III. MÔ HÌNH TỔ CHỨC MÀ NHÂN VIÊN LÝ TƯỞNG
1 Trong thời đại cạnh tranh, cái cần nhất là sáng tạo đổi mới, những doanh nghiệp làm việc chậm chạp là
đã thất bại ngay từ khi mới bắt đầu rồi. Một người mới đến làm việc tại công ty, đưa ra một bản kế hoạch làm việc có nhiều sáng tạo, thế nhưng khi bản báo cáo này trước khi đến được phòng của nhà kinh doanh (ông chủ công ty) nó cần phải được bao nhiêu người đồng ý? Nói cách khác nó phải trải qua bao cửa ải mới đến được phòng của nhà kinh doanh. Kết quả điều tra cho thấy, phải mất rất nhiều thời gian và phiền phức rắc rối, nên khi qua được các cửa ải ấy thì nội dung của bản kế hoạch ấy cũng bị rơi rớt hoặc đã bị méo mó đi nhiều. Những đề xuất của bản kế hoạch vốn là có tác dụng, nhưng cuối cùng hoàn toàn trở thành vô dụng. Do vậy, doanh nghiệp muốn đổi mới để phát triển thì cần phải chuyển cơ cấu tổ chức theo hình kim tự tháp thành một cơ cấu phẳng.Ngay đến công ty điện máy Toshiba, một doanh nghiệp có kết cấu tổ chức hình kim tự tháp tiêu biểu của Nhật trước đây, cũng đi theo hướng cải cách tổ chức, việc đầu tiên là phân tích về cơ cấu tổ chức của công ty xem khoảng cách từ hiện trường bán hàng đến người chủ nhà máy phải qua bao nhiêu tầng nấc, kết quả cho thấy tổng cộng có tới 13 cấp bậc khác nhau. Vì thế, ông đã lập tức bãi bỏ chế độ cũ, tạo cơ chế hành chính thông thoáng cho công ty dễ bề hoạt động. Một số doanh nghiệp làm ăn tấn tới, tổng cộng chỉ có 30 người, nhưng khoảng cách giữa nhân viên đến người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp có ba người làm công tác quản lý. Chủ doanh nghiệp làm việc trực tiếp với 30 nhân viên. Tổ chức quản lý doanh nghiệp loại này người ta gọi là cơ cấu tổ chức phẳng. Tổ chức kiểu này có ưu thế hơn, nhân viên có thể trực tiếp đưa ra những ý tưởng của mình với ông chủ, ông chủ cũng có thể căn cứ vào đó để nhanh chóng đưa ra quyết sách. Tổ chức kiểu kim tự tháp đã bóp chết vô số những ý tưởng mới. Trong thời đại mềm hoá, chỉ có cơ cấu tổ chức phẳng hoá thì mới rút ngắn được khoảng cách, đó là mấu chốt để giành thắng lợi.
Dù muốn hay không muốn nhưng tháp nhu cầu maslow cũng đã chỉ ra rằng con người dù muốn khẳng định mình như thế nào nhưng kết quả cuối cùng của nỗ lực của họ cũng chỉ là nhận được sự tôn trọng, những vị trí cao hơn nên chính về thế bản thân nhân viên vẫn không muốn xóa bỏ một hình tượng sếp, lãnh đạo, những quản trị cấp cao vì đó là các hình mẫu để phấn đấu. Vấn đề mà họ muốn chi muốn rút ngắn khoảng cách chử không phải cào bằng, triệt tiêu.
Trí tuệ con người là vô giá nhưng trong thế giới tri thức thì nó không phải là thứ không thế thay thế. Cơ cấu tổ chức công ty được lập nên theo ý đồ của chủ sở hữu nên nhân viên đôi khi cũng phải thừa nhận: nói đi nói lại họ chỉ là người làm công, cái ghế mà họ đứng chỉ được xem xét bằng nỗ lực chứ không phải là chuyện họ thích hay không thích.
