3.1.1. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý và kế toán hiện đại
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý và kế toán để phản ánh đầy đủ chính xác kết quả kinh doanh phục vụ kịp thời công tác quản lý, điều hành. Từng bước tuân thủ các chuẩn mực kế toán quốc tế.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý và kế toán hoàn thiện công tác lập ngân sách: Dự phòng hạch toán các khoản lãi phải thu, vốn và các quỹ, giao dịch đại lý, giao dịch liên ngân hàng, hạch toán trái phiếu kho bạc, các khoản đầu tư...
Tuân thủ chuẩn mực kế toán quốc tế: Thực hiện đầy đủ hệ thống kế toán theo tiêu
chuẩn quốc tế. Phát hành rộng rãi hệ thống báo cáo kiểm toán quốc tế cho năm tài chính,
3.1.2. Phát triển công nghệ tin học
Xây dựng chiến lược về phát triển công nghệ ứng dụng, chiến lược về trang thiết
bị mạng truyền thông, chiến lược về các nguồn nhân lực, mua sắm trang thiết bị trên nguyên tắc trang bị gắn với phát triển và đổi mới hàng năm. Cấu hình phù hợp với yêu cầu công nghệ và hoạt động Backup dữ liệu: hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động của trung tâm công nghệ thông tin và đào tạo cán bộ, hoàn thiện mô hình tổ chức hoạt động của TTCNTT, xây dựng chính sách riêng với cán bộ tin học.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Vietcombank Chinhánh Hưng Yên nhánh Hưng Yên
3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay NH Vietcombank- Hưng Yên đang áp dụng mô hình kế toán một cửa dựa trên phần mềm kế toán hiện đại có sửa đổi cho phù hợp với thực tế tại đơn vị, với phần mềm kế toán đang sử dụng hiện tại là Mosaic, phần mềm hoàn toàn cho phép NH đưa ra các sản phẩm dịch vụ hiện đại. Nhưng trên thực tế các giao dịch tại NH vẫn dùng
tiền mặt là chủ yếu. Điều này cho thấy mô hình tổ chức một cửa ở ngân hàng chưa triệt để. Nhưng trong thời kỳ mới khi mà hiệu quả chất lượng của sản phẩm dịch vụ ngân hàng tính bằng thời gian thì nhiệm vụ đặt ra cho hệ thống NHTM ở Việt Nam nói chung
khách hàng, giảm thiểu giao dịch tiền mặt, phát huy tối đa ưu thế của giao dịch một cửa.
Do vậy, cần phải giải quyết tốt vấn đề là xây dựng mô hình kế toán vừa đáp ứng tối đa mọi nhu cầu thực tế đồng thời cũng mở ra khả năng cung cấp các sản phẩm dịch vụ trong tương lai như: Phone banking, Mobilebanking, Internet banking... và nhiều sản phẩm khác mà không làm ảnh hưởng đến mô hình kế toán cũng như phương pháp tổ chức công tác kế toán.
Sự phân công trách nhiệm của nhân viên kế toán chưa chú trọng đến sự phân quyền khi sử dụng phần mềm kế toán.Việc nhập dữ liệu hiện nay chưa có sự phân quyền
rõ ràng nên vẫn có sự nhầm lẫn, trùng lắp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy khi lập chứng từ kế toán.
Bộ máy kế toán cần được chuyên môn hóa và nên phân chia thành các phần hành
kế toán cụ thể như :
- Bộ phận kế toán thanh toán - Bộ phận kế toán tiền lương - Bộ phận tài chính
- Bộ phận kế toán tổng hợp - Bộ phận kiểm tra kế toán
Chính sách đào tạo nhân viên kế toán, giao dịch viên: Đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao. NH phải có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại về trình độ tin học, ngoại ngữ cho đội ngũ kế toán và tạo điều kiện để các nhân viên giao dịch được tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan cấp trên hoặc cơ quan thuế tổ chức để nắm bắt và cập nhật đầy đủ kịp thời về những đổi mới chính sách của Nhà nước. Kết hợp với các đơn vị cung cấp phần mềm
ngân hàng để đào tạo nghiệp vụ kế toán máy cho nhân viên.
