Trên cơ sở đàm phán ký kết hợp đồng, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hết sức khoa học, hợp lý và hiệu quả. Sau đây, em xin trình bày cụ thể về tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Viglacera theo các bước cơ bản đã nêu ở trên:
2.2.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một đơn vị thành viên của Tổng công ty Viglacera, vừa hoàn tất thủ tục cổ phần hoá từ hình thức ban đầu là doanh nghiệp nhà nước vào tháng 3 năm 2006, được cấp giấy phép kinh doanh từ khi bắt đầu thành lập. Vì vậy đối với những mặt hàng mà Công ty kinh doanh nhập khẩu là những mặt hàng đã đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh như: nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng máy móc, hoá chất (trừ hoá chất nhà nước cấm), phụ gia sản xuất công nghiệp và xây dựng, vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất…thì Công ty sẽ không phải qua bước xin giấy phép nhập khẩu. Đó là một thuận lợi rất lớn của Công ty khi tiến hành hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên, Công ty vẫn phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng chịu sự quản lý bằng hạn ngạch như các hoá chất độc hại (Niken, Selen, các hoá chất tạo màu cho kính…).
Khi cần xin giấy phép nhập khẩu cho hàng hoá của mình, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thường tiến hành theo các bước sau:
Chuẩn bị bộ hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu bao gồm:
− Đơn xin giấp phép nhập khẩu theo mẫu số 1 của quy chế quản lý về mặt hàng mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu.
− Bản sao hợp lệ giấp phép thành lập và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.
− Bản sao hợp lệ đăng ký mã số thuế.
− Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (mã số kinh doanh XNK).
Gửi bộ hồ sơ này đến phòng cấp giấy phép của Bộ thương mại. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, phòng cấp giấy phép sẽ có công văn trả lời kết quả.
Đối với các hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, theo quy định thì bên uỷ thác phải có trách nhiệm cung cấp cho Công ty những giấy tờ cần thiết như: hạn ngạch (Quota) hàng nhập khẩu, giấy xác nhận của ngân hàng ngoại thương về khả năng thanh toán. Nhưng trong thực tế việc xin giấy phép nhập khẩu Công ty vẫn đảm nhiệm với chi phí của bên uỷ thác.
Công ty với đội ngũ cán bộ XNK có khả năng và trình độ cùng với kiến thức sâu về mảng mình hoạt động nên đã làm khá tốt khâu đầu tiên này, tuy nhiên thời gian thực hiện còn chưa tối ưu, quá trình thu thập chuẩn bị đôi khi còn chậm. Lý do vì có nhiều loại giấy tờ cần chuẩn bị mà thủ tục hành chính còn rườm rà, chưa thông thoáng. Đây là một tồn tại cần phải giải quyết ở khâu đầu tiên này.
2.2.2.2. Mở L/C.
Áp dụng trong trường hợp hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C. Thông thường đối với những hợp đồng nhập khẩu máy móc công nghệ với giá trị lớn và với bạn hàng chưa quen biết thì Công ty sử dụng hình thức tín dụng này, mà cụ thể là thư tín dụng không huỷ ngang (Irrevocable) và trả tiền ngay (at sight) vì đây là hình thức tốt nhất, an toàn nhất nhưng tốn kém và yêu cầu đội ngũ nhân viên có kỹ năng, trình độ nhất định.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera có nhiều tài khoản ở các ngân hàng uy tín khác nhau, tạo điều kiện cho việc mở L/C dễ dàng hơn, thoả mãn được mọi yêu cầu khách hàng. Một số ngân hàng mà Công ty thường giao dịch để mở L/C như: Vietcombank chi nhánh Cầu Giấy, Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Từ Liêm, ngân hàng Công Thương Ba Đình, ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển việt Nam…
Khi mở L/C nếu trong tài khoản tiền gửi ngoại tệ của Công ty không có số dư thì Công ty thường làm khế ước vay hoặc làm công văn đề nghị mua ngoại tệ để mở L/C và chi trả một phần tiền ký quỹ khi tiến hành mở L/C.
