I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CễNG TY VÀ MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT ẢNH HƯỞNG ĐẾN CễNG TÁC
4. Đặc điểm về bộ mỏy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh trong cụng ty:
4.5 Đặc điểm tổ chức kinh doanh:
Hiện tại, phũng kinh doanh của cụng ty cú quy mụ cũn rất nhỏ, số cỏn bộ nhõn viờn của phũng cũn ớt (5 người) trong đú một người là trưởng phũng và bốn người cũn lại là cỏn bộ.
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức phũng kinh doanh
Trưởng phũng là người cú chức vụ cao nhất trong phũng nờn cũng là người đại diện duy nhất trong phũng trước toàn thể cụng ty. Nhiệm vụ của trưởng phũng là xõy dựng kế hoạch kinh doanh chung dựa trờn cơ sở tỡnh hỡnh kinh doanh của cỏc năm và thụng tin bỏo cỏo từ cỏc cỏn bộ kinh doanh cấp dưới. Từ đú đưa ra chỉ tiờu doanh số cần phải đạt được hàng thỏng, hàng quý hay hàng năm, đồng thời phõn phối chỉ tiờu đú cho từng cỏn bộ kinh doanh. Cuối mỗi giai đoạn kinh doanh, trưởng phũng phải tiến hành cụng tỏc đỏnh giỏ kết quả của từng thành viờn trong phũng và của chung cả phũng, từ đú cú cỏc chế độ thưởng, phạt cụ thể đối với từng thành viờn, đồng thời cú cỏc đỏnh giỏ chung nếu đó tốt thỡ cần phải phỏt huy cũn nếu chưa tốt thỡ cần phải rỳt ra kinh nghiệm và đề ra cỏc biện phỏp khắc phục. Cỏc cỏn bộ kinh doanh là những người cấp dưới trực tiếp thực hiện cỏc kế hoạch chỉ tiờu mà trưởng phũng đưa ra, chuẩn bị bỏo giỏ và cỏch thức trao đổi về giỏ trước khi đi chào hàng, chuẩn bị kỹ thuật và phương phỏp làm thầu, thường xuyờn phải đi cụng tỏc, tiến hành gặp gỡ tiếp xỳc với khỏch hàng và bỏn hàng. Qua đú phải thường kỡ bỏo cỏo kết quả và tỡnh hỡnh thị trường, tiến độ thực hiện kế hoạch đề ra, đưa ra những nhận xột chung về tỡnh hỡnh thực hiện, những khú khăn cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh thực hiện, đề xuất những kiến nghị
Trưởng phũng
Cỏn bộ kinh doanh
Cỏn bộ kinh doanh
yờu cầu giỳp đỡ… cựng trưởng phũng đề xuất cỏc giải phỏp cỏc chiến lược kinh doanh mới, nghiờn cứu đối thủ cạnh tranh nhằm phục vụ khỏch hàng tốt nhất, mang lại uy tớn và lợi nhuận cho cụng ty, đưa cụng ty ngày càng phỏt triển. Tuy nhiờn, khụng chỉ riờng gỡ phũng kinh doanh mà ngay cả ban giỏm đốc của cụng ty cũng là những cỏn bộ rất tớch cực tham gia vào cụng việc kinh doanh, vừa trực tiếp kinh doanh vừa tạo điều kiện cho cỏc cỏn bộ kinh doanh.
Như ta thấy, phũng kinh doanh cú thể được coi là bộ mặt của cụng ty, bởi lẽ phũng này là cầu nối để đưa sản phẩm của cụng ty đến được với khỏch hàng, trong đú mỗi cỏn bộ kinh doanh phải thương xuyờn nắm bắt thụng tin về khỏch hàng, liờn hệ tiếp xỳc trức tiếp với khỏch hàng, chào hàng giới thiệu với khỏch hàng về sản phẩm của mỡnh, tư vấn thuyết phục khỏch hàng mua sản phẩm của mỡnh. Khi khỏch hàng cú quyết định mua sản phẩm của mỡnh thỡ đàm phỏn với khỏch hàng về cỏc điều khoản cần phải cú trong hợp đồng kinh tế để hai bờn đi đến thống nhất chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra cũn phải thường xuyờn liờn hệ, phối hợp với cỏc phũng khỏc như đó núi ở trờn.
