Hiện tại, công tác làm sách giáo dục của khối nội dung của NXBGD chi nhánh Đà Nẵng bao gồm rất nhiều công việc và quy trình thực hiện khác nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau. Trong khuôn khổ luận văn này, tôi chỉ tập
trung nghiên cứu 3 quy trình chính t công việc. Từ những k trình còn lại. 2.2.1. Quy trình a. Tóm tắt quy trình - Đối tác chuyể Phòng KH-KD làm vi
đọc rà soát được trình Ban G được chuyển đối tác đ
hành đọc rà soát bản th đọc duyệt. Nếu bản th b. Sơ đồ quy trình Hình 25 u 3 quy trình chính từ đó xây dựng hệ th ng kết quả đạt được sẽ làm tiền đề áp d
Quy trình đọc rà soát sách tham khảo mới ho
t quy trình
ển bản thảo/sách yêu cầu đọc rà soát cho Phòng KH KD làm việc với BBT để xây dựng tiến độ đọ
c trình Ban GĐ xét duyệt. Sau khi kế hoạ
tác để thông báo về tiến độ bản thảo đọc rà soát. n thảo/sách, bản thảo/sách được chuyển cho PG n thảo/sách còn lỗi được chuyển lại BBT ch
quy trình Hình 2.1. Sơđồ quy trình đọc rà soát ống hỗ trợ quản lý áp dụng cho các quy i hoặc tái bản c rà soát cho Phòng KH-KD. ọc rà soát. Tiến độ ạch được xét duyệt c rà soát. BBT tiến n cho PGĐ nội dung i BBT chỉnh sửa.
26
2.2.2. Quy trình thực hiện làm sách tham khảo mới
a. Tóm tắt quy trình
- Các Ban biên tập (BBT) đề xuất đề tài mới, soạn nội dung giới thiệu đề tài, thực hiện làm một bài hoặc một chương mẫu. Phòng KH-KD dựa trên nội dung đề tài đã thực hiện mẫu giới thiệu đối tác in và phát hành. BBT phối hợp thực hiện đề cương, sau khi được ban Giám đốc xét duyệt tiến hành đăng kí đề tài lên Nhà Xuất bản Giáo dục Việt Nam và Cục Xuất bản - In và Phát hành. Phòng KH-KD (Bộ phận thư kí biên tập) làm việc với tác giả, kí hợp đồng, nhận bản thảo và chuyển đến Biên tập viên (BTV) phụ trách chuyên môn của BBT để tiến hành biên tập vòng 1. Biên tập viên phụ trách chuyên môn biên tập vòng đầu. Bản thảo chuyển phòng MT-CB chế bản sách. Biên tập viên biên tập vòng cuối sau khi bản thảo đã hoàn thành chế bản, mỹ thuật. Trưởng ban biên tập phân công biên tập viên không đứng tên biên tập đọc sửa bản in. Trưởng ban biên tập, Phó Giám đốc, Trợ lý Tổng biên tập nội dung đọc kiểm tra vòng cuối. Biên tập viên, Phòng MT-CB kiểm tra, chỉnh sửa nếu có sai sót, hoàn thiện bản thảo, xuất phim can đến đối tác giao in. Nộp lưu chiểu, ra quyết định phát hành xuất bản phẩm.