Với trường hợp nhập khẩu uỷ thác, bên uỷ thác căn cứ vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu sẽ chuyển tiền ký quỹ vào tài khoản của Công ty để cán bộ phòng nhập khẩu sẽ làm thủ tục mở L/C. Trên thực tế, khi bên uỷ thác (thường là các công ty thành viên) có khó khăn về tài chính hoặc không kịp chuyển tiền thì Công ty phải vay ngoại tệ của ngân hàng để mở L/C. Lãi suất phát sinh này do bên uỷ thác chịu. Song để an toàn, trong trường hợp này bên uỷ thác phải đặt cọc cho Công ty một khoản tiền trị giá 20% giá trị của hợp đồng nhập khẩu. Còn nếu bên uỷ thác là những đơn vị ngoài ngành, không có quan hệ mật thiết với Công ty thì chỉ khi nào họ gửi tiền ký quỹ 100% cho Công ty, lúc đó cán bộ phòng xuất nhập khẩu mới làm đơn xin mở L/C.
Để mở L/C, Công ty phải xuất trình với ngân hàng bộ hồ sơ gồm: bản sao hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng (nơi công ty xin mở L/C). Ngoài ra, Công ty còn phải gửi cho ngân hàng hai uỷ nhiệm chi:
− Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C.
− Một uỷ nhiệm chi trả chi phí cho ngân hàng về việc mở L/C.
Phần ký quỹ là 20% giá trị hợp đồng nếu là bạn hàng tin cậy có quan hệ giao dịch thường xuyên và 100% giá trị hợp đồng nếu hai bên lần đầu tiên giao dịch với nhau (con số này có thể dao động đối với từng trường hợp cụ thể). Phí ký quỹ thường là 1% giá trị hàng nhập và phí mở L/C thường là 0.15% giá trị hàng nhập. Đây là một tỷ lệ trả phí tương đối cao cho việc thanh toán, Công ty cần linh hoạt và cân nhắc khi nào thì thanh toán bằng hình thức gì để hạn chế mức phí phải trả.
Sau khi L/C được mở sẽ được chuyển đến cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo ở nước xuất khẩu, ngân hàng sẽ thanh toán cho đơn vị xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng này để đổi lấy bộ chứng từ hàng hoá.
Trong hợp đồng mua bán Sôđa giữa Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera và Công ty YWK International .,Ltd trong tháng 2 vừa qua Công ty cũng sử dụng phương thức mở L/C không huỷ ngang trả ngay để thanh toán tiền hàng. L/C được mở ngày 9 tháng 2 năm 2007 tại ngân hàng Vietcombank chi nhánh Cầu Giấy.
Trong khâu mở L/C này, điều bất cập thường gặp nhất ở Công ty là khi viết thư xin mở thư tín dụng, thường có lỗi nhỏ (lỗi vặt) tuy không gây thiệt hại nhưng cũng làm cho quá trình mở L/C phải mất công và thời gian sửa chữa. Đây là lỗi có thể tránh hoặc khắc phục được. Và một điều quan trọng nữa là các cán bộ XNK cần tỉnh táo sáng suốt trước những bẫy (Trap) mà các bên xuất khẩu đặt ra, một số Trap mà một số công ty đã gặp phải như bên bán yêu cầu ký vào bản chấp nhận mọi rủi ro để bên mua có thể lấy hàng về sớm hơn khi bộ chứng từ chưa về, thực chất đây là một Trap để bên bán có thể giao hàng thiếu, hỏng hoặc kém phẩm chất. Công ty cần thận trọng khi gặp các tình huống thương tự.
2.2.2.3. Đôn đốc người bán giao hàng.
Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, cán bộ nhập khẩu của Công ty thường xuyên liên lạc với bên xuất khẩu để đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi sát sao quá trình thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu, để từ đó Công ty có những biện pháp phản ứng kịp thời với những sai sót, vi phạm có thể xảy ra. Việc đôn đốc này được thực hiện chủ yếu qua hệ thống máy tính đã được kết nối internet của Công ty.