Trong tương lai, do nhu cầu ngày càng tăng của thị trường và nhu cầu mở rộng quy mụ của cụng ty, phũng kinh doanh núi riờng,
toàn cụng ty núi chung đang cú nhu cầu tuyển thờm cỏn bộ.
* Quan hệ giữa phũng kinh doanh và cỏc phũng khỏc trong cụng ty được thể hiện thụng qua chức năng và nhiệm vụ của từng phũng ban:
+ Phũng dự ỏn: Chức năng chớnh của phũng này là xõy dựng lờn cỏc dự ỏn cụ thể trờn cơ sở thụng tin tổng hợp hàng năm về kế hoạch mua hàng của cỏc khỏch hàng, hợp tỏc chặt chẽ với phũng kinh doanh để lập nờn cỏc chương trỡnh hành động nhằm tăng tớnh hiệu quả trong thiết lập mối quan hệ với khỏch hàng, đặc biệt là những khỏch hàng truyền thống, hỗ trợ hoạt động bỏn hàng bằng việc duy trỡ thường xuyờn liờn lạc với khỏch hàng.
+ Phũng xuất nhập khẩu: Chức năng chớnh của phũng này là tạo mối quan hệ mật thiết và thường xuyờn trao đổi hợp tỏc với đối tỏc là doanh nghiệp nước ngoài, cú thề cả doanh nghiờp trong nước, nhằm thực hiện cỏc nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, mua bỏn vận chuyển hàng hoỏ. Nghiệp vụ này chỉ được tiến hành khi phũng kinh doanh và phũng dự ỏn hoàn thành xong cụng việc chớnh là giao dịch với khỏch hàng và bỏn được hàng. Điều này hơi trỏi với quy luật thụng thường là phải nhập hàng trước rồi mới bỏn hàng, sở dĩ như vậy là do cụng ty chưa cú khả năng nhập khẩu hàng hoỏ về trước, một mặt là do cụng ty chưa đủ năng lực về tài chớnh, mặt khỏc cụng ty chưa cú kho bảo quản hàng dự trữ.
+ Phũng kĩ thuật: Nhiệm vụ chớnh của phũng này là thực hiện cỏc thao tỏc về kĩ thuật như tư vấn thiết kế cho chủ đầu tư về vị trớ đặt mỏy, lựa chọn nguyờn vật liệu, hướng dẫn về sử dụng, ngoài ra cũn thực hiện cỏc dịch vụ sau bỏn hàng như bảo trỡ, sửa chữa… Bởi vỡ tất cả cỏc cụng việc này chỉ cú những người cú chuyờn mụn mới thực hiện được. Cụng việc của phũng này chỉ được tiến hành khi phũng kinh doanh đó kớ hợp đồng kinh tế và giao mỏy đến cho chủ đầu tư, đụi khi trong quỏ trỡnh chào hàng, đàm phỏn, thương lượng với khỏch hàng nếu như cú nhu cầu, cỏn bộ kinh doanh vẫn cú thể yờu cầu cỏn bộ kĩ thuật cựng tham gia.
+ Phũng tài chớnh kế toỏn: Chức năng chớnh của phũng kế toỏn là
thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn như phối hợp cựng phũng kinh doanh để tiến hành thu tiền từ cỏc hợp đồng đó kớ với khỏch hàng sau khi phũng kĩ thuật đó tiến hành xong thao tỏc kĩ thuật bàn giao cho khỏch hàng. Ngoài ra cũn thực hiện chiết khấu cho khỏch hàng, liờn hệ với ngõn hàng thực hiện cỏc giao dịch với đối tỏc, cỏc bảo lónh khi tham gia nộp hồ sơ dự thầu, kế toỏn về cỏc khoản chi tiờu của doanh nghiệp, cỏc bảng cõn đối kế toỏn, bảng bỏo cỏo tài chớnh, lưu chiểu tiền tệ, núi chung là cỏc hoạt động cú liờn quan đến tiền.