Mục tiêu: Hiểu rõ h ệthống ki m soát n i b ể ộ ộ đối với kho n m c N ph i thu c a cty ả ụ ợ ả ủ
TNHH ABC.
Công vi c th c hiệ ự ện: Phỏng vấn người ch u trách nhiị ệm đối v i kho n m c N phớ ả ụ ợ ải thu và nắm được quy trình nhận đơn hàng , phê duyệt ch ng t , v n chuy n, l p ứ ừ ậ ể ậ
chứng t , ghi chép doanh thu, công n . ừ ợ
Thực hiện: Đã phỏng vấn được những người ch u trách nhi m: ị ệ
Bà Hương - Phòng kếtoán và Bà Minh - Phòng kinh doanh Giai đoạn 1:
Khách hàng gửi yêu c u s n phầ ả ẩm đến Phòng kinh doanh c a ABC. Thông tin này ủ sau đó sẽđược chuyển đến Phòng R&D và Phòng Kế hoạch để phân tích.N u ế
khách hàng yêu c u xem m u, B ph n bán hàng s thông báo cho B ph n s n ầ ẫ ộ ậ ẽ ộ ậ ả
xuất để s n xu t mả ấ ẫu và đưa cho khách hàng đánh giá. Nhận xét và kết quả ừ t Phòng Kế hoạch được gửi l i cho nhân sạ ự bên B phộ ận bán hàng để chu n b B ng ẩ ị ả
báo giá với sự chấp thu n cậ ủa Trưởng phòng Bán hàng Giai đoạn 2:
Đơn đặt hàng từ khách hàng được xem xét và kiểm tra bởi trưởng nhóm bán hàng. Sau đó, họ chuẩn bị Xác nhận đặt hàng (Sales Order Confirmation) chứa thông tin chi tiết liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng như mã khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, v.v ... sau đó đơn được in ra dưới dạng bản cứng và chuyển đến Giám đốc bán hàng để xem xét và phê duyệt.
Giai đoạn 3:
Đơn Xác nhận đặt hàng đã được phê duyệt sau đó được chuyển đến Phòng Kế hoạch. Ông Chuyen (Trưởng phòng Kế hoạch) chịu trách nhiệm xem xét nguyên liệu thô đã có đủ chưa và năng lực sản xuất, ước tính ngày hoàn thành sản xuất, v.v.Phòng kế hoạch sau đó sẽ thông báo cho Phòng sản xuất để bắt đầu sản xuất. Giai đoạn 4:
Thông tin sản xuất sau đó được báo cáo l i cho Phòng kinh doanh (cạ ụthểlà bà Minh - Giám đốc bán hàng) qua email. B phộ ận bán hàng sau đó sẽ thông báo cho khách hàng và gi i quyả ết với họ ế n u có bất kỳtrường h p bợ ất ngờ nào phát sinh (ví dụ: thiếu nguyên liệu, năng lực sản xuấ ạt h n ch , v.v.). ế
Giai đoạn 5:
Khi sản xuất hoàn thành, thành phẩm được chuyển đến kho. Ông Chương (Quản lý kho) sẽ nhập thông tin sản phẩm (số lượng, loại sản phẩm, ngày, giá, v.v.) vào hệ thống. Sau đó, Nhân viên Phòng Kế hoạch sẽ truy cập vào hệ thống để kiểm tra xem các kho có sẵn như thông tin được nhập bởi Bộ phận Kho trước đó không và chuẩn bị Lệnh giao hàng.
Giai đoạn 6:
Nhân viên phòng bán hàng phải đăng nhập vào Lệnh công việc cho mỗi Lệnh bán hàng, họ có thể thấy hàng hóa sản xuất thực tế cho mã này. Sau đó, họ đã chuẩn bị Lệnh giao hàng (DO) với số lượng không thể vượt quá số lượng sản xuất thực tế. Nếu số lượng thực tế chênh lệch với đơn đặt hàng, nhân viên phòng Bán hàng sẽ thỏa thuận với khách hàng nếu họ đồng ý với số lượng này.
Giai đoạn 7:
Lệnh giao hàng sau đó được gửi đến Bộ phận kho và Bộ phận kế toán. Sau khi nhận được Lệnh giao hàng từ Bộ phận dịch vụ khách hàng(Customer Service Department), Bộ phận kho sẽ chuẩn bị Phiếu xuất kho (Inventory Issuance Note).
Lưu ý Phiếu xuất kho phải được kiểm tra và phê duyệt bởi Giám sát phân phối, tài xế và khách hàng.
Giai đoạn 8:
Sau khi nhận được Lệnh giao hàng từ Bộ phận dịch vụ khách hàng, bà Hồng (kế toán Sales và AR) sẽ chuẩn bị và xử lý hóa đơn trên hệ thống và in hóa đơn để được phê duyệt từ Kiểm soát viên tài chính. Nếu thông tin không chính xác, Bộ phận bán hàng sẽ được thông báo để sửa chữa.
Giai đoạn 9:
Người vận chuyển mang hóa đơn phát hành Hóa đơn và Ghi chú xuất hàng tồn kho
(Inventory Issuance Note)cho khách hàng vào ngày giao hàng. Đối với khách hàng
trong nước, khách hàng phải ký vào cả hai tài liệu để ghi nhận doanh số. Các tài liệu hỗ trợ sau đó được trả lại cho bà Hương vào ngày hôm sau (đối với khách hàng ở khoảng cách ngắn) và trong vòng 4 ngày kể từ ngày giao hàng (đối với khách hàng đường dài ). Nếu không, hóa đơn sẽ bị hủy và doanh số sẽ bị ghi đảo lại. Giao dịch bán hàng được ghi lại hàng ngày và doanh số được ghi nhận khi hóa đơn được phát hành.
Giai đoạn 10:
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Sau khi nhận được Lệnh giao hàng từ Bộ phận dịch vụ khách hàng, Bộ phận kho sẽ hoàn thành đơn hàng trên hệ thống. Tại thời điểm này, hệ thống sẽ tự động ghi lại các mục sau:
Nợ Giá vốn hàng bán Có Thành ph m ẩ Ghi nhận doanh thu:
Sau khi nhận được thông tin từ khách hàng (qua email hoặc điện thoại), bà Hồng xử lý hóa đơn, hệ thống sẽ tự động ghi lại các mục sau: