III. MÔ HÌNH TỔ CHỨC MÀ NHÂN VIÊN LÝ TƯỞNG
1 Năm 978, Chủ tịch tập đoàn Chrysler Lee Lacoccal là người đầu tiên tự nguyện nhận lương USD nhằm thể hiện cam kết chèo lái công ty vượt qua khủng hoảng Ý tưởng này đang được Giám đốc điều
nhằm thể hiện cam kết chèo lái công ty vượt qua khủng hoảng. Ý tưởng này đang được Giám đốc điều hành Apple Steve Jobs và nhiều CEO khác noi theo. Dù sau khoảng lương tượng trưng ấy là các khoản lương ấy là những cơ cấu phân chia về kinh tế nhưng chúng ta phải thấy rằng tiền và tiền thêm nữa với họ thật sự trở thành một cái gì đó không thật sự là quan trọng nhất.
các nhân viên thì cái họ cần trong các tổ chức không chỉ là tiền mà là sự công bằng trong quản trị. Trước kia, với việc chưa toàn cầu hóa ở nước ta chi xem nhân viên như những người làm công, họ không xem trọng nhân viên, nhưng ngày nay họ chỉ là những ông chủ sở hữu còn những kiến trúc sư cho sự thành công của khối tài sản ấy thật sự lại nằm trong tay các nhân viên. Cơ cấu tổ chức chính là cách mà người ta xây dựng nên để chuyên môn hóa, phân định trách nhiệm, quyền hạn thì nó chính là khởi nguồn cho quản trị. Như đã nói, nhân viên cần sự công bằng, cần có những khoảng không gian rộng hơn về nghĩa bóng để làm việc chứ không phải chỉ là những con người cô máy thực hiện công việc của xếp.
Cơ cấu tổ chức mà nhân viên cần và yêu thích phải đáp ứng được tạo ra một cơ cấu tổ chức mà ở đó khả năng của họ, những kỹ năng của họ sẽ được những sự tưởng thưởng xứng đáng, họ trở thành người nhân viên thực sự chứ không phải chỉ một hình nộm.
Những xu thế hiện nay rất rõ ràng khi mọi người đang tôn sùng về một thế giới phẳng. Con người hiện đại đang trở nên không thích phải chinh phục những cái cổ điển, với họ thích sự khám phá mọi thứ hơn là vượt qua những rào cản định kiến, giáo điều. . Ở đoạn trên ta đã phân tích cơ cấu tổ chức dưới góc nhìn của những người lập ra nó, mô hình ấy được xem từ một cách tổng quát vậy tại sao chúng ta không đi nhìn cơ cấu tổ chức ấy dưới góc độ của một nhà quản trị cấp dưới khi nhìn lên phía trên những cấp lãnh đạo cấp trên. Nhiều nhân viên cho biết rằng mỗi khi họ có một ý tưởng, một đóng góp cho công ty họ cần phải được thông qua từ trên 3 cấp quản lý, chính vì vậy mà nó đã không còn mang tính kịp thời, tình sáng tao nữa trong cái thế giới đang bị biến đổi không ngừng.
Ngoài ra nếu chúng ta biết rằng đang có một hiện tưởng nổi lên trong mọi ngành nghề của Việt Nam khi các ông sếp Việt thích làm mọi thứ
trong công ty, họ ôm hết mọi việc mà nhân viên có thể làm, tư tưởng kết quả, lợi ích cá nhân đã làm bóp méo những ý tưởng. Hệ thống lãnh đạo rườm rà chính là những điều mà nhân viên càng thấy cẩn phải có sự thay đổi. Ở trong mô hình tháp khá phức tạp khi chúng ta có sự xuất hiện của nhiều cấp trung gian, quá nhiều cầu nói từ Z đến A. Nhiều cấp trung gian vô tình trở thành những cái máy lọc ý tưởng, nó biến thành như một cái bức tường ngăn cản mọi ý tưởng. Mặt khác, trong nhiều năm gần đây việc càng nhiều xuất hiện các công ty to lên về quy mô dẫn tới sinh ra nhiều cấp quản trị trung gian gây ra không ít những phiền toái. Phẳng hóa tổ chức thật sự chính là việc chúng ta giảm bớt gánh nặng quản lý từ các cấp quản trị như thế. Những nhu cầu khác chỉ được thực hiện và là kết quả của việc tổ chức cắt giảm sự trung gian vô ích này. Ví dụ: công ty A có tổng giám đốc, 2 phó tổng giám đốc phụ trách 2 mảng sản phẩm. Rồi thêm nhiều phòng ban. Khi X có một ý tưởng, một kiến nghị về quá trình làm việc công ty thì A đã phải trải qua 2 cấp quản trị là tối thiểu: đó là phó tổng và trưởng phòng. 2 cấp này đôi khi lại có những quan điểm khác nhau và ý tưởng ấy được đưa lên xem xét với những tỉ lệ xác suất khá kém.
