Bảng 2.6 Bảng phân tích rủi ro buổi hội thảo khoa học quốc tế
BẢNG PHÂN TÍCH RỦI RO BUỔI HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC TẾ
XÁC ĐỊNH KHẢ NĂNG XẢY RA MỨC ĐỘ NGHIÊM TRỌNG KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ NGƯỜI PHỤ TRÁCH HÀNH ĐỘNG ỨNG PHÓ THỜI ĐIỂM/ THỜI GIAN
1. RỦI RO HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
*Thiếu ngân sách/ hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế Có khả năng Lớn *Hoạch định ngân sách bám sát thực tế.
*Lên kế hoạch dự trù kinh phí đầy đủ, chi tiết.
BTC
*Liệt kê chi tiết những chi phí chính và chi phí phát sinh.
*Luôn cập nhật giá trên thị trường.
*Ngay khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo
2. RỦI RO ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
*Không gian địa điểm tổ chức
Hiếm
khi Lớn
*Xác định số lượng khách
mời và những yêu cầu cơ bản BTC
*Xem xét địa điểm, kiểm tra kỹ những yêu cầu đã lên trước đó đối với địa điểm
*Ngay khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo
không đủ sức chứa *Không gian không đáp ứng yêu cầu về thiết kế và tiện ích đi kèm (màn chiếu, sân khấu, âm thanh,...)
đối với không gian mà BTC chuẩn bị thuê.
*Chuẩn bị bản thảo, sơ đồ không gian cho hội thảo theo những yêu cầu trên.
đặc biệt là sức chứa (đủ cho 150 khách).
*Sau khi thuê, set up thử theo bản thảo để chuẩn bị, bổ sung cơ sở vật chất kịp thời.
3. RỦI RO HÀNH CHÍNH VÀ RỦI RO QUẢN TRỊ
*Lượng nhân sự chưa có kinh nghiệm nhiều trong việc tổ chức sự kiện lớn như thế này, do đó có thể phát sinh rủi ro trong khâu tổ chức.
Khả năng
lớn
Lớn
*Đào tạo nguồn lực một cách bài bản, lên kế hoạch kỹ càng để phù hợp cho sự kiện mang tính quốc tế này.
BTC
*Tổ chức các khóa huấn luyện kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ nhân viên. *Huấn luyện kỹ càng quy trình làm việc cho tình nguyện viên (có khả năng xử lý được các tình huống phát sinh). *Ngay từ lúc bắt đầu tuyển dụng nhân viên để chạy chương trình
*Lên kế hoạch rõ ràng với các bên liên quan để tổ chức thành công sự kiện.
4. RỦI RO THỜI GIAN
*Thời gian đón khách về khách sạn dài hơn dự kiến do kẹt xe, thiếu xe, thiếu nhân viên,...
Có khả
năng Vừa phải
*Lên kế hoạch đón khách và thông báo chính xác về thời gian cho các bên liên quan. Kiểm tra số lượng xe và số lượng nhân viên đón khách trước khi xuất phát 1 tiếng.
BTC
Đơn vị vận chuyển
*Đơn vị vận chuyển và nhân viên đón khách phía BTC sẽ tập trung một tiếng trước khi xuất phát tới sân bay.
*Chuẩn bị công tác đón khách sớm hơn so với dự kiến về thời gian (VD: dự kiến quãng đường đến sân bay 20p thì xuất phát trước 30p).
*Sau khi lập kế hoạch, timeline cho hội thảo
*Đồ ăn, thức uống không đảm bảo tại hội thảo. *Khách tham dự gặp vấn đề về sức khỏe. Không chắc chắn Lớn
*Lên kế hoạch kiểm tra kỹ càng về vệ sinh an toàn thực phẩm tại khách sạn Sofitel Saigon Plaza.
*Thiết kế menu sao cho phù hợp với cả khách quốc tế. Chuẩn bị đội ngũ nhân viên y tế, phòng nghỉ tạm thời. Bộ phận quản lý an toàn thực phẩm của khách sạn. *Liên hệ rõ ràng với bộ phận quản lý an toàn thực phẩm của khách sạn, kiểm tra kỹ trước, trong và sau khi chế biến món ăn.
*Liên hệ với bếp trưởng của khách sạn để thiết kế menu phù hợp.
*Khi có khách mời gặp vấn đề sức khỏe, nhân viên giúp đỡ khách tới phòng nghỉ và kiểm tra sức khỏe, có những biện pháp tùy theo tình trạng của khách.
*Sau khi thuê xong địa điểm
6. RỦI RO AN NINH
*Người không phận sự vào hội trường hội thảo với mục đích xấu
Hiếm
khi Thảm họa
*Bộ phận an ninh khách sạn phối hợp với bộ phận an ninh do BTC thuê để lên kế hoạch
Bộ phận an ninh
BTC
*Nhân viên BTC kiểm tra, check in kỹ thư mời của từng khách trước khi vào hội thảo.
*Một ngày trước khi diễn ra hội thảo và đặc biệt là
(lấy cắp tài sản, phá rối trật tự,...) *Nguy cơ mang vũ khí, đốt pháo sáng, chất kích thích vào nơi diễn ra hội thảo *Nguy cơ cháy nổ, chập điện,...
kiểm tra một cách chi tiết tại nơi tổ chức hội thảo.
*Sau mỗi lần teabreak và sau thời gian ăn trưa và nghỉ ngơi đều phải kiểm tra số lượng khách mời thật kỹ trước khi tiếp tục hội thảo. *Nếu có dấu hiệu khả nghi, nhân viên lập tức đến làm rõ tình hình và báo với bộ phận an ninh.
trong ngày diễn ra hội thảo: 6/5/2022
7. RỦI RO CHUẨN BỊ THIẾT BỊ, DỤNG CỤ TRONG HỘI THẢO
*Mất điện, mất kết nối internet, âm thanh bị rè,... *Thiếu số lượng bàn, ghế. Trung bình Vừa phải *Lập bảng check-list để liệt kê những thiết bị cần kiểm tra.
Bộ phận kỹ thuật
BTC
*Kiểm tra và thay thế những thiết bị trục trặc, hư hỏng hoặc có dấu hiệu hư hỏng. *Chuẩn bị sẵn những thiết bị, dụng cụ dự phòng. *Trong ngày chạy thử chương trình: 5/5/2022
*Quảng bá quá sớm làm giảm sức nóng của hội thảo. *Truyền thông trên nền tảng không phù hợp (vd : tiktok/ instagram) Hiếm khi Nhỏ
*Lên kế hoạch truyền thông cho hội thảo (việc quảng bá sẽ diễn ra từ 1 – 2 tuần trước ngày tổ chức)
*Xác định các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo. Đơn vị báo chí, truyền thông BTC
*Tiến hành kiểm tra, trao đổi thông tin của hội thảo thật kỹ trước khi đưa ra công chúng (có sự hợp tác chặt chẽ giữa BTC và đơn vị hợp tác).
*Quảng bá hội thảo trước và sau khi kết thúc trên những nền tảng đã xác định trước đó.
*Trước khi diễn ra hội thảo khoảng 1 tháng