Chính sách đãi ngộ: Vị trí kế toán trương thường xuyên thay đổi, làm được thời gian ngắn là nghỉ do áp lực công việc quá lớn và không nhận được sự ưu đãi và quan tâm đúng lúc của lãnh đạo đơn vị, chính vì thế NH nên có những chính sách động viên, đãi ngộ và có sự quan tâm từ phía lãnh đạo NH để đào tạo và giữ lại những cán bộ có năng lực thật sự. Đồng thời phát triển hoạt động kinh doanh tiền tệ để tuyển dụng thêm nhân
phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền... sao cho đơn giản, dễ hiểu và quản lý tốt tình hình tài chính của NH.
Các chứng từ cần được kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau khi thực hiện các nghiệp vụ nhằm giảm thiếu tối đa sai sót có thể xảy ra.
Quy trình kiểm soát như sau:
- Kiểm soát trước: Được thực hiện do giao dịch viên thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng.
- Kiểm soát sau: Do kiểm soát viên kiểm soát khi nhận chứng từ bộ phận giao dịch viên, thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán.
Kiểm soát viên là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có khả năng kiểm soát tương đương với kế toán trưởng.
Lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách:
Bản chất của ngành ngân hàng là một ngành kinh tế trong đó công tác bảo quản và luân chuyển chứng từ là rất lớn để làm tốt việc này đòi hỏi phải có phương pháp khoa
học. Có hệ thống rõ ràng đảm bảo cho công tác nội bộ Ngân hàng cũng như kiểm tra, thanh tra Nhà nước nhất là trong tình hình hiện nay khi tin học hóa được áp dụng rộng rãi, việc luân chuyển chứng từ điện tử, lưu trữ thông tin nội bộ đều thông qua máy tính, với ưu điểm nổi bật của nó là lưu trữ được gấp nhiều lần, giảm thiểu luân chuyển cơ học, khả năng truyền tải nhanh, Nhưng bên cạnh đó một vấn đề đặt ra là công tác bảo quản thông tin, lưu trữ thông tin điều này rất quan trọng trong tình hình hiện nay khi mà
các NH TM cạnh tranh mạnh mẽ hơn bao giờ hết, nhất là những thông tin về vốn CSH, kết cấu tài sản nợ, có, các chỉ tiêu hoàn vốn...mà các thông tin này thường phát sinh ở bộ phận kế toán vì vậy cần có sự kết hợp chặt chẽ trong việc chuyển tải, bảo mật thông tin giữa các phòng như kế toán, kiểm soát, vi tính.
Chứng từ kế toán chỉ được để ở phòng kế toán trong vòng 1 năm, sau đó phải được bảo quản lưu trữ đúng nơi qui định. Khi giao toàn bộ hồ sơ cho thủ kho lưu trữ, bộ
phận kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục giao nhận . Việc lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Dễ tra cứu: Chứng từ phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian
- Không được thất lạc: Chỉ được cơ quan có thẩm quyền nhà nước mới được tạm giữ, tịch thu, hoặc niêm phong chứng từ kế toán.
Trên đây là những chia sẽ về chứng từ kế toán trong ngân hàng. Lamketoan.vn mong rằng nó sẽ giúp ích một phần cho những kế toán trong lĩnh vực này hoặc những người muốn tìm hiểu thêm về kế toán ngân hàng.
Ngân hàng nên tập trung vào việc sử dụng chứng từ điện tử, tiện lợi cho cả ngân hàng và khách hàng, đồng thời giảm bớt thời gian giao dịch, đảm bảo tính bảo mật cao.
Các chứng từ kế toán đã hạch toán phải được chuyển giao hết cho nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ. Khi nhận chứng từ, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải kiểm soát lại các chứng từ trong ngày và bảo đảm tập hợp đầy đủ toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày (Bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc kèm theo) và xử lý:
Tiến hành phân loại các chứng từ kế toán theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước
Loại lưu trữ vĩnh viễn: Là các chứng từ quan trọng, có liên quan lâu dài đến hoạt
động của Ngân hàng Nhà nước, như:
+ Chứng từ về tịch thu, trưng mua lại, tạm gửi, tạm giữ vàng bạc ngoại tệ (Bao gồm chứng từ thu vào, xuất ra, quyết định thu, trả thanh toán...).
