Căn cứ qui mô hoạt động của doanh nghiệp và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ máy kế toán của công ty hiện nay ở mức hợp lý.
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chính về toàn bộ công tác hạch toán kế toán của Công ty trước ban Giám đốc:
- Mở hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chếđộ kế toán hiện hành.
- Lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Tổ chức việc lập luân chuyển, lưu giữ chứng từ hạch toán ban
đầu, ghi sổ kế toán tài chính kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổ chức thiết kế mẫu sổ, báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về nghiệp vụ bán hàng, xác định kết quả tiêu thụ, tình hình công nợ.
- Tổ chức lập báo cáo quản trị theo tuần về chi tiết công nợ phải thu, công nợ phải trả, tình hình tài sản vào thời điểm thứ hai đầu tuần.
- Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, tư vấn cho Giám đốc lựu chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất.
- Lập bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra và bảng quyết toán thuế GTGT hàng tháng để nộp cơ quan thuế vào 10 ngày đầu tháng sau.
- Lập các báo cáo quyết toán hàng năm, nộp theo đúng thời hạn qui định của chếđộ kế toán và gửi tới đầy đủ các cơ quan chức năng liên quan theo qui định.
Kế toán viên: chịu sự quản lý phân công công việc của kế toán trưởng về các công việc liên quan đến hạch toán kế toán, chủ yếu là phần hành quản lý kho hàng, vào sổ chi tiết hàng hoá... và giữ chức năng thủ quỹ.
Cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ kiêm nhiệm thực hiện định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
Hình thức sổ kế toán được Xí nghiệp Cơ khí Long Quân lựa chọn áp dụng là Chứng từ - Ghi sổ trình tự ghi sổđược thực hiện như sau:
- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ
vào chứng từ ghi sổđể ghi vào sổĐăng ký chứng từ ghi sổ sau đóđược dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổđược dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổĐăng ký chứng từ ghi sổ, Tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng làm Báo cáo tài chính.
Quan hệđối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ Và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổĐăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
II. Tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Xí nghiệp qua 2 năm 2000 - 2001