Vì thế dù chúng ta cũng không thể phủ nhận rằng mô hình tháp dù đã không còn phù hợp vẫn sẽ phải góp mặt với yếu tố tăng cường ưu điểm cho mô hình quản trị tương lại. Nên nhóm đã chủ động chọn mô hình phẳng có tính tương đối để phù hợp hơn về thực tế và thể hiện được sự công bằng mà nhân viên dành cho tổ chức. Đứng về mặt người chủ thì nếu không thay đổi phù hợp với quy luật phát triển thi hành vi ấy của họ sẽ là bài toán diệt vong được họ tạo ra. Mô hình mà nhóm chúng tôi chọn là mô hình phẳng tương đối, trong mô hình này vẫn tồn tại sự hình thành mô hình tháp quản trị thấp nhưng với tư tưởng phẳng tổ chức mọi cấp quản trị sẽ được tính toán một cách tối ưu chứ cơ cấu tổ chức chỉ phục vụ cho người lãnh đạo mà là tạo ra để tạo ra sự thành công. Phạm vi chúng ta xem xét ở đây là khía cạnh công ty, nơi mà nhân viên làm việc trực tiếp và có mối quan hệ quyền hạn với nhau, sẽ có ý kiến phản đối chúng tôi rằng làm gì có chuyện phẳng hóa tổ chức được vì dụ như Vinamilk, Samsung có hàng nghìn nhân viên hay lên tới những con số lớn hơn thì làm sao có chuyện cùng nhau tham gia giải
quyết vấn đề nhưng cũng vì vậy phạm vi mà chúng tôi muốn đề cập và thực tế đó chình là những mô hình công ty. Vậy khác nhau ở điểm gì? Một tổ chức mà chúng tôi ở đây xem xét mang tinh độc lập và có cùng 1 đặc điểm là có những mối quan hệ gắn bó với nhau thật sự. Ví du như Unilever có khắp thế giới nhưng cơ cấu tổ chức mà chúng tôi muốn nói tới chỉ tại Việt Nam, Thài Lan hoặc là cả một mô hình lớn tổng quát của cả tập đoàn. Chúng ta cũng phải xem đền tính ưu việt của mô hinh tháp và đáp ứng tính chuyên môn hóa mà tổ chức đặt ra nên có thể nói mô hình phẳng mà chúng tôi nói tới chi mang tình tương đối khi giảm thiểu số cấp quản trị, về hình thức vẫn có những cơ quan chức năng, trực tuyến như mô hình tháp nhưng người sếp trực tiếp có hay không tùy thuộc sự đa dạng của tổ chức với nguyên tắc cái gì không cần nên loại bỏ. Phẳng hóa trong các công ty đa quốc gia không lồ có thể là việc phẳng hóa trong từng bộ phận, trong từng công ty. Chúng ta phải chấp nhận sự phát triển của tổ chức vế quy mô nên vẫn phải tồn tại việc phân chia tổ chức theo các tiêu chí như chức năng, tổ chức. Không nên nhìn tổ chức phẳng một cách máy móc mà phải hiểu trên những hướng tích cực rằng đó là việc giảm theo sự nặng nề của tổ chức.
Nếu chỉ nói đơn giản là nhân viên thích mô hinh phẳng chỉ vì họ được tham gia quản trị cùng sếp, rút ngắn được khoảng cách với sếp, không tồn tại cấp lãnh đạo trung gian thì có vẻ hơi không xác đáng. Chúng ta sẽ đi tìm hiểu sâu hơn 1 tí về mô hình quản trị phẳng về nhũng ưu điểm và nói rõ hơn cái cần thiết của nó và những gì nhân viên mong đợi. Xin nhắc lại định nghĩa “Tổ chức phẳng (cũng được biết đến như một tổ chức ngang) đề cập
đến một cơ cấu tổ chức với mức độ ít hoặc không có can thiệp quản lý giữa các nhân viên và các nhà quản lý. Ý tưởng là rằng người lao động được đào tạo tốt sẽ có hiệu quả hơn khi họ trực tiếp tham gia vào các quyết định làm
cho quá trình, chứ không phải là giám sát chặt chẽ bởi nhiều lớp quản lý.”
Nó không phải là sự hoàn hảo mà vẫn ưu và nhược điểm.
Ưu điểm
Ít tốn kém vì chỉ vài nhà quản lý
Nó tão ra ít các cấp quản lý
Quyết định và hành động có thể một cách nhanh chóng
Thông tin liên lạc nhanh chóng và rõ ràng giữa các cấp độ quản lý
Phù hợp với các hoạt động thường xuyên chuẩn hóa
Cấp trên không quá chiếm ưu thế, độc tài vì số lượng lớn cấp dưới
Cấp dưới giám sát 1 cách nghiêm ngặt, chặt chẽ.
Nhược điểm
Không thích hợp với hoạt động phức tạp
Chất lượng hoạt động có thể là xấu
Nhiều nhân viên dưới cấp dễ dẫn tới lỏng lẽo
Yêu cấu rất cao dành cho cấp trên khi vai trò là một người lãnh đạo phải luôn ở mức rất cao
Có thể xảy ra sự đối lập trong việc phối hợp giữa các cấp quản lý.
Ở những phân tích ở trên ta đã đi chứng minh rằng chính trong mô hình phẳng này các nhân viên được thoải mái thể hiện mình, được tham gia với các công việc của công ty một cách trực tiếp và khoảng cách quản lý đã được rút ngắn thõa mãn với mong đợi của họ. Nhưng mô hình này cũng có những nhược điểm nhưng theo chúng tôi, xếp hạng về ưu điểm của mô hình này lớn hơn nhược điểm rất nhiều. Nói một cách chính xác hơn thì chi phí cơ hội bỏ ra cho mô hình này là khả dụng hơn các mô hình khác rất nhiều. Ngoài ra những lợi ích của mô hình này không chỉ dừng lại ở việc tạo ra những gì như trên mà ta đã phân tích mà nó còn đem lại những lợi ích sau
cũng không kém phần quan trọng: theo nhóm chúng tôi chính là kênh truyền thông trong mô hình này mang lại một sự tối ưu rất cao.