2.2.2.4. Thuê tàu lưu cước.
Vận tải bằng đường biển là phương thức chuyên chở hàng hoá phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương. Là một đơn vị kinh doanh XNK, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera cũng áp dụng chủ yếu phương thức chuyên chở này. Đôi khi, Công ty cũng có sử dụng một số phương thức chuyên chở khác như: chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt, đường hàng không… nhưng với khối lượng không lớn. Hiện nay, có đến 90% khối lượng hàng hoá nhập khẩu của Công ty được chuyên chở bằng đường biển, chỉ có khoảng 10% khối lượng hàng hoá nhập khẩu sử dụng các phương thức chuyên chở khác.
Trước đây, Công ty do chưa quen biết với thị trường và các hãng tàu nên thường nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F thì nhiệm vụ thuê tàu do người xuất khẩu đảm nhận. Nhưng hiện nay do đã quen và chủ động trong việc nhận hàng, lựa chọn phương tiện vận
tải, tuyến đường, thời gian xếp dỡ… hoặc do cước phí chở hàng trong nước rẻ hơn hoặc do yêu cầu của bên xuất khẩu thì Công ty có thể tiến hành theo giá FOB hoặc EXW. Do sử dụng các điều kiện đó, Công ty giành được quyền vận tải và phải tổ chức chuyên chở hàng hoá và mua bảo hiểm cho hàng hoá từ xưởng hoặc từ cảng của nhà cung cấp.
Sau khi ký hợp đồng với bên xuất khẩu thì cán bộ nhập khẩu sẽ lựa chọn một hãng vận tải. Hãng vận tải này sẽ gửi một đơn đăng ký thuê tàu cho Công ty để Công ty điền những thông tin cần thiết như tên hàng, số lượng, số chuyến vận chuyển, giá trị hợp đồng…
Đến ngày giờ quy định, đại diện của hãng vận tải sẽ tiến hành chất hàng lên tàu, hãng này sẽ cấp một vận đơn chứng minh hàng hoá đã được xếp lên tàu và giao cho đại diện của Công ty.
Hãng tàu sẽ có nhiệm vụ nhận hàng ở cảng đi và chuyên chở hàng đến cảng đến, sau khi giao nhận hàng hoá ở cảng đến, Công ty mới tiến hành thanh toán tiền cước cho hãng tàu.
Công ty thường thuê tàu ở một số hãng nước ngoài như: Maesrsk – Sealand, Wanhai, Apl, K-Line, Danzaz. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số đại lý của các hãng vận chuyển như: Sotrans, SDC, ALC, Viettrans…
Trong nhiều trường hợp Công ty phải sử dụng phương tiện đa phương thức như những khi hàng cần về ngay trong 2-3 ngày mà phương tiện tàu biển không kịp lịch chuyên chở thì Công ty sử dụng cả phương tiện chuyên chở bằng hàng không và cả phương tiện chuyên chở bằng vận tải biển. Trường hợp xảy ra đối với những mặt hàng là nguyên vật liệu dùng trong sản xuất được nhập khẩu cho các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Chẳng hạn như với mặt hàng men mầu và dung môi có thời gian sử dụng ngắn (6 tháng đối với dung môi in lưới, 2 năm với men màu) đặc biệt là trong điều kiện khí hậu nước ta nên thời gian sử dụng lại càng rút ngắn, vì vậy thời gian nhập khẩu càng nhanh càng tốt. Chính vì thế mà vấn đề đặt ra với Công ty là phải lựa chọn hình thức vận tải nào cho phù hợp và tiết kiệm chi phí cũng như thời gian vận chuyển nhiều nhất.
Trong khâu này, vấn đề bất cập là do Công ty vẫn thường quen với hình thức nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF nên việc thuê tàu thường do bên bán chịu trách nhiệm. Làm như vậy Công ty bớt đi được một công đoạn phải làm nhưng lại mất thêm chi phí và quyền lợi do không tự mình lo thuê tàu được. Trong khi đang dần chuyển hình thức nhập khẩu và Công ty giành được quyền thuê tàu thì công việc này lại còn rất nhiều bỡ ngỡ, Công ty chưa thật sự thành thục và chuyên nghiệp. Đây cũng là vấn đề Công ty cần lưu tâm xử lý.
