Dự toán là những tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp cách thức huy động cũng như sử dụng nguồn lực cho hoạt động sản xuất theo định kỳ và được biểu hiện một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị. Dự toán chi phí sản xuất là phương tiện thông tin cung cấp cho các chức năng hoạch định và kiểm soát chi phí của nhà quản trị nhằm đo lường, chấn chỉnh quá trình tổ chức thực hiện chi phí trong từng bộ phận cụ thể đảm bảo cho quá trình thực hiện mục tiêu chung của đơn vị.
Các tổ chức phi chính phủ hoạt động trên nguyên tắc phi lơi nhuận. Họ lấy nguồn thu từ các nhà hảo tâm, các tổ chức nước ngoài để phục vụ cho mục đích của nhà tài trợ.Các tổ chức phi chính phủ ở Việt Nam thường làm phi lợi nhuận về các lĩnh vực giáo dục, y tế, sức khỏe, phát triển. Để nhận được sự tài trợ, các NGO phải lập kế hoạch dự toán chi phí cho các hoạt động của mình để nhà tài trợ xem xét, thẩm định.Nếu nhà tài trợ phê duyệt thì các NGO mới có ngân sách để hoạt động. Công tác lập kế hoạch chi phí được tiến hành vào đầu mỗi năm và được xây dựng cho cả năm do các nhóm công tác tại thực địa thực hiện kết hợp với bộ phận quản lý
tài chính phối hợp thực hiện.
Khi bắt đầu dự án, giám đốc trung tâm sẽ cùng đại diện phía nhà tài trợ khảo sát các tỉnh thành trên toàn quốc, chọn ra địa bàn thích hợp để triển khai chuông trình.Sau đócác truởng nhóm công tác sẽ lập kế hoạch hoạt động trong năm mà nhóm sẽ triển khai ở mỗi địa bàn.Tiếp đến là phải xây dựng nên một định mức chi phí riêng của từng hoạt động trên co sở các quy định của nhà tài trợ. Từ đó sẽ ra tổng ngân sách chi phí của dự án gửi lên giám đốc dự án kiểm tra và cuối cùng chuyển sang phía nhà tài trợ để phê duyệt.
1.3.2 Kiểm soát chi phí:
Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các tổ chức phi chính phủ rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho các hoạt động của dự án thông qua nguồn kinh phí đuợc cấp phát bởi nhà tài trợ. Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo mục tiêu của các nhà tài trợ mà chế độ kế toán tổ chức NGO có những đặc điểm riêng. Các khoản chi tiêu của tổ chức chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt. Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng. Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đon vị. Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cuờng hiệu quả sử dụng vốn tài trợ đuợc cấp.
Kế toán tổ chức phi chính phủ là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại tài sản, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà tài trợ. Kế toán tổ chức có nhiệm vụ: Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đuợc cấp, đuợc tài trợ, đuợc hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đon vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại tài sản ở đon vị. Lập và nộp báo cáo tài chính cho bộ phận quản lý cấp trên theo qui định.
Nhà tài trợ kiểm soát nguồn kinh phí tài trợ của mình qua các dòng ngân sách đã duyệt chi theo kế hoạch. Bên cạnh đó nhà tài trợ sẽ yêu cầu tổ chức phi chính phủ phải xây dựng một bộ quy tắc các quy định về chi tiêu tài chính để họ xét duyệt. Định kỳ một năm hoặc 6 tháng sẽ kiểm tra tính tuân thủ của tổ chức đối với bộ quy tắc đó.Bộ quy tắc này vừa phải phù hợp với yêu cầu của nhà tài trợ, phù hợp với tính chất của dự án và phải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính.
1.3.3 Phân tích thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyếtđịnh: định:
Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do kế toản quản trị cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định.Ra quyết định là một chức năng cơ bản của nguời quản lý, đồng thời cũng là nhiệm vụ phức tạp và khó khăn nhất của họ.Trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh, nguời quản lý luôn phải đối diện với việc phải đua ra các quyết định ở nhiều dạng khác nhau. Tính phức tạp càng tăng thêm khi mà mỗi một tình huống phát sinh đều tồn tại không chỉ một hoặc hai mà nhiều phuơng án liên quan khác nhau đòi hỏi nguời quản lý phải giải quyết.
Để phục vụ cho việc ra quyết định, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, kế toán quản trị sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thuờng không có sẵn, đặc biệt là thông tin về chi phí đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Kế toán quản trị giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.
