3. Đánh giá chất lượng
3.3. Chuẩn bị báo cáo tự đánh giá
Hình 3.1 minh họa các bước để chuẩn bị một bản báo cáo tự đánh giá theo chu trình Lập kế hoạch-Triển khai-Rà soát-Cải tiến (PDCA).
Hình 3.1. Áp dụng chu trình PDCA trong xây dựng báo cáo TĐG
Giai đoạn “Lập kế hoạch” được bắt đầu với việc phổ biến mục đích của hoạt động đánh giá. Tiếp theo, cần thành lập nhóm công tác phụ trách viết báo cáo TĐG. Nhóm công tác nên bao gồm những cán bộ chủ chốt đại diện cho các phòng ban, trong đó trưởng nhóm do khoa hoặc CSGD chỉ định. Để quản lý sự thay đổi, cần gắn kết và kêu gọi các bên có liên quan tham gia vào hoạt động đánh giá ngay từ đầu, qua đó đảm bảo sự đồng hành và đồng thuận của các đối tượng này đối với dự án. Nên xây dựng thời gian biểu rõ ràng cho hoạt động TĐG (xem Hình 3.2). Mỗi thành viên trong nhóm cần chịu trách nhiệm thu thập và phân tích thông tin, dữ liệu liên quan đến tiêu chuẩn được phân công trong báo cáo TĐG. Mỗi thành viên cần hiểu rõ nội hàm các tiêu chuẩn AUN-QA trước khi triển khai giai đoạn tiếp theo.
Hình 3.2. Thời gian biểu cho hoạt động xây dựng báo cáo TĐG
Giai đoạn “Triển khai” bao gồm việc xác định “khoảng cách” giữa hệ thống BĐCL của CSGD với các yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn AUN-QA. Thu thập dữ liệu là một bước quan trọng ở giai đoạn này vì nó giúp xác định hiện trạng của hoạt động BĐCL cũng như xây dựng kế hoạch cải tiến, giúp nhà trường đáp ứng các tiêu chuẩn AUN-QA. Các giải pháp để thu hẹp khoảng cách cần được thực hiện trước khi tiến hành viết và rà soát báo cáo TĐG. Giai đoạn “Kiểm tra” liên quan đến việc thẩm định báo cáo TĐG và rà soát hoạt động BĐCL; thu thập ý kiến phản hồi để cải tiến. Cần thành lập một nhóm độc lập để thẩm định mức độ đáp ứng của báo cáo TĐG và hệ thống BĐCL so với yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn AUN-QA. Những khuyến nghị được đưa ra để cải tiến báo cáo TĐG và thu hẹp “khoảng cách” giữa hoạt động BĐCL tại đơn vị với yêu cầu của bộ tiêu chuẩn.
Giai đoạn “Cải tiến” bao gồm việc thực hiện các khuyến nghị được đưa ra trong giai đoạn “Kiểm tra” cũng như hoàn thiện báo cáo TĐG trước khi phổ biến nội dung báo cáo TĐG đến các bên liên quan và chuẩn bị sẵn sàng cho đánh giá ngoài.