2 2 1 1 Chƣa có qu tr nh đánh nhà cung cấp giá cụ thể
Đối với một công ty sản xuất hàng xuất khẩu thì việc có đƣợc một nhà cung cấp phù hợp rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty, một quy trình cụ thể sẽ giúp công ty có thể lựa chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng nhƣ chi phí
Tuy nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc lựa chọn nhà cung cấp nhƣng trong thời gian qua công ty chƣa xây dựng đƣợc một quy trình cụ thể bao gồm từng bƣớc lựa chọn nhà cung cấp và phổ biến cho các bộ phận có liên quan nên nhân viên làm theo thông lệ, đôi khi sẽ bỏ qua một số bƣớc điều này sẽ dẫn đến những đánh giá không khách quan, ảnh hƣởng tới kết quả tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của công ty
2 2 1 2 Thiếu đồng bộ giữa các phòng ban
Trong công ty có 2 bộ phận phụ trách việc tổng kết, đánh giá nhà cung cấp là phòng mua hàng và phòng chất lƣợng:
- Phòng mua hàng phụ trách đánh giá về thời gian giao hàng, giá cả, sự linh động và tinh thần trách nhiệm
- Phòng chất lƣợng phụ trách đánh giá chất lƣợng sản phẩm
Bảng 2 1: Bảng đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng mua hàng
Chỉ tiêu đánh giá (50%) 1 Thời gian giao hàng đúng hạn
- Tổng số lần giao hàng trễ hạn - Tổng số lần giao hàng trong quý
2 Hàng hóa đạt chất lƣợng
- Tổng số lần giao hàng lỗi
- Tổng số lần giao hàng trong quý
3 Giá cả cạnh tranh
- Giá bình quân
- Giá chuẩn ban đầu (giá đã duyệt)
4 Sự linh động và tinh thần trách nhiệm
a/ Nhà cung ứng thể hiện thái độ hợp tác tích cực trƣớc những đề nghị, yêu cầu của Scancom (0 4điểm)
b/ Nhà cung ứng đáp ứng theo tất cả các thủ tục yêu cầu (0 4điểm) c/ Nhà cung ứng cung cấp đầy đủ hồ sơ và chứng từ kịp thời (0 4điểm)
Điểm
3
2
2
2
d/ Nhà cung ứng thực hiện đúng những giao ƣớc (0 4 điểm)
e/ Nhà cung ứng cam kết sẳn sàng cải tiến dịch vụ của họ với Scancom (0 4 điểm)
Nguồn: [2]
Nhận xét:
Nhìn vào bảng 2 1 ta thấy theo quy định của công ty phòng mua hàng sẽ đánh giá các chỉ tiêu về: giá cả, mức độ linh hoạt, thời gian giao hàng Tuy nhiên trong bảng đánh giá hiện tại của phòng mua hàng lại có chỉ tiêu đánh giá về chất lƣợng hàng hóa Nhƣ vậy bảng đánh giá của phòng mua hàng đã bị dƣ chỉ tiêu so với quy định của công ty
Bảng 2 2: Bảng Cơ cấu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng chất lƣợng
Nguồn: [1]
Nhận xét:
Nhìn vào bảng 2 2 ta thấy chỉ tiêu chất lƣợng do phòng chất lƣợng phụ trách đánh giá chiếm tỉ lệ 50%, trong đó chỉ tiêu về tỉ lệ hàng lỗi chiếm tỉ trọng lớn nhất chiếm 40% trong tổng số các tiêu chuẩn đánh giá về chất lƣợng
ảng 2 3: Thang điểm đánh giá nhà cung cấp của phòng chất lƣợng
Nguồn: [1] Qua 2 bảng 2 1 và 2 2 ta thấy chỉ tiêu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp giữa 2 phòng ban bị trùng lặp nhau Trong bảng đánh giá của phòng mua hàng đã đánh giá lại chỉ tiêu tỉ lệ giao hàng lỗi của phòng chất lƣợng, nhƣ vậy kết quả đánh giá thiếu chính xác ên cạnh đó thang đo của phòng mua hàng quy về thang điểm 10 còn phòng chất lƣợng quy về thang điểm 4 nhƣng khi tổng hợp kết quả đánh giá lại không có sự điều chỉnh thang đo, điều này làm cho kết quả đánh giá nhà cung cấp không chính xác và thiếu khách quan