Vấn đề đặt ra ở đây là các thông tin này phải đuợc xử lý bằng các phuơng pháp phù hợp nhu thế nào để phục vụ có hiệu quả nhất cho việc ra các quyết định của nguời quản lý. Xét trên khía cạnh này, cần thiết phải có sự nhận thức và phân biệt các dạng quyết định thành hai loại lớn: Các quyết định ngắn hạn (short-term decisions) và các quyết định dài hạn (long-term decisions). Nói chung, các quyết định ngắn hạn đuợc hiểu nhu là các quyết định có tác dụng trong khoảng thời gian
tương đối ngắn, trong vòng một năm, tính từ khi phát sinh các chi phí theo các quyết định đó đến khi thu được kết quả đầu ra. Hay nói một cách khác, các quyết định ngắn hạn được đưa ra nhằm thoả mãn các mục tiêu ngắn hạn của tổ chức. Các dạng quyết định ngắn hạn này phát sinh một cách thường xuyên, liên tục trong quá trình điều hành, chẳng hạn như: quyết định về tổ chức hoạt động, về các phương pháp tập huấn, tài trợ; quyết định về các cách thức phân phối nguồn quỹ; v.v.. Còn các quyết định dài hạn là các quyết định liên quan đến quá trình xây dựng ngân sách để phục vụ mục tiêu lâu dài của tổ chức, hay nói một cách khác, đây là các quyết định liên quan đến ngân sách dài hạn cho mục đích hoàn thành mục tiêu của dự án. Một vài dạng quyết định dài hạn thường gặp như: quyết định địa bàn để thực hiện dự án, quyết định về loại hình hoạt động triển khai, số lượng hoạt động triển khai; quyết định về phương thức mua sắm hay thuê ngoài, v,v..
Vấn đề chính đặt ra là xác định các phương pháp thích hợp trong việc xử lý thông tin kế toán quản trị để phục vụ có hiệu quả cho việc ra các quyết định. Với cả hai dạng quyết định ngắn hạn và dài hạn, mảng lý thuyết được gọi là “xác định thông tin thích hợp (cho việc ra quyết định)” đều có phát huy tác dụng, tuy nhiên vấn đề sẽ phức tạp hơn rất nhiều khi ứng dụng lý thuyết này để phân tích thông tin cho việc ra các quyết định dài hạn
1.4 Ke toán quản trị chi phí theo chế độ kế toán Việt Nam
1.4.1 Quá trình hình thành và phát triển của Kế Toán Quản Trị tại Việt Nam
Qua quá trình phát triển gần 30 năm, kế toán quản trị tại Việt Nam đã phát triển qua
nhiều giai đoạn với nhiều biến chuyển tích cực.Ở giai đoạn ban đầu, kế toán quản trị được xem là một hoạt động đơn thuần mang tính chất kỹ thuật nhằm đạt được các mục
tiêu của tổ chức. Sang giai đoạn tiếp theo, kế toán quản trị được xem như một hoạt động quản lý nhưng ở vai trò thừa hành, hỗ trợ cho các nhà quản lý cấp cao bằng việc
cung cấp thông tin cho mục đích kiểm soát. Ở giai đoạn phát triển, kế toán quản trị đã
quản lý, kế toán quản trị hiện đại đã phát triển các công cụ và kỹ thuật phù hợp. Theo
đó, các công cụ này bao gồm: Công cụ hỗ trợ cho việc hiểu biết thị truờng; Công cụ cho kế hoạch chiến luợc; Công cụ đánh giá kết quả; Công cụ quản lý và phát triển tri thức.Nhu vậy, có thể thấy hiện nay kế toán quản trị đã phát triển vuợt xa khỏi hình thái
ban đầu của nó là hệ thống dự toán ngân sách nhằm phục vụ cho việc kiểm soát chi phí.Kế toán quản trị ngày nay đã có những buớc tiến rất xa để trở thành một bộ phận không thể tách rời của quản trị doanh nghiệp.Kế toán quản trị hiện đại đã chuyển sang
một hình thái mới, hình thái phát triển tầm nhìn chiến luợc đi kèm với sự hỗ trợ mạnh
mẽ của công nghệ thông tin.
Ke toán quản trị và những quy định liên quan
Kế toán quản trị là khái niệm mới xuất hiện ở Việt Nam trong vòng 15 năm trở lại đây và đã gây nhiều chú ý của các doanh nghiệp.Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp đã buớc đầu vận dụng và xây dựng cho mình một bộ máy kế toán quản trị riêng biệt.
Đánh dấu cho sự mở đầu này khi Luật Kế toán Việt Nam đuợc Quốc hội nuớc Cộng hoà XHCN Việt Nam khoá XI kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 17/6/2003 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2004 đã quy định về kế toán quản trị ở các đơn vị nhu sau: Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính theo yêu cầu và quyết định kế toán trong nội bộ đơn vị kế toán (Luật Kế toán Việt Nam - điều 3, khoản 4). Tuy nhiên, việc này chỉ đuợc dừng lại ở góc độ nhìn nhận và xem xét, chua có một quyết định cụ thể hay huớng dẫn thi hành mang tính tổng quát. Do đó việc hiểu và vận dụng kế toán quản trị ở các doanh nghiệp Việt Nam còn rất mơ hồ.
