mời thầu cụng ty sẽ cử cỏn bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu khụng cú điều kiện đến tận nơi cụng ty cú thể mua thụng qua đường bưu điện. Giỏ của một bộ hồ sơ thường từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng. Tất cả những chi phớ cú liờn quan đến cụng tỏc mua hồ sơ thầu thường được tớnh vào phớ cụng tỏc của cỏn bộ và
sẽ được cụng ty thanh toỏn sau khi làm giấy thanh toỏn.
2. Cụng tỏc lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng. đồng.
Song song với việc mua hồ sơ dự thầu, cụng ty đồng thời tiến hành nghiờn cứu thu thập những thụng tin liờn quan đến dự ỏn như:
- Chủ đầu tư, chủ quản đầu tư, ban quản lý dự ỏn nhằm xỏc định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chớnh.
- Nguồn vốn và quy mụ dự ỏn. Điều này là rất cần thiết đối với cụng ty khi tham gia thầu dự ỏn. Nú cú liờn quan đến mức giỏ, đến loại thiết bị mà cụng ty sẽ dự thầu.
- Cỏc đối thủ sẽ tham gia vào dự ỏn để từ đú cú những đỏnh giỏ về điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thỏc thế mạnh của cụng ty hơn so với cỏc đối thủ khỏc cựng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của cụng ty.
2.1 Lập hồ sơ dự thầu.
Sau khi mua được hồ sơ dự thầu, cụng ty sẽ xem xột cỏc điều kiện của gúi thầu được núi rừ trong nội dung của hồ sơ thầu. Cú thể gồm: Khả năng cụng ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chớnh, catalogue, cỏc chứng chỉ liờn quan, bảo đảm về phỏp lý, điều kiện thanh toỏn, bảo hành, biện phỏp thi cụng, tiến độ thi cụng, cú thể kốm theo danh sỏch một số khỏch hàng… Núi chung là phải bảo đảm đầy đủ. Thụng thường để hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiờn và quan trọng là cỏn bộ cụng ty sẽ nghiờn cứu kĩ hồ sơ mời thầu để cú những quyết định đỳng đắn khi lập hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bờn mời thầu và là căn cứ để bờn mời thầu xem xột đỏnh giỏ lựa chọn nhà thầu. Do vậy đũi hỏi ở cụng ty phải đầu tư kiến thức, năng lực, cụng sức và thời gian rất nhiều, núi chung là cả chi phớ về vật chất và chi phớ về tinh thần. Ngoài những chi phớ cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, cụng ty cú thể gặp phải những rủi ro khụng thể trỏnh khỏi trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ban lónh đạo cụng ty thường phõn tớch rất kĩ những rủi ro cú thể gặp phải đồng thời tỡm ra giải phỏp để
khắc phục nú.
2.2 Nộp hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ được cỏn bộ cụng ty gửi đến hội đồng xột thầu đỳng thời gian quy định. Hồ sơ cú thể được gửi trực tiếp hoặc giỏn tiếp qua đường bưu điện, miễn là bảo đảm về mặt thời gian. Thụng thường cỏc dự ỏn quy định mở xột thầu cỏch ngày đúng thầu là một đến hai ngày, đặc biệt là cỏc dự ỏn ở cỏc
tỉnh ngoài Hà Nội nờn cỏn bộ của cụng ty thường trực tiếp đưa hồ sơ dự thầu đến tận nơi, sau đú nghỉ trọ lại để chờ ngày mở thầu.
2.3 Thời gian đỏnh giỏ
Thời gian và thời điểm mở thầu được ghi rừ trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu sẽ được mở cụng khai trước sự chứng kiến của cỏc bờn tham gia dự thầu, cỏn bộ của cụng ty cũng luụn cú mặt trong buổi mở thầu để chứng kiến, ghi lại toàn bộ những chi tiết cú liờn quan đến cụng tỏc mở thầu, cỏc thụng tin về hồ sơ của cỏc bờn tham gia dự thầu như mức giỏ dự thầu của đối thủ, loại mỏy mà đối thủ dự thầu, chế độ bảo hành, cỏc dịch vụ kốm theo… từ đú tập hợp thành những tài liệu hỗ trợ cho cụng ty trong việc đỏnh giỏ về đối thủ, để cú những chớnh sỏch đối phú thớch hợp hơn sau này.
2.4 Ký kết hợp đồng
Khi cú thụng bỏo trỳng thầu của chủ đầu tư, đại diện của cụng ty Cỏt Lõm sẽ cựng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng sẽ phản ỏnh đỳng và đầy đủ những cam kết giữa hai bờn trong quỏ trỡnh đấu thầu.
Nội dung bao gồm:
+ Cỏc tài liệu kốm theo (là một phần) của hợp đồng kinh tế. + Đối tượng của hợp đồng
+ Yờu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, của thiết bị + Biờn bản nghiệm thu
+ Phương thức và điều kiện thanh toỏn + Bảo hành thiết bị
Ngoài ra, nội dung của hợp đồng cũn cú cỏc điều khoản trỏch nhiệm và cam kết của bờn ký nhận hợp đồng, biện phỏp bảo đảm ký
nhận hợp đồng, phạm vi hợp đồng, xử lý hợp đồng, những bổ sung,
điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, cam kết của chủ đầu tư. Mọi
thay đổi hay bổ sung đều theo sự đồng ý của cả hai bờn, bờn nào vi phạm sẽ bị xử lý theo phỏp luật và theo những điều khoản trong hợp đồng, đồng thời chịu trỏch nhiệm hoàn toàn trước những thiệt hại đó gõy ra cho bờn kia.