Loại Đánh giá Điểm
A Xuất sắc – Duy trì tốt mối quan hệ 4
B Tốt – Cần cải thiện một số vấn đề còn tồn tại 3
C Khá – Lập kế hoạch khắc phục 2
D Kém – Thực hiện hành động cần thiết ngay 1
F Loại – hoàn toàn cắt đứt 0
Chất lƣợng (50%) Tỉ trọng
Tỉ lệ hàng lỗi 40%
Quản lý hệ thống 30%
5S 10%
Hàng mẫu 10%
2 2 1 3 Chậm trả lời hành động khắc phục phòng ngừa
Phiếu khắc phục phòng ngừa là văn bản của công ty yêu cầu nhà cung cấp thực hiện hành động khắc phục sự cố trên sản phẩm Nhà cung cấp phải trả lời nguyên nhân gây ra sự cố cách khắc phục tức thời và cả cách giải quyết triệt để và phòng ngừa tránh tình trạng lỗi xảy ra sau này (phụ lục 1)
Đây là một trong những hành động chiến lƣợc của công ty nhằm cải tiến chất lƣợng hàng hóa, hỗ trợ nhà cung cấp trong việc tìm ra nguyên nhân làm giảm chất lƣợng và cách khắc phục Việc tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự cố lỗi, hƣ hỏng trên nguyên liệu đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho ScanCom Bên cạnh đó thông qua việc trả lời hành động khắc phục phòng ngừa công ty sẽ đánh giá đƣợc thái độ của nhà cung cấp trong việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm
Nguồn: [1]
Biểu đồ 2 4: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2009-2010
Nhìn vào biểu đồ 2 4 ta thấy tỉ lệ nhà cung cấp trả lời hành động khắc phục phòng ngừa đúng thời gian quy định chỉ đạt 41%, trong khi đó số lƣợng nhà cung chậm trả lời chiếm tới 59%
Nguồn [1]
Biểu đồ 2 5: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2010 -2011
Dựa vào 2 biểu đồ trên ta thấy tỉ lệ nhà cung cấp trả lời cho công ty ScanCom về hành động khắc phục – phòng ngừa chậm hơn so với thời gian quy định ngày càng tăng Cụ thể tỉ lệ nhà cung cấp trả lời hành động khắc phục- phòng ngừa năm 2009-20010 chiếm 59% nhƣng đến năm 2010-2011 đã tăng lên 68% Tình trạng nhà cung cấp trả lời trễ gây ảnh hƣởng lớn đến quy trình đánh giá nhà cung cấp của phòng chất lƣợng
2 2 3 Đánh giá chất lƣợng nhà cấp 2 2 3 1 Thiếp lập phiếu khảo sát
Phiếu khảo sát đƣợc thiết lập dựa trên tiêu chí: khảo sát nhà cung cấp để đánh
giá thu thập thông tin mà thông qua số liệu báo cáo của công ty chƣa thể hiện đƣợc
Phiếu khảo sát chi tiết xin vui lòng xem tại phần Phụ lục 2
2 2 3 2 Thu thập số liệu
Thời gian thu thập số liệu: 10/3/2012 đến 07/04/2012 Phƣơng pháp thu thập số liệu:
Phƣơng pháp phỏng vấn: khảo sát nhà cung cấp bằng cách gửi qua thƣ điện tử
2 2 3 3 Xử lý số liệu
Lập bảng tần số cho biến định tính
Bảng 2 4: Bảng Tỉ lệ thời gian quan hệ hợp tác giữa công ty và nhà cung cấp
Giá trị Dƣới 1 năm Từ 1 đến 3 năm Trên 3 năm Tổng Tần số 18 22 4 44 Phần trăm 40 9 50 0 9 1 100 0 Phần trăm cộng dồn 40 9 90 9 100 0