+ Chứng từ, văn bản liên quan đến tài khoản phát hành tiền và lưu thông (Quyết định của Chính phủ, Quyết định cung ứng tiền, quyết định của Thống đốc về xuất quỹ dự trữ).
+ Hồ sơ thanh toán công nợ trong nước, thanh toán công nợ với nước ngoài. + Chứng từ pháp lý liên quan đến việc "chi quỹ điều hoà ngoại tệ theo lệnh của Chính phủ", về "Phát hành theo các mục đích chỉ định".
+ Các giấy tờ liên quan khoản vay dài hạn, vay nợ nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước.
+ Hồ sơ bàn giao tài sản (khi giải thể, tách hoặc sát nhập đơn vị).
+ Chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định như các chứng từ, tài liệu liên quan đến trụ sở làm việc, nhà ở, kho tàng, đất đai (Hồ sơ về đất đai, sơ đồ thiết kế thi công các công trình nói trên...) lưu trữ vĩnh viễn.
tra,
tham khảo... như:
+ Chứng từ thanh toán nợ dân, dân nợ và các khoản tồn động lâu ngày chưa xử lý (biên lai trên mức thu đổi, chứng thư gửi tiền tiết kiệm của ngân hàng quốc gia trước
đây...).
+ Chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định như: (Ô tô, máy vi tính...).
+ Chứng từ liên quan đến các vụ việc đã và đang trong quá trình tố tụng.
+ Hồ sơ, công văn, giấy tờ quan trọng khác liên quan đến công tác hạch toán kế toán của ngành Ngân hàng.
+ Chứng từ, hồ sơ vay nợ, thanh toán viện trợ ký với nước ngoài của Chính phủ. + Chứng từ liên quan đến việc tiêu huỷ tiền (Biên bản xác nhận kết quả tiêu huỷ tiền )...
- Loại lưu trữ ngắn hạn: Là các chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày liên quan đến thu nhập, chi phí thường xuyên và các khoản khác của Ngân hàng (Trừ những loại đã lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn) như:
+ Báo cáo tên hàng; + Nhật ký chứng từ;
+ Biên bản thanh lý tài sản...
- Các chứng từ trước khi đóng vào tập nhật ký nên được sắp xếp theo trật tự các
cặp giao dịch (Phân theo cách sắp xếp để vào máy vi tính), Ví dụ: Cặp 1 - Các chứng từ về tiền mặt, ngân phiếu thanh toán. Cặp 2 - Các chứng từ thanh toán liên hàng.
Cặp 3 - Các chứng từ về thanh toán bù trừ. Cặp 4 - Các chứng từ về thu chi nội bộ. Cặp 5 - Các chứng từ về kế toán giao dịch. Cặp 6 - Các chứng từ điều chỉnh.
Cặp 9 - Các chứng từ ngoại bảng.
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chínhHoàn thiện phân tích báo cáo tài chính: Hoàn thiện phân tích báo cáo tài chính:
đến tình hình đơn vị. Nguồn sử dụng để phân tích báo cáo tài chính chủ yếu là báo cáo tài chính và các tài liệu thực tế khác có liên quan. Do đó hoàn thiện phân tích báo cáo tài chính trước hết phải hoàn thiện tổ chức công tác phân tích, hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích. Để đạt được kết quả phân tích như mong muốn cần tổ chức tốt quy trình phân tích cụ thể :
- Lập kế hoạch phân tích : xây dựng chương trình phân tích , chỉ rõ mục tiêu nội dung, phạm vi, thời gian phân tích. Xác định rõ loại hình phân tích , chỉ tiêu và phương pháp phân tích cho từng cuộc phan tích hay từng giai đoạn phân tích; Tổ chức phân công
người thực hiện rõ ràng cụ thể.
