- Lưu VT,P.QLĐTh.
e) Viết bìa hồ sơ
3.2 xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư của UBND quận Liên Chiểu
của UBND quận Liên Chiểu
Qua quá trình thực tập ở UBND quận Liên Chiểu, em rút ra được những ưu điểm và nhược điểm của cơ quan trong việc thực hiện công tác hành chắnh văn phòng. Trên cơ sở đó em xin đưa ra một số đề xuất sau:
- Một là, lãnh đạo UBND và cán bộ Văn phòng cần quan tâm hơn nữa đến
công tác hành chắnh văn phòng, Văn thư, Lưu trữ đồng thời tuyên truyền phổ biến cho mọi cán bộ công chức trong cơ quan hiểu rõ vai trò tác dụng của công tác Văn thư, Lưu trữ để có trách nhiệm bảo quản, lập hồ sơ công việc và nộp tài liệu đúng quy trình và thời gian quy định.
Từng bước nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ Văn phòng để tiếp cận được những yêu cầu tiến bộ của thời đại. Sủ dụng những cán bộ được đào tào đúng chuyên môn nghiệp vụ và sở trường. Thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ để cập nhật những thông tin, văn bản mới của Nhà nước, từng bước khắc phục những hạn chế còn mắc phải.
- Hai là, về công tác Văn phòng: Cần được sự đầu tư và quan tâm hơn nữa
yếu tố hiện đại. Cán bộ Văn phòng cũng phải được bồi dưỡng về chuyên môn và nghiệp vụ thường xuyên để kịp nắm bắt được những thay đổi mới, hoàn toàn xoá bỏ những lỗi sai về thể thức thường gặp. Máy vi tắnh của văn phòng cần thiết phải có người am hiểu sử dụng tránh hỏng hóc dẫn đến không cập nhập kip thời sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên qua mạng đồng thời đảm bảo việc tra tìm thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, chắnh xác.
- Ba là, về công tác Văn thư: Nên bố trắ một cán bộ Văn thư được đào tạo
đúng chuyên môn và nghiệp vụ làm công tác Văn thư để hỗ trợ cho cán bộ văn phòng hoặc giao đúng nhiệm vụ cho nhân viên văn thư hiện tại. Vì qua thực tế em thấy công việc ở cấp văn phòng rất nhiều mà cán bộ Văn phòng thường xuyên phải họp và giải quyết các công việc mang tắnh đối ngoại nên giải quyết các văn bản giấy tờ còn gặp khó khăn. Đối với sổ đăng ký văn bản đi đến nên lập các loại sổ riêng để thuận tiện cho việc theo dõi, lập thêm sổ chuyển giao văn bản và sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện. Các quy trình giải quyết văn bản đi và căn bản đến cần thực hiện đúng theo quy định của Công văn số 425/ VTLTNN-NVTW. Việc bảo quản và sử dụng con dấu cần thực hiện đúng theo quy định của Nghị định sè 110/2004/ND-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004.
- Bốn là, về công tác Lưu trữ: Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Lưu trữ
cần được đầu tư thêm như : máy hút Èm, hút bụi,ẦTài liệu ở các bộ phận cuối mỗi năm cần lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan. Nên có phòng đọc để việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện có hiệu quả. Cán bộ cơ quan cũng cần được bổ sung thường xuyên kiến thức về nghiệp vụ lưu trữ. UBND nên tiến hành lập danh mục hồ sơ để các cán bộ chuyên môn thuận lợi khi tiến hành lập hồ sơ đồng thời sẽ tránh được việc hồ sơ thiếu hoặc thừa tài liệu. Nếu cơ quan lập được công cụ tra cứu tài liệu thì việc sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ dễ dàng và tiết kiệm được rất nhiều thời gian tìm tài liệu.
Trên đây là những ý kiến, đề xuất của cá nhân em qua đợt thực tập thực tế tại Văn phòng UBND quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng. Với mong muốn công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Liên Chiểu ngày càng phát triển hơn, khắc phục được nhược điểm và phát huy tốt những ưu điểm đã đạt được.
C. KẾT LUẬN
Văn phòng UBND Quận Liên Chiểu là cơ quan tham mưu giúp việc cho HĐND - UBND quận trong suốt thời gian qua mặc dù gặp không ắt khó khăn song với ý thức vì nhiệm vụ chung của chắnh quyền địa phương Văn phòng đã tắch cực hoạt động quản lý Nhà nước của HĐND - UBND trên địa bàn Quận.
Đợt thực tập thực tế này có ý nghĩa rất quan trọng đối với bản thân em vì em đã được tiếp xúc làm việc và tìm hiểu rõ hơn về công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng.
Dưới sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cán bộ cơ quan em đã có dịp củng cố, vận dụng những kiến thức đã được học ở trường vào thực tế và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý báu. Tạo tiền đề, cơ sở để em tù tin hơn nữa vào chuyên môn nghiệp vụ của mình, góp phần gắn lý thuyết với thực hành, lý luận với thực tiễn. Đây là bước đi đầu tiên xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng ở bất kỳ một cơ quan nào.
Với thời gian thực tập tại cơ quan, kết quả thực tế em đã làm được cộng với nguồn kiến thức lý luận đã học được trình bày trong bản Ộ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ợ. Em hy vọng bản báo cáo này sẽ có giá trị thực tế, góp phần vào công cuộc cải cách hành chắnh trong cơ quan Hành chắnh Nhà nước nói chung và UBND quận Liên Chiểu nói riêng.
Với những kiến thức đã được học ở trường và những kinh nghiệp thực tế qua đợt thực tập này em tin sau khi ra trường mình có thể làm tốt công tác Văn thư lưu trữ đúng chuyên môn và nghiệp vụ. Góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chắnh quốc gia, xây dựng đất nước ngày càng phát triển.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, các thầy cô giáo và các cán bộ trong UBND quận Liên Chiểu đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thưc tập này.