Bảng 2.4 Bảng tổ chức nhận sự của hội thảo khoa học
STT BỘ PHẬN NHÂN VIÊN CÔNG VIỆC PHÂN CÔNG
1 Quản lý Quản lý 1
*Xây dựng, tổng hợp ý tưởng cho hội thảo.
*Kiểm soát việc phân công nhân sự, giải quyết rủi ro, trực tiếp đưa ra quyết định trong khi điều phối công việc
*Giám sát và đôn đốc mọi người chuẩn bị cho hội thảo.
2 Lễ tân 4 Nhân viên lễ tân *Đón khách mời tại sân bay và thực hiện công việc check-in tại ngày diễn ra hội thảo
3
Lễ tân Set up, trang trí
4 nhân viên lễ tân Nhân viên 1 Nhân viên 2
6 tình nguyện viên
*Đón khách mời tại sân bay và thực hiện công việc check-in tại ngày diễn ra hội thảo
*Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị *Tìm và mua chậu cây non đặt trang trí ở từng bàn
4 Thiết kế
Nhân viên thiết kế 1 Nhân viên thiết kế 2
*Dựa vào những ý tưởng về concept, chủ đề hội thảo mà BTC yêu cầu, chịu trách nhiệm thiết kế banner, standee, background, thư mời, thẻ đeo và hashtag cầm tay cho hội thảo
5 In ấn
Nhân viên 3 Nhân viên 4 6 tình nguyện viên
*In ấn các thiết kế, tài liệu *Phát thư mời cho khách
*Treo banner, logo và đặt standee ở những vị trí đã lên ý tưởng trước
6 Phục vụ
Nhân viên 5 8 tình nguyện viên
*Chuẩn bị tiệc chiều tối 5/5
*Chuẩn bị teabreak sáng và chiều 6/5
7 Dẫn chương trình MC 1 *Điếu phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
8 An ninh 6 nhân viên an ninh
*Có mặt tại sân bay cùng với nhân viên lễ tân để đưa khách về khách sạn *Xuyên suốt ngày diễn ra hội thảo, hỗ trợ khách mời tham dự các vấn đề đi lại và kiểm soát chặt chẽ khu vực ra vào hội trường, các tình huống phát sinh xảy ra thì phải xử lý kịp thời.