Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ họp xét
Trưởng Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã căn cứ vào tình hình thực tế và tiến độ triển khai tại cơ sở: Xây dựng lịch họp, xét cho từng thôn, xóm, tổ dân phố; chỉ đạo cán bộ địa chính xã và thành viên Ban chỉ đạo xã chủ trì phối hợp với thành viên Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp huyện, cán bộ Phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc cán bộ Văn phòng Đăng ký QSDĐ) được phân công phụ trách địa bàn và Tổ cấp giấy chứng nhận của thôn, bản, tổ dân phố chuẩn bị hồ sơ phục vụ cho việc họp, xét cấp giấy chứng nhận. Công việc cụ thể gồm:
- Kiểm tra về tính đầy đủ của các tài liệu và nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký đất đai của từng chủ sử dụng đất. Trường hợp hồ sơ kê khai còn thiếu tài liệu hoặc kê khai thiếu nội dung phục vụ cho việc họp xét thì Tổ cấp giấy chứng nhận tại thôn, bản, tổ dân phố có trách nhiệm bổ sung hoàn chỉnh theo đúng Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Căn cứ các quy định của pháp luật về cấp giấy chứng nhận, nội dung kê khai của các hộ (ghi tại mục 3.2 của Tờ kê khai, đăng ký đất đai) và kết quả kiểm tra tại bước 4 Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của Sở Tài nguyên và Môi trường: Tiến hành xem xét cụ thể đối với từng thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận lần đầu, dự kiến các trường hợp đủ điều kiện, chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và nghĩa vụ tài chính (nếu có); lập các biểu số liệu và biên bản phục vụ việc họp xét của Ban chỉ đạo cấp xã theo mẫu kèm theo văn bản này, cụ thể:
+ Biểu tổng hợp thông tin kê khai và dự kiến xét cấp cấp giấy chứng nhận Ban chỉ đạo cấp xã phục vụ cho Ban chỉ đạo hợp xét;
38
+ Dự kiến Danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận;
+ Dự thảo biên bản họp xét cấp giấy chứng nhân của ban chỉ đạo cấp xã. Cán bộ phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc cán bộ Văn phòng Đăng ký QSDĐ) phụ trách địa bàn có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và nội dung dự kiến họp xét nêu trên; ghi phiếu ý kiến kiểm tra hồ sơ dự kiến xét, cấp giấy chứng nhận theo mẫu ban hành kèm theo văn bản này.
Bước 2: Họp Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã - Thành phần tham gia họp, xét:
+ Trưởng ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã - Chủ trì cuộc họp; + Thư ký cuộc họp: Một trong các thành viên Ban chỉ đạo do Trưởng Ban cử để ghi chép nội dung và lập Biên bản họp xét của Ban chỉ đạo theo mẫu Biên bản kèm theo Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của Sở Tài nguyên và Môi trường.
+ Các thành viên Ban chỉ cấp giấy chứng nhận cấp xã; + Tổ cấp giấy chứng nhận của thôn, xóm, tổ dân phố;
+ Thành viên Ban chỉ đạo cấp giấy của huyện, thành phố và cán bộ phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc cán bộ Văn phòng Đăng ký QSDĐ) được phân công phụ trách địa bàn.
+ Tùy theo từng điều kiện cụ thể, Ban chỉ đạo cấp xã có thể mời đại diện nhân dân trong cùng thôn, bản, tổ dân phố là người am hiểu về đất đai và nắm được các quy định của pháp luật về đất đai để cùng tham gia họp xét.
- Nội dung họp xét:
+ Cán bộ địa chính xã trình bày Dự thảo kết quả xét, cấp giấy chứng nhận đối với từng thửa đất theo đề nghị của từng hộ gia đình, cá nhân; thông qua danh sách các trường hợp đủ điều kiện và danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận.
39
+ Cán bộ phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc cán bộ Văn phòng Đăng ký QSDĐ) huyện, thành phố đọc phiếu ý kiến kiểm tra của cán bộ được phân công phụ trách địa bàn.
+ Trưởng Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã chủ trì thảo luận, tập trung làm rõ đối với các trường hợp: Thửa đất còn có ý kiến chưa thống nhất về tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất, nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp đất đai, sự phù hợp với quy hoạch… của những người tham gia họp xét; thửa đất có nguồn gốc phức tạp cần phải có ý kiến thống nhất.
Trường hợp đặc biệt, thửa đất có nguồn gốc và thời điểm sử dụng phức tạp mà chưa thống nhất được tại cuộc họp thì thư ký cuộc họp lập thành danh sách để lấy ý kiến khu dân cư theo Hướng dẫn tại Thông tư số 06/2007/TT- BTNMT ngày 02/7/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Ý kiến kết luận theo phiếu lấy ý kiến khu dân cư là căn cứ để xét, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã biểu quyết thông qua về danh sách các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận, danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận bằng hình thức biểu quyết giơ tay. Kết luận rõ nội dung cần hoàn thiện bổ sung và thời gian hoàn thành đối với hồ sơ còn tồn tại.