Nguồn: Điều tra của tác giả 4/2012
Nhận xét:
Dựa vào bảng 2 4 ta có thể nhận xét nhƣ sau:
Trong tổng số 44 lƣợt trả lời có 22 lƣợt trả lời là có thời gian hợp tác với ScanCom từ 1 đến 3 năm chiếm tỉ lệ 50% Tuy nhiên trong số 44 lƣợt trả lời chỉ có 4 lƣợt trả lời là có thời gian hợp tác với công ty trên 3 năm chiếm tỉ lệ 9 1% Điều này cho thấy công ty cần tiềm kiếm xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp tốt để tìm đƣợc nguồn nguyên liệu ổn định
Bảng 2 5: Bảng thể hiện loại hình kinh doanh của doanh nghiêp
Nguồn: Điều tra của tác giả 4/2012 Giá trị Tần số Phần trăm Phần trăm cộng dồn
Nhà sản xuất Nhà phân phối Tổng 31 70 5 70 5 13 29 5 100 0 44 100 0
Nhận xét:
Dựa vào bảng 2 5 cho ta có nhận xét nhƣ sau:
Trong tổng số 44 lƣợt trả lời có 31 lƣợt trả lời là nhà sản xuất chiếm tỉ lệ 70 5% cho thấy đa số các nhà cung cấp hiện tại là các nhà trực tiếp sản xuất ra sản phẩm để bán giúp cung cấp nguyên liệu với giá rẻ hơn vì không phải thông qua trung gian, hàng hóa linh động hơn, ổn định hơn
Nhà cung cấp là các nhà phân phối có 13 lƣợt trả lời chiếm tỉ lê 29 5%
Bảng 2 6: Bảng thể hiện loại giá nhà cung cấp áp dụng cho ScanCom
Nguồn: Điều tra của tác giả 4/2012
Nhận xét:
Dựa bảng 2 6 ta có thể nhận xét nhƣ sau:
Trong tổng số 44 lƣợt trả lời có 30 lƣợt trả lời của nhà cung cấp là áp dụng giá bán lẻ đối với hàng hóa bán cho ScanCom chiếm tỉ lệ 68 2% Hàng hóa ScanCom mua từ nhà cung cấp giá cả vẫn chƣa tốt nhất Trong khi đó chỉ có 5 lƣợt trả lời là đang áp dụng giá chiết khấu theo số lƣợng chiếm tỉ lệ là 11 4%
Giá trị Tần số Phần trăm Phần trăm cộng dồn
Giá bán lẻ Giá bán sỉ
Chiết khấu theo số lƣợng Tổng
30 68 2 68 2
9 20 5 88 6
5 11 4 100 0
Bảng 2 7: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đồng ý của nhà cung cấp
Nguồn: Điều tra của tác giả 2012
Nhận xét:
Qua bảng 2 6 ta có thể nhận xét nhƣ sau:
Các nhà cung cấp đƣợc khảo sát còn dè dặt chƣa mạnh dạng đầu tƣ , cải tiến máy móc trang thiết bị vì họ chƣa nhận đƣợc sự hỗ trợ từ phía công ty, chƣa nhận đƣợc sự bảo đảm xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài Việc cải tiến máy móc sẽ giúp chất lƣợng nhà cung cấp tăng lên giảm đƣợc thời gian, sản phẩm lỗi tuy nhiên chi phí để cải tiến không nhỏ Vì vậy để nhà cung cấp có thể mạnh dạng đầu tƣ trang thiết bị, đầu tƣ thích đáng cho hoạt động cải tiến công nghệ thì phải có sự bảo đảm của công ty về xây dựng quan hệ làm ăn lâu dài, bên cạnh đó công ty cần có chính sách giá và các biện pháp hỗ trợ nhằm khuyến khích nhà cung cấp
1(%) 2(%) 3(%) 4(%) 5(%)
Quý doanh nghiệp có kế hoạch nâng cấp, cải tiến máy móc thiết bị trong vòng 2 năm tới không?
2 3 4 5 47 7 38 6 6 8
Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giảm giá để cạnh tranh với đối thủ nếu giá của họ tốt hơn không?
0 2 3 34 1 45 5 18 2
Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giao hàng ngay khi ScanCom đề nghị không?
