b) Mặt sau Vận đơn vận tải đa phương thức
3.3. Tổ chức hoạt động giao nhậ n vận chuyển – lưu kho bãi hàng hóa xuất nhập khẩu
khẩu
Theo hợp đồng thương mại, Công ty cổ phần Khoa học và Công nghệ GREENLAB Việt Nam và Công ty CIMCOOL KOREA mua bán theo điều kiện EXW Incoterms 2010 nên toàn bộ hoạt động giao nhận, vận chuyển đều do bên nhập là Công ty Cổ phần Khoa học và Công nghệ GREENLAB Việt Nam thực hiện. Vì một số hạn chế về nhân lực và phương tiện vận chuyển, Công ty GREENLAB Việt Nam đã quyết định thuê dịch vụ FWD door to door.
Đầu tiên công ty Công ty Cổ phần Khoa học và Công nghệ GREENLAB Việt Nam đã lựa chọn hợp tác với Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Ngoại thương VINATRANS là một công ty FWD có đại lý tại Hàn Quốc để họ có thể thu xếp lấy hàng và đưa hàng đến cảng cũng như làm thủ tục xuất hàng. Sau đó, bên nhập khẩu sẽ cung cấp thông tin sơ bộ về lô hàng cho bên Forwarder để bên công ty Forwarder báo giá về gói dịch vụ vận chuyển hàng. (Chi tiết về giá dịch vụ và hợp đồng logistics vui lòng xem lại phần 3.1.1, 3.2.1)
Bước 2: Lấy booking từ công ty FWD
- Sau khi quyết định được công ty FWD phù hợp, Công ty Cổ phần Khoa học và Công nghệ GREENLAB Việt Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng và công ty xuất khẩu.
- Thông tin công ty xuất khẩu:
Tên công ty: CIMCOOL KOREA COMPANY
Địa chỉ: 255 GONGDAN-RO, ONSAN-EUP, ULJU-GUN, ULSAN, KOREA
Số điện thoại: 052.239.2332
Fax: 052.239.2335
Người liên hệ: Mee-Jin Ahn/Customer Service APAC
Thông tin của lô hàng
Tên hàng: Cimperial 1070
Trọng lượng tính phí: 12200 CBM
Cont: 20’ DRY
Số lượng cont: 1 Số lượng kiện: 4 drums
Ngày dự kiến đi: 24/04/2021
Bước 3: FWD liên hệ và làm việc với công ty xuất khẩu
Công ty VINATRANS sẽ liên hệ với Công ty CIMCOOL theo thông tin của Công ty GREENLAB cung cấp và chốt lịch giao nhận hàng, lịch booking tàu đi. Đại lý nước ngoài của FWD sẽ thu xếp kéo vỏ container đến đóng hàng theo lịch trình đã thống nhất.
- Công ty GREENLAB yêu cầu công ty CIMCOOL chụp lại hình container rỗng để đảm bảo chất lượng và tình trạng của cont tránh trường hợp tranh chấp và đổ lỗi trách nghiệm sửa chữa và vệ sinh cont trong trường hợp cont hỏng hoặc cont bẩn.
- Sau đó khi đóng hàng và niêm phong kẹp chì, công ty FWD sẽ hạ hàng về cảng Ulsan và làm thủ tục hải quan xuất khẩu, chuẩn bị làm thủ tục Hải quan theo thông tin mà bên xuất cung cấp. Cùng với đó, đại lý của công ty FWD tại nước xuất khẩu sẽ gửi bản B/L nháp cho công ty FWD qua mail, công ty FWD và bên nhập khẩu sẽ xác nhận lại thông tin. Thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu tại Hàn Quốc (bao gồm: khai báo hải quan, phân tích xử lý thông tin, thông quan hàng hóa, tính thuế, nộp thuế, hoàn thuế...) đều được thực hiện qua hệ thống tự động hoá hải quan. Hải quan Hàn quốc đang sử dụng 2 hệ thống: KTNet và Internet.
Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi thu xếp hàng đưa về cảng xếp lên tàu thì đại lý của công ty FWD tại nước xuất khẩu sẽ gửi cho công ty FWD tại nước nhập bản vận đơn nháp và các chứng từ của lô hàng bao gồm: vận đơn, invoice, packing list. Công ty FWD và bên nhập khẩu sẽ kiểm tra và xác nhận lại thông tin. Vì đây là những chứng từ quan trọng nên hai bên cần kiểm tra cẩn thận để tránh việc xảy ra sai sót dẫn đến những tranh chấp không đáng có.
Bước 5: Nhận giấy báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng D/O
Trước khi hàng đến 3 ngày (27/4/2021), hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến cho công ty FWD. Khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival Notice), nhân viên giao nhận cầm vận đơn chủ (Master B/L) và giấy giới thiệu của công ty được ghi trên ô Consignee đi lấy lệnh giao hàng (D/O) gốc thường bộ lệnh thường có 3 bản gốc và chữ ký, con dấu. Sau đó, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng và làm thủ tục Hải quan. Cùng với việc tiến hành làm thủ tục hải quan, công ty FWD sẽ báo cho công ty GREENLAB tiến trình công việc, thời gian xong thủ tục Hải quan và dự kiến thời gian đưa hàng đến kho.
