6. Bố cục luận văn
2.2.1. Mô tả hệ thống
Tại trường thường quan tâm đến những thông tin cơ bản của học sinh như: họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, tôn giáo, đang sinh sống tại xã, huyện nào. Nhưng để cho đơn giản ta thường gán cho mỗi học sinh một mã số gọi là mã số học sinh. Mã số này là duy nhất với từng học sinh và không thay đổi trong suốt quá trình học tập tại trường.
Vào đầu năm học, sau khi thi tuyển vào lớp 10 nhà trường sẽ xếp những học sinh trúng tuyển vào các lớp đầu cấp (khối 10), đối với những lớp học cũ (khối 10, khối 11) thì nói chung sang năm học mới học sinh tăng lên một lớp (chẳng hạng năm học 2016 - 2017 là lớp 10A1 thì qua năm học 2017 - 2018 trở thành 11B1), trong trường hợp học sinh bị lưu ban hay chuyển lớp thì phải sắp xếp lại. Nhờ sự sắp xếp này mà có thể biết được một lớp học có bao nhiêu học sinh.
Vào đầu học kỳ mỗi năm học nhà trường phân công giảng dạy từng môn cho giáo viên dạy bộ môn và phân công giáo viên làm công tác chủ nhiệm cho từng lớp.
Giáo viên dạy bộ môn cho từng lớp thì phải chịu trách nhiệm về điểm số môn học ở lớp đó. Ở mỗi học kỳ, một học sinh thường có 3 loại điểm trên một môn: điểm tính hệ số 1 (điểm kiểm tra thường xuyên thường như: điểm kiểm tra miệng hay điểm kiểm tra 15 phút), điểm tính hệ số 2 (gồm điểm kiểm tra viết và kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên), điểm kiểm tra học kỳ tính hệ số 3. Trên cơ sở có các con điểm đó, để xác định được điểm trung bình cuối học kỳ của học sinh từng môn học.
Trong một học kỳ, nhà trường qui định cho giáo viên giảng dạy bộ môn nộp điểm về cho nhà trường thành nhiều lần (hình thức nộp điểm cho nhà trường có thể bằng sổ điểm cá nhân hay gởi file dữ liệu điểm).
Cuối học kỳ, giáo viên giảng dạy bộ môn phải hoàn thành đầy đủ các con điểm ở các lớp mình giảng dạy gởi về cho nhà trường. Giáo viên chủ nhiệm gởi xếp loại hạnh kiểm cho nhà trường.
Vào đầu năm học Hiệu trưởng nhà trường phân công cho một hoặc một nhóm giáo viên làm nhiệm vụ quản lí điểm học sinh trong nhà trường (gọi chung bộ phận quản lí điểm). Trong năm học bộ phận quản lí điểm thực hiện các công việc sau:
Vào đầu năm học bộ phận quản lí điểm phải cập nhật danh sách học sinh, danh sách giáo viên, phân công giảng dảy dạy của giáo viên vào hệ thống.
Trong học kỳ giáo viên phải nhiều lần nhập điểm vào hệ thống. Vào cuối mỗi học kỳ giáo viên bộ môn giảng dạy lớp nào phải có trách nhiệm hoàn thành tất cả các cột điểm của lớp đó, riêng đối với những giáo viên là giáo viên chủ nhiệm phải nhập thêm xếp loại hạnh kiểm cho học sinh ở học kỳ đó. Bộ phận quản lí điểm kiểm tra điểm thành phần của toàn bộ học sinh được cập nhật đầy đủ hay chưa, nếu thiếu yêu cầu giáo viên giảng dạy bổ sung. Tiến hành tính điểm trung bình môn và xếp loại học lực học sinh.
Tiến hành thực hiện các báo cáo, thống kê cuối mỗi kỳ. Để trong quá trình báo cáo thống kê được chính xác trong thời gian diễn ra năm học danh sách học sinh phải luôn được cập nhật (Chẳng hạn có học sinh nghỉ học hay chuyển trường thì phải xóa tên học sinh đó khỏi hệ thống)
Hình 2.1. Mô tả hệ thống
Quản lí hệ thống
QUẢN LÍ ĐIỂM HỌC SINH
Nhập thông
tin Xử lý Báo cáo
Thông tin nhà trường Khai báo dữ liệu Cấu hình hệ thống Hồ sơ học sinh Sổ điểm Hồ sơ giáo viên Sắp xếp Tổng kết điểm Cập nhật danh sách - điểm Hồ sơ học sinh Kết quả học tập Điểm môn học Hạnh kiểm Học tập - hạnh kiểm Hồ sơ cán bộ Tìm kiếm