2.2.2.5. Mua bảo hiểm.
Nếu Công ty kí kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CIF thì người bán có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá, còn đối với những lô hàng được nhập khẩu theo giá EXW hoặc FOB hoặc C&F thì Công ty phải tiến hành mua bảo hiểm.
Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu Công ty thường hay sử dụng điều kiện bảo hiểm A và điều kiện C. Đối với hàng hoá có giá trị thấp và gặp ít rủi ro thì Công ty sử dụng điều kiện tối thiểu là C, đối với những hàng hoá trị giá cao hơn, đòi hỏi bảo hiểm cao hơn thì Công ty sử dụng bảo hiểm loại A.
Giá trị của bảo hiểm thường là 110%CIF vì người ta coi như 10% là lãi dự tính từ lô hàng nhập khẩu, tuy nhiên tuỳ vào từng mặt hàng và đặc điểm của nó mà Công ty mua bảo hiểm với mức nào cho phù hợp. Ví dụ: hàng hoá là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất thì giá trị bảo hiểm thường là 100% giá CIF, còn mức phí bảo hiểm loại A thường vào khoảng 0.25%.
Thời gian đầu Công ty thường mua bảo hiểm của một số hãng nước ngoài do bên xuất khẩu giới thiệu. Nhưng trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ có những thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá khi vận chuyển. Công ty muốn khiếu nại bồi thường nhưng do khoảng cách về địa lý nên việc khiếu nại bồi thường còn chậm dẫn đến tổn thất cho Công ty cũng như các đối tác của Công ty.
Hiện tại Công ty thường mua bảo hiểm hàng hoá của Bảo Minh Chợ Lớn trong thành phố Hồ Chí Minh, Bảo Việt, PVIC, PIJCO để tiện cho việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển.
Nếu là trường hợp nhập khẩu uỷ thác thì Công ty uỷ thác sẽ thanh toán phí bảo hiểm cho Công ty sau hoặc theo thoả thuận của cả hai bên.
Riêng đối với hàng container, Công ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện C, kèm theo một số điều kiện phụ. Tóm lại, Công ty luôn cân nhắc tính toán để mua bảo hiểm với mức giá phù hợp nhất với từng lô hàng và đảm bảo tốt nhất cho hàng hoá, Công ty và bên uỷ thác.
Đây là một trong những khâu Công ty đã làm rất tốt. Trên thực tế, vì hàng nhập phải đi một quãng đường dài và do đặc điểm dễ vỡ của hàng nhập thì bảo hiểm là điều vô cùng cần thiết cho quyền lợi của Công ty. Ngày 25/3/2006, khi một chuyến hàng nhập khẩu men sứ cao cấp và Sôđa từ Trung Quốc về bị đổ vỡ và có tổn thất khá lớn (giá trị tổn thất lên tới 15 lô hàng nhập), nhưng vì thực hiện bảo hiểm tốt nên Công ty đã được Bảo Minh Chợ Lớn – Công ty bảo hiểm cho hàng hoá của Viglacera bồi thường thoả đáng, bù đắp những tổn thất mà Công ty phải chịu.
2.2.2.6. Làm thủ tục hải quan.
Sau khi nhận được giấy thông báo nhận hàng, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera phải tiến hành bước tiếp theo là làm thủ tục hải quan cho hàng hoá nhập khẩu khi hàng về đến cảng hoặc cửa khẩu.
Điều 16 luật hải quan quy định: khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải thực hiện:
− Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. − Đưa hàng hoá đến địa điểm quy định để hải quan kiểm tra.
Để cho nhanh chóng và thuận tiện thì Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera vẫn thuê một số hãng vận tải thực hiện công việc làm thủ tục hải quan cho mình. Vì phí làm thủ tục hải quan do Công ty trực tiếp làm cũng tương đương với tiền dịch vụ mà các công ty vận tải đưa ra. Hơn nữa, do nhân lực của Công ty còn ít và chủ trương hiện nay