0 0 18 2 50 0 31 8
Đánh giá của Quý doanh nghiệp về chƣơng trình cải tiến chất lƣợng của ScanCom áp dụng cho nhà cung cấp
0 0 20 5 38 6 40 9 R ất k h ôn g đ ồn g ý K h ôn g đ ồn g ý R ất đ ồn g ý T ru ng lậ p Đ ồn g ý
Qua bảng khảo sát ta có thể nhận thấy nhà cung cấp rất quan tâm trong việc cạnh tranh giá với các đối thủ của họ Vì giá là một trong những yếu tố quyết định để lựa chọn nhà cung cấp
Bảng khảo sát chỉ ra rằng tỉ lệ nhà cung cấp sẵn sàng giao hàng ngay khi ScanCom đề nghị chiếm 50% trong bảng khảo sát Qua đó cho ta thấy đƣợc nguồn nguyên liệu từ nhà cung cấp khá dồi dào và ổn định và nhà cung cấp có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu nguyên liệu của ScanCom
Qua bảng số liệu trên cho ta thấy, đa phần các nhà cung cấp đƣợc khảo sát đều hài lòng với chƣơng trình cải tiến chất lƣợng của ScanCom áp dụng cho nhà cung cấp Điều này cho thấy cải tiến chất lƣợng sản phẩm là mối quan tâm không những của ScanCom mà cả nhà cung cấp Chất lƣợng sản phẩm đƣợc nâng cao sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên, giúp sản phẩm của ScanCom ngày càng tạo đƣợc chỗ đứng trên thị trƣờng thế giới
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Thông qua phân tích thực trạng tại công ty hiện nay giúp công ty có thể nắm bắt những vấn đề còn tồn tại, chƣa khắc phục đƣợc từ đó tìm ra phƣơng hƣớng để giải quyết
Muốn xây dựng đƣợc nguồn cung cấp bền vững thì cần phải xây dựng dƣợc một quy trình lựa chọn hợp lý, phù hợp tình hình thực tiễn tại công ty Do vậy thông qua kết quả phân tích cùng những nhận định, tác giả sẽ xây dựng một quy trình lựa chọn nhà cung cấp cụ thể phù hợp với công ty TNHH ScanCom Việt Nam đƣợc đề cập ở chƣơng tiếp theo
CHƢƠNG 3
XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM
VIỆT NAM
3 1 Mục tiêu
Xây dựng một quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn tại công ty để nhân viên có trách nhiệm nắm rõ công việc và trình tự các bƣớc thực hiện nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả lựa chọn tốt hơn Giúp công ty tìm kiếm đƣợc nhà cung cấp tốt có uy tín, có nguồn cung ổn định, chất lƣợng tốt, giá cả phải chăng, có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của công ty để hoạt động sản xuất đƣợc diễn ra liên tục
Quản lý các nhà cung cấp hiện tại để hàng hóa mua từ các nhà cung cấp đạt chất lƣợng tốt nhất, duy trì đƣợc mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp đạt yêu cầu từ đó giúp công ty xây dựng đƣợc nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, bền vững
3 2 Xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp3 2 1 Tìm kiếm nhà cung cấp 3 2 1 Tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi nhận đƣợc yêu cầu nguồn nguyên liệu từ bộ phận nghiên cứu và phát triển của phòng kỹ thuật trong công ty Phòng mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng để cung cấp vật tƣ phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty
Trƣớc khi tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp thì nhân viên phòng mua hàng cần phải nghiên cứu thị trƣờng về nguyên vật liệu, nhu cầu thị hiếu ngƣời tiêu dùng, giá cả để có sự lựa chọn tốt nhất
Đối với từng loại nguyên liệu khác nhau thì các bƣớc lựa chọn nhà cung cấp sẽ khác nhau:
- Đối với loại nguyên liệu thƣờng xuyên hoặc đã từng sử dụng thì phòng mua hàng sẽ tiến hành đánh giá, xem xét lại hồ sơ nhà cung cấp hiện tại của công ty Nếu nhà cung cấp hiện tại có đủ năng lực và đáp ứng tốt các yêu cầu của công ty thì sẽ tiếp tục hợp tác còn ngƣợc thì phòng mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mới tốt hơn
- Đối với nguyên liệu mới, chƣa đƣợc sử dụng trƣớc đây thì nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp loại nguyên liệu mới trên các phƣơng tiện thông tin, báo đài, tạp chí, công cụ tìm kiếm,…
3 2 2 Khảo sát nhà cung cấp
Khi đã có đƣợc danh sách nhà cung cấp ban đầu, thì nhân viên phòng mua hàng sẽ kết hợp với nhân viên phòng chất lƣợng đi thăm nhà cung cấp và tiến hành khảo sát nhà cung cấp bằng bảng câu hỏi (phụ lục 3) về các chỉ tiêu:
- - - - -
Quản lý của lãnh đạo công ty Quản lý chất lƣợng
Khả năng sản xuất/kỹ thuật Thời hạn giao hàng
Vệ sinh nhà xƣởng
Sau khi đã tiến hành khảo sát nhà cung cấp, nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành cho điểm, tổng kết và dựa vào đó đánh giá về năng lực, mức độ đáp ứng so với tiêu chuẩn của công ty
Việc trực tiếp tới thăm tại nhà cung cấp sẽ cho sự đánh giá, nhận định ban đầu đối với nhà cung cấp và kết hợp với kết quả khảo sát để chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp để đƣa vào danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Kết quả cũng nhƣ thông tin tổng quan ban đầu về nhà cung cấp sẽ đƣợc nhân viên phòng mua hàng thông báo cho trƣởng phòng chất lƣợng và kỹ thuật bằng thƣ