Hình 2
2.2.3. Quy trình th
a. Tóm tắt quy trình
- Phòng KH-KD kế hoạch làm sách tham kh khảo tái bản được chuy
27
2.2. Sơđồ quy trình làm sách tham khảo m
Quy trình thực hiện làm sách tham khảo tái b
t quy trình
KD đề xuất đề tài tái bản. BBT và Phòng MT ch làm sách tham khảo tái bản. Kế hoạch và tiến
c chuyển đến Ban Giám đốc (BGĐ) duy
o mới
o tái bản
BBT và Phòng MT-CB xây dựng độ làm sách tham ) duyệt. Phòng KH-KD
đăng kí đề tài sách tham kh viên phụ trách chuyên môn tập tái bản). BBT, P.MT phim các trang chỉnh s bản thảo được chuy
thông tin trước và sau khi ch vòng cuối. Trưởng ban biên t tập đọc duyệt. Hoàn thi
b. Sơ đồ quy trình
Hình 2.3
28
tài sách tham khảo tái bản. BBT tiến hành biên t trách chuyên môn đọc kiểm tra việc biên tập tái b
BBT, P.MT-CB chỉnh sửa, chế bản, thay trang và in can, xu nh sửa. Sau khi phòng MT-CB hoàn thành vi
c chuyển đến BBT, tại BBT biên tập viên ki c và sau khi chế bản có đúng hay không. Biên t
ng ban biên tập, Phó Giám đốc nội dung và Tr Hoàn thiện chế bản, giao đối tác in. Ra quyết đ
quy trình
3. Sơ đồ quy trình làm sách tham khảo tái b
hành biên tập tái bản.Biên tập p tái bản (Trên sách biên n, thay trang và in can, xuất CB hoàn thành việc chỉnh sửa, p viên kiểm tra xác nhận Biên tập viên biên tập i dung và Trợ lý Tổng biên
t định phát hành
29
2.3. MỤC TIÊU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI NXBGD CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Quy trình thực hiện làm bản thảo giáo dục nói chung, làm sách tham khảo mới, tái bản và đọc rà soát nói riêng cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu và tình hình thực tế về nhân sự và khối lượng công việc. Tuy nhiên, mỗi quy trình phải trải qua nhiều khâu, nhiều bộ phận cùng tham gia nên việc quản lýtiến độ, công việc đang gặp nhiều bất cập. Việc quản lý tiến độ cũng như công việc hiện tại chủ yếu được thực hiện thủ công (Thông qua báo cáo giấy hàng tuần, hàng tháng, lập báo cáo trên file Word hoặc Excel), chưa có cơ chế tự động. Nhu cầu ứng dụng CNTT để xây dựng hệ thống thông tin quản lý công việc, lưu trữ các thông tin và nguồn tài nguyên tập trung là yêu cầu hết sức cấp bách.
Xuất phát từ tình hình thực tế, hệ thống quản lý công việc phải đáp ứng được một số yêu cầu và chức năng cơ bản sau:
2.3.1. Chức năng quản lý lịch công tác
Xây dựng lịch công tác chung của toàn bộ công ty theo tuần, theo ngày và theo giờ làm việc. Người quản lý có thể quản lý lịch công tác chung của toàn công ty, bên cạnh đó mỗi cá nhân cũng có thể tự tạo lịch công tác riêng cho mình. Hỗ trợ nhắc nhở sự kiện trên lịch công tác.
2.3.2. Chức năng quản lý danh mục sách
Dữ liệu về bản thảo, sách như: mã số, tên sách, tác giả, số trang được lưu trữ trong một dữ liệu tập trung, giúp người dùng có thể tìm kiếm thông tin về bản thảo, sách một cách dễ dàng, nhanh chóng.
2.3.3. Chức năng quản lý tiến độ
Yêu cầu của hệ thống mới giúp Ban Giám đốc, Trưởng/Phó ban biên tập quản lý tiến độ công việc một cách tự động. Việc theo dõi trạng thái công việc như (Đang thực hiện, trễ tiến độ…) duyệt tiến độ công việc phải được thực
hiện dễ dàng, nhanh chóng và có quản lý công việc củ
giấy tờ như cách làm truy
2.3.4. Thống kê
Cuối mỗi quý, biên t
mình đang thực hiện trong quý tập viên có thể quản
dụng các phần mềm nh khi có yêu cầu.
2.4. PHÂN TÍCH VÀ THI2.4.1. Mô hình ki 2.4.1. Mô hình ki Mô hình kiến trúc h Hình 2.4.2. Đặc tả yêu c Từ thực tế quy trình và nghi 30
dàng, nhanh chóng và có độ chính xác cao. Mỗi cá nhân có th ủa mình một cách tự động hóa không cầ
cách làm truyền thống.
ng kê – Lập báo cáo
i quý, biên tập viên phải thống kê được số lư n trong quý để báo cáo. Yêu cầu hệ th n lý được công việc của mình một cách t
m như Excel. Hỗ trợ trích xuất báo cáo nhanh, chính xác
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỂ THỐNG Mô hình kiến trúc chung
n trúc hệ thống được mô tả như sau:
Hình 2.4. Mô hình kiến trúc hệ thống
yêu cầu của hệ thống
quy trình và nghiệp vụ hiện tại, việc xây d
i cá nhân có thể tự ần lưu trữ các hồ sơ
lượng công việc của thống mới giúp biên t cách tự động thay vì sử t báo cáo nhanh, chính xác
lý công việc, tiến độ phải đáp ứng được nh
a. Yêu cầu chức n * Mô tả yêu cầu
-Khi nhận bản th tập phân loại công vi v..vv…). Hệ thống sẽ người phụ trách công vi tập viên) căn cứ vào thông thành công việc đó. Tr hoàn thành đối với từ việc có độ ưu tiên cao h mới để tránh việc trễ những công việc sắp đ việc hệ thống sẽ xuấ tập viên. - Sơ đồ ca sử dụ Hình 31
ộ hướng tới việc hỗ trợ cá nhân người dùng trong công c những yêu cầu cụ thể như sau:
ức năng u
n thảo từ bộ phận kinh doanh, trưởng ho i công việc (Biên tập mới, biên tập tái bả
ẽ lưu trữ thông tin về công việc, thông trách công việc, thời gian nhận…Người thực hi
vào thông tin công việc được phân công nh Trưởng, phó phòng ban đồng ý hoặc đi ừng công việc cụ thể. Trong quá trình th cao hơn thì biên tập viên phải yêu cầu đ
ễ tiến độ. Biên tập viên sẽ nhận được email thông báo v p đến hạn hoặc trễ tiến độ thông qua email.
