Vì các mục đích của chính sách này, các danh từ được định nghĩa như sau: Các chữ "khiếu nại" và "than phiền" có cùng một nghĩa.
Các đơn khiếu nại và thông tư kháng cáo có thể được trao tận tay, "fax", hoặc gửi qua bưu điện. Hồ sơ trao tay được nộp “đúng kỳ hạn” nếu người quản lý hoặc vị đại diện thích hợp nhận được vào thời hạn chót. Hồ sơ "fax" được nộp theo kỳ hạn vào đúng ngày hay trước thời hạn chót tính theo như ngày giờ được in trên tờ "fax". Hồ sơ được gửi qua bưu điện đúng kỳ hạn nếu dấu bưu điện vào đúng thời hạn chót và được nhận bởi người quản lý hoặc vị đại diện thích hợp không quá ba ngày sau thời hạn chót.
Ở các Mức Độ Một và Hai, "đối phó" có nghĩa giấy thông báo được trao cho học sinh hay phụ huynh bởi người quản lý thích hợp. Các đối phó này có thể được trao tay hoặc được gửi qua bưu điện Hoa Kỳ đến địa chỉ của học sinh hay phụ huynh. Các thư đối phó được coi là đúng thời hạn nếu dấu bưu điện vào đúng thời hạn chót và được nhận bởi học sinh hay phụ huynh hay đại diện không quá ba ngày sau thời hạn chót.
"Người đại diện" có nghĩa bất cứ người nào hay tổ chức nào được học sinh hay phụ huynh ủy quyền đại diện cho họ trong thủ tục khiếu nại. Một học sinh có thể được đại diện bởi bất cứ người trưởng thành nào trong bất cứ mức độ nào của sự khiếu nại.
Học sinh hay phụ huynh có thể ủy quyền cho một đại diện qua thư thông báo cho học khu trong bất cứ mức độ nào của thủ tục này. Nếu học sinh hay phụ huynh ủy quyền cho một đại diện trong thời hạn ngắn hơn ba ngày trước cuộc họp hay cuộc điều trần đã định, học khu có thể dời cuộc họp hay cuộc điều trần vào một ngày trễ hơn, nếu muốn, để bao gồm cả người cố vấn của học khu.
"Ngày" có nghĩa các ngày làm việc. Để tính thời lượng theo chính sách này, ngày nộp đơn là "ngày đầu", và mọi thời hạn chót được tính toán bắt đầu từ ngày kế tiếp là "ngày thứ nhất". Các khiếu nại phát sinh từ một biến cố hay một chuỗi biến cố có liên hệ với nhau sẽ được đề cập đến trong một đơn khiếu nại. Học sinh hay phụ huynh không thể đưa các khiếu nại riêng rẽ hay một chuỗi khiếu nại phát sinh từ bất cứ biến cố hay một chuỗi biến cố nào mà đã được đề cập đến trong sự khiếu nại trước đây.
Mọi thời hạn phải được nghiêm nhặt tuân theo ngoại trừ được thay đổi với sự đồng ý trên giấy tờ.
Nếu đơn khiếu nại hoặc thông báo kháng cáo không được nộp đúng thời hạn, sự khiếu nại có thể bị bác bỏ, và thông báo bằng giấy tờ cho học sinh hay phụ huynh, vào bất cứ thời điểm nào của thủ tục khiếu nại. Học sinh hay phụ huynh có thể kháng cáo sự bác bỏ này bằng cách nộp đơn xin duyệt xét trong vòng 10 ngày, khởi sự từ mức độ mà sự khiếu nại bị bác bỏ. Sự kháng cáo như vậy sẽ chịu sự bó buộc thời hạn.
Mỗi bên sẽ phải trả phí tổn của mình phải chịu trong tiến trình khiếu nại. Các khiếu nại theo chính sách này sẽ được điền vào tờ đơn do học khu cung cấp.
Bản sao của bất cứ văn kiện nào để hỗ trợ cho sự khiếu nại phải được đính kèm với đơn, nếu học sinh hay phụ huynh không đính kèm bản sao khi nộp đơn, họ có thể đưa ra bản sao trong cuộc họp ở Mức Độ Một. Sau cuộc họp ở Mức Độ Một, không văn kiện nào khác có thể đưa ra trừ phi học sinh hay phụ huynh đã không biết về văn kiện này trước cuộc họp ở Mức Độ Một.
Một đơn khiếu nại mà không đầy đủ về giấy tờ sẽ bị bác, nhưng sẽ được nộp lại với các chi tiết bó buộc nếu việc tái nộp đơn xảy ra trong thời hạn ấn định để nộp đơn khiếu nại.