- Sưu tầm, lựa chọn và kiểm tra tài liệu phân tích : BCTC; tài liệu thực tế từ các loại hạch toán, tài liệu kế hoạch ( dự toán ) và nguồn số liệu thông tin khách. Tùy theo nội dung, mục đích , phạm vi phân tích để sưu tầm các tài liệu phù hợp. Cần kiểm tra kỹ
tài liệu để đảm bảo sự phù hợp , khả năng so sánh và độ tin cậy của số liệu kế toán. - Thực hiện công việc phân tích: sử dụng các phương pháp phân tích phù hợp và
thực hiện công tác phân tích các chỉ tiêu liên quan trên BCTC theo trình tự hợp lý như : đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu bằng phương pháp so sánh ( theo chiều ngang, chiều dọc, số tuyệt đối, tương đối , so sánh theo biểu đồ ...) Xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu phân tích; phân tích mức độ và chiều hướng ảnh hưởng của từng
nhân tố đến chỉ tiêu phân tích.; chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến kết quả đó.
- Báo cáo phân tích thường xuyên cần đơn giản ngắn gọn nêu bật được các vấn đề trọng tâm cần giải quyết. Báo các định kỳ cần trình bày đầy đủ chi tiết các nhân tố và
nguyên nhân ảnh hưởng , những điểm tiên tiến cần phát hủy những điểm hạn chế cần tháo gỡ cải tiến.
Bổ sung phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Phân tích BCLCTT để biết đơn vị đang ở thời kỳ nào của chu trình kinh doanh. Phân tích khả năng tạo ra tiền của Ngân hàng thông qua chỉ tiêu:
Tỷ trọng dòng tiền thu vào của từng loại hoạt động = Tổng tiền thu vào của từng loại hoạt động/Tổng dòng tiền vào
diện
làm nền tảng cho việc đánh giá nguy cơ phá sản ở doanh nghiệp. Mô hình Z- Score kết hợp giữa các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh (A1, A2, A3) với các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán (A3) và chỉ tiêu phản ánh sự độc lập về khả năng tài chính (A5)
Z = 0.033*A1 + 0.014*A2 + 0.012*A3 + 0.010*A4 + 0.006*A5
Nâng cao trình độ cán bộ đảm trách vai trò lập và phân tích báo cáo tài chính:
Trong mọi lĩnh vực, nhân tố con người luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nâng cao trình độ cán bộ đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế trở thành nhu cầu bức khi mà đối thủ cạnh tranh của ngân hàng không chỉ là các ngân hàng trong nước mà còn là các ngân
hàng nước ngoài với trình độ, kỹ năng, công nghệ cao.
3.2.4. Hoàn thiện về công tác kế toán quản trị.Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán
Thực tế cho thấy, Vietcombank Hưng Yên nói riêng và các chi nhánh trên toàn hệ thống Vietcombank nói chung chưa chú trọng đến vai trò của kế toán quản trị, bộ máy kế toán mới chỉ dừng lại ở công tác kế toán tài chính. Trách nhiệm kiểm soát chi phí chưa gắn liền với người phụ trách kế toán. Do đó, cần xây dựng mô hình bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Các nhân viên kế toán vừa làm kế toán tài chính, vừa kiêm nhiệm kế toán quản trị. Việc kết hợp mô hình kế toán quản trị và kế toán tài chính hỗn hợp sẽ vừa sử dụng được dữ liệu đầu vào của kế toán tài chính (Tài khoản kế toán chi tiết, tổng hợp, các bảng kê chi tiết phù hợp...) cũng như sẽ bổ sung thêm dữ liệu cần có của các báo cáo nội bộ, các kế hoạch kinh doanh... Đồng thời, thường xuyên tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật các kiến thức mới cho các nhân viên kế toán.
Giải pháp về phân loại chi phí
Để có được các thông tin có giá trị làm cơ sở cho việc tổng hợp lập báo cáo sử dụng cho hoạt động quản trị thì việc đầu tiên đòi hỏi các đơn vị phải phân biệt rõ ràng và nhận diện được chi phí. Theo đó, nhà quản lý cần phải xem khả năng phản ứng hoặc thay đổi như thế nào của chi phí khi mức độ hoạt động kinh doanh thay đổi. Việc xem xét sự thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động của chi phí chính là phân loại chi phí theo mô hình ứng xử chi phí. Cách phân loại này sẽ thấy được mối quan hệ giữa chi phí
hoạch, kiểm soát chi phí và ra quyết định kinh doanh.