- Hoàn thiện hồ sơ sau họp xét:
+ Căn cứ kết quả xét, cấp của Ban chỉ đạo cấp xã, Thư ký cuộc họp hoàn thiện Biên bản họp xét của Ban chỉ đạo; lập danh sách các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận, danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận kèm theo Biên bản để chuẩn bị công khai. Cán bộ địa chính xã lập danh sách công khai các trường hợp đủ điều kiện và chưa đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận theo Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của
40
Sở Tài nguyên và Môi trường. Tổ cấp Giấy chứng nhận tại thôn, bản, tổ dân phố hoàn thiện hồ sơ kê khai của hộ gia đình, cá nhân (nếu có) theo kết luận tại Biên bản cuộc họp.
+ Hồ sơ sau họp xét, gồm: Hồ sơ kê khai, đăng ký của hộ gia đình, cá nhân; Biểu tổng hợp thông tin và kết quả xét, cấp giấy chứng nhận của Ban chỉ đạo cấp xã; Danh sách các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận; Danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận; Biên bản họp xét cấp giấy chứng nhân của ban chỉ đạo cấp xã; Phiếu ý kiến thẩm định của cán bộ phòng Tài nguyên và Môi trường phụ trách địa bàn được lưu vào hồ sơ họp xét do cán bộ địa chính xã lưu giữ và bảo quản để thực hiện các nội dung tiếp theo.
Bước 3: Công khai hồ sơ và giải quyết vướng mắc
- Sau thời gian không quá 03 ngày kể từ ngày họp xét của Ban chỉ đạo, cán bộ địa chính xã có trách nhiệm niêm yết công khai kết quả tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn; Tổ trưởng Tổ cấp giấy chứng nhận niêm yết công khai tại nhà văn hóa thôn, bản, tổ dân phố (hoặc địa điểm Tổ cấp giấy chứng nhận làm việc) và có trách nhiệm tiếp thu, giải đáp ý kiến của nhân dân trong quá trình công khai. Trường hợp có vướng mắc không giải đáp được thì ghi nhận ý kiến của nhân dân, gửi ban chỉ đạo cấp xã xem xét, giải quyết.
- Tài liệu công khai gồm: Danh sách các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận và Danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận theo mẫu ban hành kèm theo Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của Sở Tài nguyên và Môi trường.
41
- Thời gian công khai kết quả họp xét cấp giấy chứng nhận và giải quyết vướng mắc là 15 ngày kể từ ngày niêm yết công khai.
- Kết thúc thời gian công khai phải được lập thành biên bản theo mẫu ban hành kèm theo Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của Sở Tài nguyên và Môi trường.
Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ, lập Tờ trình
- Căn cứ kết quả công khai Ban chỉ đạo cấp giấy chứng nhận cấp xã có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và lập Tờ trình Ủy ban nhân dân huyện, thành phố cấp giấy chứng nhận.
- Hồ sơ kèm theo tờ trình gồm:
+ Biểu tổng hợp thông tin và kết quả xét, cấp giấy chứng nhận của Ban chỉ đạo cấp xã .
+ Danh sách các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận. + Danh sách các trường hợp chưa đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận. + Biên bản họp xét cấp giấy chứng nhân của ban chỉ đạo cấp xã. + Biên bản kết thúc việc công khai hồ sơ.
+ Phiếu ý kiến thẩm định của cán bộ Phòng Tài nguyên và Môi trường. + Túi hồ sơ kê khai đất đai của hộ gia đình, cá nhân
+ Tài liệu dạng số nếu thực hiện trên máy tính.
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ và viết giấy chứng nhận
- Văn phòng đăng ký thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện, thành phố có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra về số lượng hồ sơ do Ủy ban nhân dân xã nộp về. Việc tiếp nhận hồ sơ phải được lập sổ ghi rõ người nhận, người nộp, thời gian nộp, số lượng, loại hồ sơ nộp và ghi phiếu tiếp nhận cho người đến nộp hồ sơ.
42
- Việc viết giấy chứng nhận thực hiện theo quy định tại Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Hướng dẫn số 206/HD-TNMT ngày 28/3/2013 của Sở Tài nguyên và Môi trường. Đối với những nơi chưa có bản đồ địa chính thì sơ đồ trên trang 3 của Giấy chứng nhận thể hiện sơ họa theo sơ đồ tự đo vẽ của chủ sử dụng đất và ghi rõ tên của các chủ sử dụng đất liền kề, không ghi kích thước các cạnh thửa đất (có giấy chứng nhận viết mẫu kèm theo).
- Sau khi hoàn thành việc viết giấy chứng nhận văn phòng đăng ký cấp huyện phải lập sổ Mục kê, Địa chính và sổ Cấp giấy chứng nhận theo quy định để quản lý.