ất báo cáo về tình hình thực hiện công vi
ụng của hệ thống
Hình 2.5. Sơđồ ca sử dụng của hệ thống
i dùng trong công ty
ng hoặc phó ban biên ản, đọc đính chính c, thông tin sách, thông tin c hiện công việc (Biên c phân công nhập thời gian hoàn c điều chỉnh thời gian Trong quá trình thực hiện nếu công u điều chỉnh tiến độ c email thông báo về thông qua email. Cuối tuần làm n công việc của từng biên
32
* Các thông tin phải lưu trữ
-Thông tin về danh mục công việc: Tên công việc, kí hiệu..
-Thông tin về biên tập viên: Mã số, Họ và tên, Ban biên tập…
-Thông tin về tiến độ thực hiện công việc: Tên công việc, biên tập viên phụ trách, ngày nhận, ngày hoàn thành, tình trạng công việc, số ngày trễ…
-Thông tin về sách: Mã số sách, tên sách, tác giả, loại sách, số trang…
* Các chức năng cần có trong hệ thống -Chức năng lưu trữ thông tin.
-Chức năng sắp xếp danh sách công việc.
-Chức năng lập tiến độ công việc.
-Chức năng cập nhật thông tin về sách, biên tập viên, công việc..
-Chức năng thông báo tình trạng tiến độ thực hiện công việc.
b. Yêu cầu phi chức năng
-Hệ thống được triển khai dưới dạng website trên hệ thống mạng nội bộ của công ty.
-Quản lýtiến độ, công việc được thực hiện trên môi trường mạng.
-Thông tin người dùng, dữ liệu thống kê phải bảo đảm tính chính xác, bảo mật. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng với người dùng.
2.4.3. Đề xuất quy trình nghiệp vụ
a. Hoạt động nghiệp vụ của Biên tập viên
• Mô tả
Hoạt động nghiệp vụ của Biên tập viên bao gồm các chức năng chính như sau:
-Quản lý lịch công tác cá nhân: Biên tập viên sau khi đăng nhập có thể tạo và quản lý lịch công tác của cá nhân mình, các thông tin trong lịch công tác bao gồm (Các công việc sắp tới sẽ làm, thời gian, ngày thực hiện). Bên cạnh đó chức năng quản lý lịch công tác cũng có thể nhắc nhở người dùng khi gần đến lịch hoặc quá hạn.
-Xem lịch công tác c nhập vẫn có thể xem các thông gian sẽ diễn ra các cu
-Tìm kiếm thông khi đăng nhập, ngườ danh mục sách.
-Cập nhật thờ thống: Trước khi bắ
ứng với công việc trên danh sách, sau khi k thái hoàn thành cho công vi
-Biên tập viên có th đã hoàn thành, mức đ mục (Biên tập mới, biên t
-Lập báo cáo th đính chính theo quý, báo thông tin như: Số trang/s
• Sơ đồ ca sử d
Hình 2.6. Sơđồ
33
ch công tác của toàn công ty: Biên tập viên không c xem các thông tin trên lịch công tác của toàn công n ra các cuộc họp, các thông báo quan trọng của Ban giám
m thông tin về sách/ bản thảo (Mã số, tác gi ời dùng có thể tìm kiếm các thông tin v
ời gian bắt đầu công việc/hoàn thành công vi ắt đầu công việc, BTV cập nhật thời gian b c trên danh sách, sau khi kết thúc BTV ph thái hoàn thành cho công việc đó.
