Chứng từ kế toán trong ngân hàng là các căn cứ chứng mình bằng giấy tờ hoặc
vật mang tin cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Là cơ sở pháp lý để hạch toán ghi sổ sách kế toán tại tổ chức tín dụng.
Đặc điểm của chứng từ kế toán ngân hang
- Chứng từ kế toán ngân hàng do ngân hàng ban hành được Tổng cục thống kê và Bộ tài chính chấp thuận phù hợp với nghiệp vụ ngân hàng ( ngoài các yếu tố riêng phải mang đầy đủ các yếu tố theo quy định về chứng từ kế toán của nhà nước).
- Đại bộ phận chứng từ kế toán ngân hàng do khách hàng lập và nộp vào ngân
hàng để thực hện nghiệp vụ nên chất lượng chứng từ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ
lập chứng từ của khách hàng và kiểm soát chứng từ của ngân hàng.
- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ ( phiếu chuyển khoản, các loại bảng kê...)
được sử dụng phổ biến để phù hợp với nghiệp vụ ngân hàng, tiết kiệm chi phí vật chất và thời gian cho ngân hàng và xã hội.
- Chứng từ kế toán ngân hàng có nhiều chủng loại, số lượng chứng từ phát sinh hàng ngày lớn, tổ chức luân chuyển chứng từ phức tạp.
Các yếu tố cơ bản cảu chứng từ kế toán ngân hàng - Tên gọi và số hiệu.
- Bên lập chứng từ: tên gọi, địa chỉ và số hiệu Tài khoản ngân hàng. - Bên nhận chứng từ: tên gọi, địa chỉ và số hiệu Tài khoản ngân hàng. - Nội dung phát sinh nghiệp vụ.
- Số tiền ( bằng số, bằng chữ).
- Thời gian : thời điểm lập, nhận chứng từ. - Dấu chữ ký của các bên có liên quan. b.Phân loại chứng từ kế toán trong ngân hàng Theo tính chất pháp lý và công dụng ghi sổ:
- Chứng từ gốc: được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất.
chứng từ gốc; tên khác nhau, lập ở hai thời điểm khác nhau nhưng có thể cùng phản ánh một nghiệp vụ phát sinh.
- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: ( UNC, UNT,...) một lần lập được cả hai loại chứng từ ghi sổ, được lập thành nhiều liên giống hệt nhau( thường liên 1: liên
gốc, liên 2: trả lại khách hàng, liên 3: căn cứ hạch toán ...) giúp giảm khối lượng chứng từ, giảm thời gian xử lý hạch toán.
Theo mức độ tổng hợp của chứng từ
- Chứng từ đơn nhất: Là chứng từ chỉ phản ánh một nghiệp vụ kinh tế tài chính
- Chứng từ tổng hợp: Là chứng từ phản ánh nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Theo hình thái vật chất :
- Chứng từ giấy: Là chứng từ do ngân hàng hoặc khách hàng lập trực tiếp trên
giấy
- Chứng từ điện tử: là chứng từ kế toán có đủ nội dung chủ yếu theo quy định
và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
c. Kiểm soát chứng từ
Kiểm soát chứng từ là kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố đã ghi trên chứng
từ nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ quá trình xử lý.
Quy trình kiểm soát như sau:
- Kiểm soát trước: Được kế toán viên, giao dịch viên, thanh toán viên, thủ quỹ thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng. Cần kiểm tra chứng từ lập có đúng quy định hay không ? ( Tính hợp pháp); Nội dung nghiệp vụ phát sinh có phù hợp hay không ? (Tính hợp lệ); Dấu chữ ký của khách hàng và các bên có liên quan. Người kiểm soát trước sau khi kiểm tra ký tên lên chứng từ.
- Kiểm soát sau: Do kiểm soát viên kiểm soát khi nhận chứng từ bộ phận giao
Nội dung của việc kiểm soát chứng từ :
- Kiểm soát tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các yếu tố ghi trên chứng từ - Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ
- Kiểm tra tính chính xác, khớp đúng của các chỉ tiêu số lượng, giá trị ghi trong
chứng từ
- Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm
tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
d. Luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng là quá trình vận động của chứng từ từ lúc ngân hàng lập hoặc tiếp nhận từ khách hàng, qua các khâu kiểm soát, xử lý hạch toán, đối chiếu cho đến khi được đóng tập đưa vào bảo quản lưu trữ.
Các bước luân chuyển:
Bước 1: Thu nhận và lập chứng từ Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Bước 3: Thực hiện lệnh thu chi
Bước 4: Kiểm tra cuối ngày và tổng hợp chứng từ phát sinh Bước 5: Sắp xếp xử lý, tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ.
Luân chuyển chứng từ kế toán Ngân hàng cần đảm bảo các nguyên tắc:
- Nhanh, an toàn, thiết kế tối ưu hóa các thủ tục kiểm soát đồng thời đảm bảo
yêu cầu kiểm soát đối với chứng từ
- Đối với giao dịch thu chi tiền mặt đảm bảo thu trước , chi sau. - Đối với chứng từ chuyển khoản đảm bảo ghi nợ trước, có sau
- Chứng từ luân chuyển trong nội bộ các bộ phận của Ngân hàng không qua tay khách hàng. Với các chứng từ giao nhận với khách hàng, nhận qua đường bưu điện phải có sổ ghi chép.
e. Bảo quản, lưu trữ chứng từ
Chứng từ kế toán chỉ được để ở phòng kế toán trong vòng 1 năm, sau đó phải được bảo quản lưu trữ đúng nơi qui định.
Khi giao toàn bộ hồ sơ cho thủ kho lưu trữ, bộ phận kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục giao nhận .
Việc lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Dễ tra cứu: Chứng từ phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian
- Không được thất lạc: Chỉ được cơ quan có thẩm quyền nhà nước mới được
tạm giữ, tịch thu, hoặc niêm phong chứng từ kế toán.
- Thời gian bảo quản: Đúng chế độ qui định của nhà nước về thời gian lưu trữ đối với từng loại chứng từ kế toán.