7. Kết luận
2.6.1 Quản lý hồ sơ thông tin về học sinh, sinh viên
Phòng quản lý HS-SV phối hợp với Khoa, bố trí cán bộ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các loại giấy tờ, lập thành 2 bản phiếu nhận hồ sơ, giao cho học sinh - sinh viên 1 phiếu (bản sao). Chú ý, các loại giấy tờ chƣa có công chứng, cán bộ thu hồ sơ phải kiểm tra bản chính và ghi rõ đã đối chiếu với bản chính vào mặt sau và ký tên ghi rõ họ tên ngƣời kiểm tra đối chiếu.
Phòng quản lý HS-SV tiến hành kiểm tra, phân loại hồ sơ, yêu cầu học sinh – sinh viên. bổ sung các loại giấy tờ (nếu còn thiếu). Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày nhập học, học sinh – sinh viên không hoàn chỉnh hồ sơ sẽ bị xử lý theo quy chế tuyển sinh hiện hành.
Phòng quản lý HS-SV phối hợp với Khoa nhập toàn bộ thông tin, lý lịch trích ngang của học sinh – sinh viên. vào hồ sơ.
Phòng quản lý HS-SV phối hợp với Khoa, phòng (liên quan) cập nhật các thông tin thay đổi; bổ sung kết quả trong quá trình học tập, rèn luyện của học sinh – sinh viên.
Hồ sơ cụ thể của từng học sinh – sinh viên. đƣợc xếp theo Khoa, từng khóa, theo lớp sinh hoạt và bảo quản tập trung tại Phòng quản lý HS-SV; định kỳ bổ sung các hồ sơ liên quan học sinh – sinh viên., cùng với hệ thống hồ sơ điện tử có đầy đủ thông tin thiết yếu, thuận lợi trong việc tra cứu, truy xuất thông tin.
Phòng Quản lý HS-SV phối hợp với Khoa bổ sung vào hồ sơ tốt nghiệp của học sinh – sinh viên.gồm: Hồ sơ gốc của học sinh – sinh viên., sơ yếu lý lịch học sinh – sinh viên. ra trường, giấy chứng nhận sức khoẻ ra trƣờng...
Hủy hồ sơ: Phòng Quản lý HS-SV lập biên bản đề xuất trình Hiệu trưởng hủy hồ sơ học sinh – sinh viên. với những trƣờng hợp xóa tên, thôi học tại trƣờng sau 1 năm.