Mọi thứ được phẳng ra làm cho giao tiếp, thông tin trong công ty không vì thế có khả năng bóp méo, nó giống như ta đang trong một hội nghị mà ngày nào họ cũng họp vậy. Dòng chảy thông tin không còn chảy từ trên xuống mà nó như một cách trực tiếp ra làm cho nó có thể đi từ người lãnh đạo đến quản trị viên rất nhanh. Hơn nữa sự linh hoạt, linh động của mô hình này cũng rất phù hợp với một thế hệ nhân viên đang đói thông tin, đang cực kì không thích những cái làm họ chậm lại với thế giới.
Chúng ta đã nói quá nhiều đến việc rút bớt cấp quản trị trung gian, nhưng chúng ta chỉ mới nói đến những cái chung, những cái ai cũng sẽ hiểu. Thuận lợi và cái hay của mô hình phẳng là tiền đề cho việc tại sao nhân viên yêu thích làm việc tại mô hình này đó là việc rút bỏ số cấp quản trị. Nó có thể biểu hiện trong thực tế với nhiều cách khác nhau. Biểu hiển khác của việc rút bớt số cấp quản trị của mô hình phẳng là được làm việc theo nhóm. Công ty sẽ hình thành nhiều nhòm làm việc độc lập với nhau và người lãnh đạo cao nhất, hay của chính các nhóm này sẽ trực tiếp điều hành công việc theo ngày. Mọi thứ luôn tích cực, nhanh chóng. Bản chất làm việc nhóm vẫn được tổ chức ở các mô hình tháp nhưng do hạn chế về số cấp quản trị quá nhiều nên đó cũng chí là cách họ cùng nhau làm việc để giải quyết vấn đề chứ không phải như mô hình phẳng, mọi người làm việc với nhau, làm trong các nhóm ở đây là để tạo ra sản phẩm, để sáng tạo. Thật vậy, Apple với việc phát triển trong nhiều mảng khác nhau nên mô hình phẳng quản trị được áp dụng rất linh hoạt, họ thường xuyên tạo ra các nhóm làm việc từ 10 đến dưới 100 người phát triển các dự án sản phẩm khác nhau, họ làm việc trực tiếp với những CEO của công ty và giữ bí mật mọi thứ. Hình thức ấy được chúng ta xem như cái nhóm ấy đang hoạt động như một công ty tách biệt hoàn toàn
với các nhóm khác, đó chính là một mô hình phẳng thật sự, mọi người cùng nhau làm việc, chỉ có một vị lãnh đạo ở trên. Thật tuyệt khi chúng ta có thể xây dựng và làm việc trong những mô hình như thế.
Chúng ta cũng thấy được rằng, xu thế hiện tại trên thế giới thì mô hình tô chức cũng đã có những bước chuyển mình mới như khi người ta nói nhiều đến tổ chức trí tuệ, tổ chức tri thức. Ở trong những tổ chức như thế này mọi người làm việc, chia sẻ với nhau dựa trên tri thức. Trong những tổ chức phẳng nhân viên được hợp tác, làm việc với nhau, sự công sinh này đem tới lợi ích cho họ, Sự chia se3 kiến thức trong các nhóm quản lý phẳng như vậy sẽ giúp cho tri thức là không của riêng ai, mọi người học hỏi lẫn nhau. Những đòi hỏi về kiến thức chuyên môn cũng không còn là trở ngại đối với các nhân viên, việc luôn phải tìm tòi, và được thử thách với nhiều cái mới khiến cho họ tăng động lực làm việc lên rất cao. Trong khi một số mô hình quản trị truyền thống lại quá chú trọng đến tính chuyên môn hóa làm cho công việc trở nên nhàm chán. Mô hình phẳng đã tạo ra được những tổ chức luôn học tập, mọi người kết hợp với nhau sẽ có được ngoài một tổ chức là một lớp học với những con người ưu tú, người giỏi giúp người kém hơn phát triển.
Một điểm cộng nữa mà chúng ta đã nhắc tới đó là tính công bằng1 trong các tổ chức phẳng, nhân viên hiện đại thừa nhận rằng họ không ham muốn một nơi làm việc chỉ chú trọng đến việc tăng lương đơn thuần mà cần một sự công bằng, Cái bằng ấy không phải được biểu hiện là môi trường làm việc ấy phải tao ra được động lực làm việc, cơ hội thăng tiến ngang nhau, không nảy sinh sự phân biệt đối xử mà nó thường xảy ra trong các tổ chức