p viên có thể xem tiến độ thực hiện (đã biên t c độ hoàn thành) bản thảo mà mình sẽ
i, biên tập tái bản, đọc đính chính, đọc rà soát…) p báo cáo thống kê số lượng bản thảo đã biên tậ
ính chính theo quý, báo cáo được xuất dưới dạng file excel bao g trang/số cuốn đã thực hiện, tên công việc
dụng hoạt động nghiệp vụ của Biên tập viên
ồ ca sử dụng hoạt động nghiệp vụ của Biên t
p viên không cần đăng a toàn công ty như thời
a Ban giám đốc. , tác giả, số trang...) : Sau
về sách, bản thảo từ thành công việc trên hệ i gian bắt đầu tương t thúc BTV phải cập nhật trạng ên tập, chưa biên tập, biên tập theo danh c rà soát…)
ập, đọc rà soát, đọc ng file excel bao gồm các
.
p viên
34
• Sơ đồ luồng xử lý nghiệp vụ của biên tập viên
Hình 2.7. Sơđồ xử lý nghiệp vụ của biên tập viên
b . Hoạt động nghiệp vụ của trưởng Ban biên tập
•Mô tả
- Quản lý lịch công tác cá nhân: Trưởng ban biên tập sau khi đăng nhập có thể tạo và quản lý lịch công tác của cá nhân mình hoặc công việc của ban, các thông tin trong lịch công tác bao gồm (Các công việc sắp tới sẽ làm, thời gian, ngày thực hiện. Bên cạnh đó chức năng quản lý lịch công tác cũng có thể nhắc nhỡ người dùng khi gần đến lịch hoặc quá hạn).
- Xem lịch công tác của toàn công ty: Trưởng ban biên tập không cần đăng nhập vẫn có thể xem các thông tin trên lịch công tác của toàn công tynhư thời gian sẽ diễn ra các cuộc họp, các thông báo quan trọng của Ban giám đốc.
- Tìm kiếm thông tin về sách/ bản thảo (Mã số, tác giả, số trang...).
- Xem danh sách công việc và tiến độ thực hiện công tác làm bản thảo của từng thành viên trong Ban biên tập Thông qua danh sách thành viên trong ban biên tập, Trưởng ban biên tập chọn một thành viên bất kì để xem danh
sách công việc biên t sách, thời gian bắt đ đang thực hiện, chưa th
- Thêm mới mộ ban, cập nhật thời gian b kết thúc thực tế…: Tr thành viên trong ban.
Ví dụ như : Biên t tập vòng một là 20 ngày)
- Lập báo cáo th trong quý , báo cáo đ Số trang/số cuốn đã th
• Sơ đồ ca sử d
Hình 2.8. User case ho
35
c biên tập viên đó đã và đang thực hiện, thông t đầu, thời gian kết thúc, trạng thái công vi
ưa thực hiện…).
ột công việc và phân công công việc cho th i gian bắt đầu dự kiến, thời gian kết thúc d …: Trưởng ban biên tập phân công công vi
.
: Biên tập sách mới, số trang 67 trang, thời gian th t là 20 ngày).
p báo cáo thống kê số lượng bản thảo của toàn ban trong quý , báo cáo được xuất dưới dạng file excel bao gồm các thông
ã thực hiện, tên công việc…
dụng hoạt động nghiệp vụ của Trưởng ban biên t
. User case hoạt động nghiệp vụ của Trưởng ban biên t
n, thông tin bao gồm tên ng thái công việc (Trễ tiến độ,
c cho thành viên trong t thúc dự kiến, thời gian p phân công công việc cụ thể cho từng i gian thực hiện biên a toàn ban đã thực hiện m các thông tin như:
ng ban biên tập
36
• Sơ đồ luồng xử lý nghiệp vụ của Trưởng ban biên tập
Hình 2.9. Sơđồ xử lý nghiệp vụ của Trưởng ban biên tập
c. Hoạt động nghiệp vụ của ban giám đốc (Giám đốc, phó giám đốc)
•Mô tả
- Quản lý lịch công tác cá nhân: Ban giám đốc sau khi đăng nhập có thể tạo và quản lý lịch công tác của cá nhân mình hoặc công việc của ban, các thông tin trong lịch công tác bao gồm (Các công việc sắp tới sẽ làm, thời gian, ngày thực hiện. Bên cạnh đó chức năng quản lý lịch công tác cũng có thể nhắc người dùng khi gần đến lịch hoặc quá hạn).
- Quản lý lịch công tác của toàn công ty: Ban giám đốc quản lý lịch công tác của toàn công ty thông qua việc thêm, sửa, xóa các sự kiện trên lịch công