Chương 5: Quy trình nghiệp vụ đại lý tàu của Đức Thọ
5.1.4. Các nghiệp vụ khác
Nghiệp vụ với tàu:
o Tra lại tất cả hồ sơ tàu đã mượn của thuyền trưởng khi tàu vào có biên nhận kèm theo.
o Ký các giấy tờ như xác nhận cung ứng, xác nhận tiền mặt, thay đổi thuyền viên kèm theo... (nếu có)
o Giao cho tàu bộ hồ sơ xuất gồm giấy phép rời cảng, giấy chứng nhận kiểm dịch y tế, danh sách thuyền viên có dấu biên phòng.
o Trao đôi thông tin làm hàng lượng FW, DO, FO trên tàu và dự kiến của tàu nếu có.
Nghiệp vụ với chủ hàng
o Gửi chủ hàng hồ sơ về hàng hóa như lượt khai hàng hóa, thông báo sẵn sàng, time sheet (SOF)... để ký
o Thông báo co chủ hàng thời gian dự kiến cảng tới nếu là cảng xuất
o Thông báo về tình trạng FW, DO, FO trên tàu cho chủ hàng để bổ sung nếu cần thiết
Nghiệp vụ với các cơ quan khác
o Ký hóa đơn, biên lai (nếu yêu cầu đóng tiền mặt thì phải đóng) của các bên liên quan như cảng vụ, biên phòng, hoa tiêu, tàu lai, các nhà cung ứng và bên cung cấp phương tiện làm hàng.
o Giải quyết tất cả các tranh chấp, khiếu nại nếu có phát sinh khi tàu lưu tại cảng.
Nghiệp vụ với chủ tàu:
o Thông báo cho chủ tàu (người ủy nhiệm) biết thời gian dự kiến đến cảng tiếp theo.
o Gửi 1 bộ hồ sơ xuất cảng qua email cho chủ tàu nếu cần
o Gửi tất cả các hồ sơ liên quan đến hàng hóa cho chủ tàu như manifest, B/L, NOR, SOF, biên bản nhận hàng, biên bản giám định
o Gửi tất cả hóa đơn liên quan đến tàu tại cảng cho chủ tàu để hoàn tất hồ sơ thanh toán