Cơ cấu tổ chức mà nhân viên quan tâm nhiều đó là một cơ cấu mà những rào cản giáo điều cần được bỏ, khoảng cách giữa nhân viên những quản trị cấp thấp và cấp cao nhất cần được rút ngắn một cách tối ưu bằng cách loại bỏ những cấp trung gian không cần thiết, loại bỏ những cấp quản trị làm thao tác sàn lọc và nhân viên được làm việc trực tiếp với các cấp quản trị cao cấp.
Nhân viên ngày nay không những cần được những gì đã nói ở trên mà cụm từ sau có thể mô tả một cách hoàn hảo nhất “đói thông tin”. Cơn khát thông tin trong nhân viên trẻ ngày nay là một thứ cảm giác con người gần như không thỏa mãn, những công ty ngày nay có quy mô lớn hơn xưa
rất nhiều, việc luôn muốn là người chủ động trong việc tìm kiếm thông tin khiến cho mô hình tháp cố điển vẫn sẽ không đáp ứng được những mong muốn này, sự phức tạp hóa, nhiều cấp trung gian dẫn tới thông tin nhiễu quá nhiều mà đây là điều mà tổ chức hạn chế rất nhiều.Cấp trung gian đôi khi không trở thành một phát thanh viên truyền thông thật sự, việc chia cấp quản trị làm cho thông tin quản trị trong tổ chức hỗn độn. Khi mô hình phẳng được xây dựng thì chỉ thông tin đi theo những kênh nhanh nhất từ người lãnh đạo cho tới thẳng nhóm làm việc.
Cơ cấu tổ chức hoàn hảo còn phải đáp ứng được là nơi có nguồn thông tin thông suốt, mọi người được nắm bắt thông tin chính xác nhất. Kênh truyền thông tổ chức phải trở thành một internet thông tin chọn lọc thật sự, nó phải là kênh truyền thông hiện đại bắt kịp xu thế.
2. Mô hình quản trị lý tưởng
Chúng ta thấy rằng mô hình tháp đã không đáp ứng được những yêu cầu mà nhân viên đang hướng tới, quy luật của sự phát triển: cái gì không còn giá trị sẽ phải bị loại bỏ. Mô hình tháp cũng thế nhưng không phải một câu chuyện đơn giản, nhưng từ bây giờ nó đã trở thành mô hình cơ cấu tổ chức mà nhân viên cảm thấy không còn phù hợp. Mô hình tháp là xu thế xây dựng của tổ chức những năm 1990 nhưng sau hơn 20 năm phát triển nó cũng đã bộc lộ quá nhiều điểm yếu.
Dù việc xây dựng cơ cấu tổ chức là hành vi mang tính cách sở hữu của người chủ nhưng trong gần 10 năm qua với sự phát triển của kinh tế tri thức thì vai trò con người một ngày được nâng cao thì sếp và nhân viên ngày nay chỉ khác nhau về quyền hạn, quyền lực. Mọi thứ đang trở nên cào bằng một cách thân thiện. Mặt khác, như đã nói nhân viên bây giờ không còn như xưa là những người thừa hành nữa, rất nhiều câu chuyện tại các công ty khi tạo ra mối quan hệ rằng nhân viên có thể sa thải xếp, để thấy rằng xu hướng
tạo ra quyền cho nhân viên là rất quan trọng. Vậy qua nghiên cứu ở trên chúng ta đi đến một mô hình mà nhân viên cảm thấy tốt và làm việc một cách mà những xu thế đã phân tích đem lại cho họ chính là MÔ HÌNH QUẢN TRỊ PHẲNG TƯƠNG ĐỐI.
Ở trên ta đã phân tích mô hình phẳng về quản trị nhưng mô hình ấy chỉ là lý thuyết, việc phẳng hóa tổ chức1 một cách triệt để là một chuyện không thể, đó như câu chuyện khi chúng ta làm phẳng cả trái đất về mặt một mặt phẳng như tờ giấy, đó là điều gần như không tưởng. Thật vậy, chúng ta cần phải thừa nhận những vấn đề sau:
Quy mô công ty càng ngày càng lớn, số lượng nhân viên không chỉ là 2, 3, 4 mà là hàng ngàn người.
