Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, cán bộ phòng kinh doanh đề nghị xuất hàng chuyển cho trưởng bộ phận ký xác nhận, sau đó chuyển xuống phòng kế toán. Phòng kế toán tiến hành xem xét giấy đề nghị, nếu hợp lý thì viết bảng kê xuất hàng chuyển xuống cho thủ kho và lập hoá đơn GTGT.
Tại kho, thủ kho kiểm hàng, làm thủ tục xuất kho, hàng chuyển ra khỏi kho phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ.
Căn cứ vào bảng kê xuất hàng ngày 4/2/2010 kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 : 8 278 870
Có TK 156 : 8 278 870
Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001302 kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất bán:
Nợ TK 131 : 10 199 567 Có TK 511 : 9 272 334 Có TK 3331 : 927 733
Căn cứ vào phiếu thu số 19, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán công ty ghi:
Nợ TK 111 : 10 199 567 Có TK 131 : 10 199 567
Ngoài ra, khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu kế toán công ty xử lý như sau:
- Hàng bán bị trả lại: Trong kỳ có phát sinh hàng bán bị trả lại được hạch toán vào tài khoản 521 - Hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là những hàng hoá vi phạm cam kết hợp đồng đã ký kết, không đúng chủng loại, quy cách…trường hợp hàng hoá bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, không thuộc về lỗi của công ty thì không được chấp nhận trả lại. Đại lý Tùng Lâm tại Chí Linh, Hải Dương thông báo trả lại số hàng trị giá thuế 2.240.000 VND do công ty xuất nhầm không có trong hợp đồng. Công ty chấp nhận bù trừ vào công nợ phải thu khách hàng. Hàng trả lại do đại lý bảo quản hộ, kế toán ghi nhận hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 531 : 2 240 000 Nợ TK 3331 : 224 000 Có TK 1311 : 2 464 000
Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 1571 : 2 000 000
- Người mua được hưởng chiết khấu thương mại: do mua hàng với giá trị lớn mà đã được hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Tỷ lệ chiết khấu mà công ty áp dụng là 3% trên tổng giá trị hàng mua.
Nếu chiết khấu ngay trên hoá đơn thì kế toán ghi giảm doanh thu và khoản phải thu ngay trên hoá đơn. Trường hợp chiết khấu ngoài hoá đơn thì kế toán phản ánh giảm khoản thu, bù trừ công nợ với khách hàng hoặc xuất tiền để thanh toán trực tiếp với khách hàng.
Vì trong tháng công ty không có trường hợp nào trả lại hàng hoá hay giảm giá hàng bán nên không hạch toán.
Chiết khấu 3% trên tổng số giá trị hàng hoá bán cho đại lý Hoàng Hà trong trường hợp khách hàng đã thanh toán tiền hàng. Công ty trích tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho người mua, đã có giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi
Nợ TK 521 : 9 265 200 Nợ TK 33311 : 926 520 Có TK 1121 : 10 191 720
Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như: chi phí quảng cáo, chi phí giao dịch với khách hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá… được hạch toán vào tài khoản 641- chi phí bán hàng.
Theo quy định của công ty, nếu địa điểm giao hàng thuộc phạm vi thành phố Hà Nội thì khách hàng được vận chuyển miễn phí hàng hoá đến địa điểm giao hàng, ngoài phạm vi thành phố Hà Nội thì chi phí này do hai bên thoả thuận trong hợp đồng.