Bước 6: Khai hải quan điện tử & đóng thuế
- Nhân viên giao nhận của công ty VINATRANS sẽ thực hiện khai báo hải quan điện tử trực tiếp trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải Quan hoặc sử dụng các phần mềm khai báo Hải Quan từ những công ty đã có xác nhận hợp chuẩn (ECUS5). Sau khi nộp tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng.
- Tờ khai nhập khẩu cho mặt hàng nhập khẩu là Dầu bôi trơn Cimperial 1070 (HS 340319) được phân vào luồng vàng.
- Sau khi có kết quả phân luồng thì công ty VINATRANS sẽ thông báo cho khách hàng là công ty GREENLAB đóng thuế nhập khẩu và thuế GTGT. Đối với mặt hàng “Dầu bôi trơn Cimperial 1070” này Công ty cổ phần Khoa học và Công nghệ GREENLAB Việt Nam phải đóng các khoản thuế như sau:
Thuế nhập khẩu: 18% - 22.326.840 VNĐ
Thuế bảo vệ môi trường: 2000VNĐ/L - 1.600.000 VNĐ
Thuế tiêu thụ đặc biệt: 0% - 0 VNĐ
Thuế giá trị gia tăng: 10% - 14.796.484 VND
Bước 7: Đăng ký tờ khai tại cảng
Khi khai báo hải quan điện tử thành công và in tờ khai. Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau. Vì tờ khai nhập khẩu được phân vào luồng vàng nên nhân viên giao nhận cần chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu thương mại bao gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty cổ phần Khoa học và Công nghệ GREENLAB Việt Nam - Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp - Đơn đặt hàng (PO): 1 bản chụp
- Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản HBL có dấu doanh nghiệp và 1 bản MBL có dấu của hãng tàu
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản chụp
Bước 8: Trả tờ khai hải quan
- Khi quá trình kiểm tra bộ chứng từ hoàn tất, bộ chứng từ được đóng dấu, rồi chuyển sang cửa trả tờ khai hải quan. Lúc này, nhân viên giao nhận của công ty VINATRANS sẽ mua tem để dán vào tờ khai (tem được xem như là lệ phí hải quan)
- Bộ hồ sơ trả về sẽ bao gồm: Tờ khai Hải quan đã đóng dấu, phiếu kết quản kiểm tra chứng từ. Nhân viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra xem đã đủ hồ sơ chưa. Nếu đủ thì tiến hành bước tiếp theo.
Để xuất phiếu EIR thì nhân viên giao nhận cần tới phòng Thương vụ tại cảng để nộp lệnh giao hàng D/O đã có dấu giao thẳng của hãng tàu. Tiếp đó nhân viên giao nhận cần đóng tiền nâng/hạ và lưu container.
Bước 10: Thanh lý tờ khai
Để thực hiện thanh lý hải quan cổng, thì nhân viên giao nhận của công ty VINATRANS sẽ mang bộ hồ sơ gồm Lệnh giao hàng D/O, phiếu EIR, Tờ khai hải quan (gồm cả bản chính và bản photo), cùng danh sách container nộp cho Hải quan. Đơn vị này sẽ lưu thông tin lô hàng vào sổ hải quan, đồng thời đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR, và xác nhận vào tờ danh sách container. Sau đó trả các hồ sơ này lại cho nhân viên giao nhận.
Bước 11: Vào cảng lấy hàng
Bây giờ nhân viên giao nhận chỉ cần đưa phiếu EIR, danh sách container, cùng giấy mượn container cho tài xế container, và lái xe chạy vào cảng hoặc ICD để nhận hàng. Nhân viên giao nhận cần đối chiếu lại so với cont thực tế, số cont/seal trên B/L, nếu có thông tin nào sai lệch thì thông báo cho bên xuất hoặc công ty bảo hiểm để xác nhận trước. Khi lấy hàng xong thì thông báo cho khách hàng chuẩn bị kho bãi để tiếp nhận hàng.
Bước 12: Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận tiền cược
Sau khi hoàn tất việc rút hàng, dựa trên chỉ định ghi trên giấy mượn container, tài xế sẽ mang trả container rỗng về lại cho cảng hoặc ICD trong khoảng thời gian quy định trên giấy mượn container. Tiếp đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu EIR, giấy cược container cùng phiếu thu tới đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại tiền cược container đã đóng trước đó.
Bước 13: Lập thanh toán và trả lại chứng từ cho khách hàng
- Sau khi giao hàng và có biên bản giao hàng xong nếu có, kế toán công nợ tiến hành lên debit note và ra hóa đơn gửi cho khách hàng căn cứ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận từ trước.
- Sau khi hoàn thành việc giao hàng và các chứng từ liên quan, các loại giấy tờ, chứng từ liên quan cần được lưu trữ ít nhất là 5 năm để có thể xuất trình trong trường hợp có vấn đề xảy ra.