1 Trong thời đại cạnh tranh, cái cần nhất là sáng tạo đổi mới, những doanh nghiệp làm việc chậm chạp là đã thất bại ngay từ khi mới bắt đầu rồi. Một người mới đến làm việc tại công ty, đưa ra một bản kế hoạch đã thất bại ngay từ khi mới bắt đầu rồi. Một người mới đến làm việc tại công ty, đưa ra một bản kế hoạch làm việc có nhiều sáng tạo, thế nhưng khi bản báo cáo này trước khi đến được phòng của nhà kinh doanh (ông chủ công ty) nó cần phải được bao nhiêu người đồng ý? Nói cách khác nó phải trải qua bao cửa ải mới đến được phòng của nhà kinh doanh. Kết quả điều tra cho thấy, phải mất rất nhiều thời gian và phiền phức rắc rối, nên khi qua được các cửa ải ấy thì nội dung của bản kế hoạch ấy cũng bị rơi rớt hoặc đã bị méo mó đi nhiều. Những đề xuất của bản kế hoạch vốn là có tác dụng, nhưng cuối cùng hoàn toàn trở thành vô dụng. Do vậy, doanh nghiệp muốn đổi mới để phát triển thì cần phải chuyển cơ cấu tổ chức theo hình kim tự tháp thành một cơ cấu phẳng.Ngay đến công ty điện máy Toshiba, một doanh nghiệp có kết cấu tổ chức hình kim tự tháp tiêu biểu của Nhật trước đây, cũng đi theo hướng cải cách tổ chức, việc đầu tiên là phân tích về cơ cấu tổ chức của công ty xem khoảng cách từ hiện trường bán hàng đến người chủ nhà máy phải qua bao nhiêu tầng nấc, kết quả cho thấy tổng cộng có tới 13 cấp bậc khác nhau. Vì thế, ông đã lập tức bãi bỏ chế độ cũ, tạo cơ chế hành chính thông thoáng cho công ty dễ bề hoạt động. Một số doanh nghiệp làm ăn tấn tới, tổng cộng chỉ có 30 người, nhưng khoảng cách giữa nhân viên đến người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp có ba người làm công tác quản lý. Chủ doanh nghiệp làm việc trực tiếp với 30 nhân viên. Tổ chức quản lý doanh nghiệp loại này người ta gọi là cơ cấu tổ chức phẳng. Tổ chức kiểu này có ưu thế hơn, nhân viên có thể trực tiếp đưa ra những ý tưởng của mình với ông chủ, ông chủ cũng có thể căn cứ vào đó để nhanh chóng đưa ra quyết sách. Tổ chức kiểu kim tự tháp đã bóp chết vô số những ý tưởng mới. Trong thời đại mềm hoá, chỉ có cơ cấu tổ chức phẳng hoá thì mới rút ngắn được khoảng cách, đó là mấu chốt để giành thắng lợi.
Dù muốn hay không muốn nhưng tháp nhu cầu maslow cũng đã chỉ ra rằng con người dù muốn khẳng định mình như thế nào nhưng kết quả cuối cùng của nỗ lực của họ cũng chỉ là nhận được sự tôn trọng, những vị trí cao hơn nên chính về thế bản thân nhân viên vẫn không muốn xóa bỏ một hình tượng sếp, lãnh đạo, những quản trị cấp cao vì đó là các hình mẫu để phấn đấu. Vấn đề mà họ muốn chi muốn rút ngắn khoảng cách chử không phải cào bằng, triệt tiêu.
Trí tuệ con người là vô giá nhưng trong thế giới tri thức thì nó không phải là thứ không thế thay thế. Cơ cấu tổ chức công ty được lập nên theo ý đồ của chủ sở hữu nên nhân viên đôi khi cũng phải thừa nhận: nói đi nói lại họ chỉ là người làm công, cái ghế mà họ đứng chỉ được xem xét bằng nỗ lực chứ không phải là chuyện họ thích hay không thích.
Vì thế dù chúng ta cũng không thể phủ nhận rằng mô hình tháp dù đã không còn phù hợp vẫn sẽ phải góp mặt với yếu tố tăng cường ưu điểm cho mô hình quản trị tương lại. Nên nhóm đã chủ động chọn mô hình phẳng có tính tương đối để phù hợp hơn về thực tế và thể hiện được sự công bằng mà nhân viên dành cho tổ chức. Đứng về mặt người chủ thì nếu không thay đổi phù hợp với quy luật phát triển thi hành vi ấy của họ sẽ là bài toán diệt vong được họ tạo ra. Mô hình mà nhóm chúng tôi chọn là mô hình phẳng tương đối, trong mô hình này vẫn tồn tại sự hình thành mô hình tháp quản trị thấp nhưng với tư tưởng phẳng tổ chức mọi cấp quản trị sẽ được tính toán một cách tối ưu chứ cơ cấu tổ chức chỉ phục vụ cho người lãnh đạo mà là tạo ra để tạo ra sự thành công. Phạm vi chúng ta xem xét ở đây là khía cạnh công ty, nơi mà nhân viên làm việc trực tiếp và có mối quan hệ quyền hạn với nhau, sẽ có ý kiến phản đối chúng tôi rằng làm gì có chuyện phẳng hóa tổ chức được vì dụ như Vinamilk, Samsung có hàng nghìn nhân viên hay lên tới những con số lớn hơn thì làm sao có chuyện cùng nhau tham gia giải
quyết vấn đề nhưng cũng vì vậy phạm vi mà chúng tôi muốn đề cập và thực tế đó chình là những mô hình công ty. Vậy khác nhau ở điểm gì? Một tổ chức mà chúng tôi ở đây xem xét mang tinh độc lập và có cùng 1 đặc điểm là có những mối quan hệ gắn bó với nhau thật sự. Ví du như Unilever có khắp thế giới nhưng cơ cấu tổ chức mà chúng tôi muốn nói tới chỉ tại Việt Nam, Thài Lan hoặc là cả một mô hình lớn tổng quát của cả tập đoàn. Chúng ta cũng phải xem đền tính ưu việt của mô hinh tháp và đáp ứng tính chuyên môn hóa mà tổ chức đặt ra nên có thể nói mô hình phẳng mà chúng tôi nói tới chi mang tình tương đối khi giảm thiểu số cấp quản trị, về hình thức vẫn có những cơ quan chức năng, trực tuyến như mô hình tháp nhưng người sếp trực tiếp có hay không tùy thuộc sự đa dạng của tổ chức với nguyên tắc cái gì không cần nên loại bỏ. Phẳng hóa trong các công ty đa quốc gia không lồ có thể là việc phẳng hóa trong từng bộ phận, trong từng công ty. Chúng ta phải chấp nhận sự phát triển của tổ chức vế quy mô nên vẫn phải tồn tại việc phân chia tổ chức theo các tiêu chí như chức năng, tổ chức. Không nên nhìn tổ chức phẳng một cách máy móc mà phải hiểu trên những hướng tích cực rằng đó là việc giảm theo sự nặng nề của tổ chức.
Nếu chỉ nói đơn giản là nhân viên thích mô hinh phẳng chỉ vì họ được tham gia quản trị cùng sếp, rút ngắn được khoảng cách với sếp, không tồn tại cấp lãnh đạo trung gian thì có vẻ hơi không xác đáng. Chúng ta sẽ đi tìm hiểu sâu hơn 1 tí về mô hình quản trị phẳng về nhũng ưu điểm và nói rõ hơn cái cần thiết của nó và những gì nhân viên mong đợi. Xin nhắc lại định nghĩa “Tổ chức phẳng (cũng được biết đến như một tổ chức ngang) đề cập đến một cơ cấu tổ chức với mức độ ít hoặc không có can thiệp quản lý giữa các nhân viên và các nhà quản lý. Ý tưởng là rằng người lao động được đào tạo tốt sẽ có hiệu quả hơn khi họ trực tiếp tham gia vào các quyết định làm
cho quá trình, chứ không phải là giám sát chặt chẽ bởi nhiều lớp quản lý.”
Nó không phải là sự hoàn hảo mà vẫn ưu và nhược điểm.
Ưu điểm
Ít tốn kém vì chỉ vài nhà quản lý
Nó tão ra ít các cấp quản lý
Quyết định và hành động có thể một cách nhanh chóng
Thông tin liên lạc nhanh chóng và rõ ràng giữa các cấp độ quản lý
Phù hợp với các hoạt động thường xuyên chuẩn hóa
Cấp trên không quá chiếm ưu thế, độc tài vì số lượng lớn cấp dưới
Cấp dưới giám sát 1 cách nghiêm ngặt, chặt chẽ.
Nhược điểm
Không thích hợp với hoạt động phức tạp
Chất lượng hoạt động có thể là xấu
Nhiều nhân viên dưới cấp dễ dẫn tới lỏng lẽo
Yêu cấu rất cao dành cho cấp trên khi vai trò là một người lãnh đạo phải luôn ở mức rất cao
Có thể xảy ra sự đối lập trong việc phối hợp giữa các cấp quản lý.
Ở những phân tích ở trên ta đã đi chứng minh rằng chính trong mô