Ngày 16/01/2006, Bộ tài chính tổ chức lấy ý kiến về việc ban hành thông tu huớng dẫn về thực hiện kế toán quản trị tại truờng Đại học Kinh tế TP.HCM. Có thể nói, đây là động thái đầu tiên thể hiện sự quan tâm của cấp nhà nuớc đối với
hướng dẫn cho các doanh nghiệp thực hiện kế toán quản trị.Từ khi ra đời đến nay kế toán quản trị vẫn mò mẫm lối đi, vẫn chưa có một tổ chức nào có đủ chuyên môn và kinh nghiệm chuyên tư vấn xây dựng hệ thống kế toán quản trị. Còn đối với các doanh nghiệp, thì kế toán quản trị vẫn còn xa vời về mặt lý luận lẫn vận hành
Cũng như theo xu thế tiến hoá chung, kế toán quản trị vào Việt Nam ban đầu với hình thái hệ thống lập kế hoạch (dự toán ngân sách) và quản trị chi phí. Phương pháp lập kế hoạch đã bắt đầu sơ khai từ sau những năm 1985, tuy nhiên bước đầu còn đơn giản và thiếu chính xác.Sau khi kinh tế tư nhân phát triển thì việc lập kế hoạch phục vụ cho nhu cầu hoạch định của doanh nghiệp mới được phát triển rầm rộ.Phương pháp lập kế hoạch ở nhiều doanh nghiệp cũng khác nhau. về cơ bản, phương pháp lập kế hoạch được phân làm 2 cách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thứ nhất: lập kế hoạch dự trên sự tăng trưởng. Các doanh nghiệp thường dựa trên sự phát triển của công ty và các số liệu quá khứ (tốc độ tăng trưởng của doanh
thu, mức độ gia tăng chi phí) và ước lượng kế hoạch thực hiện cho tương lai. Phương pháp này thường được vận dụng khá phổ biến hiện nay do dể thực
hiện và
ước lượng tương đối chính xác. Các doanh nghiệp hoạt động trong khối sản xuất
thường vận dụng theo phương pháp này
- Thứ hai: dựa vào mục tiêu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường dựa vào mục tiêu tăng trưởng của mình trong thời gian tới và đề ra kế hoạch hành động
sao cho thực hiện được mục tiêu đó. Phương pháp lập kế hoạch này thường được
vận dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ.
Ngoài ra, rất ít doanh nghiệp chú trong đến việc lập kế hoạch kết hợp giữa hai phương pháp trên do sự phức tạp trong khâu lượng hoá số liệu kế hoạch và hạ tầng thông tin chưa đáp ứng được.
phận quản trị tài chínhđã mặc nhiên giao cho một phó giám đốc và kế toán trưởng làm thay. Thế nhưng theoĐiều lệ kế toán trưởng các đơn vị quốc doanh còn đang có hiệu lực, kế toántrưởng lại không có những chức năng nhiệm vụ của giám đốc tài chính. Thậm chí, trongluật kế toán cũng vậy. Sự làm thay này chính là một trong những nguyên nhân tạo ra một“khoảng trống về quản trị tài chính” trong các đơn vị Việt Nam hiện nay. Nguyênnhân cơ bản của tình trạng trên là sự nhầm lẫn chức năng giữa bộ phận kế toán và bộphận tài chính đơn vị, không chỉ có trong nhận thức của các chủ đơn vị màcả trong tư duy của không ít nhà làm luật. Chẳng hạn, cho đến nay, trong hệ thống vănbản pháp quy về kế toán chưa có một văn bản nào quy định về giám đốc tài chính.Trongmột số đơn vị liên doanh, khi tồn tại song song hai chức danh giám đốc tài chính và kếtoán trưởng, nếu giám đốc tài chính là người nước ngoài và kế toán trưởng là người ViệtNam thì thông thường kế toán trưởng chỉ
tồn tại trên hình thức.5
Ke toán quản trị chi phí tiến hóa tại Việt Nam
Hệ thống quản trị và kiểm soát chi phí cũng được hình thành theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, theo cùng với hệ thống lập kế hoạch (dự toán). Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí chỉ dừng lại ở một vài khoản mục chi phí phát sinh tương đối lớn và chiếm tỉ trọng cao như: chi phí quảng cáo tiếp thị, chi phí vận chuyển, lương... (trong chi phí bán hàng) ; chi phí tiếp khách, đào tạo,.. .(trong chi phí quản lý doanh nghiệp). Bên cạnh đó, việc quản lý chi phí ở khâu sản xuất (đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất) cũng được tổ chức chặt chẽ nhằm giảm giá thành sản phẩm.
1.4.2 Đặc điểm của Tổ chức phi chính phủ ảnh hưởng đến kế toán quản
trị chi
phí
Đặc điểm của tổ chức phi chính phủ là hoạt động dựa trên nguyên tắc phi lợi nhuận. Nó khác so với kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thông thường ở chỗ: DN kiểm soát chi phí bằng cách giảm giá thành chi phí đầu vào (tích trữ khi
giá thấp, tìm kiếm vật liệu thay thế) hoặc nâng cao hiệu suất hoạt động, giảm giá thành sản phẩm. Trong khi đó tổ chức phi chính phủ thì kiểm soát chi phí dựa trên các định mức đã đề ra, tổ chức nào xây dựng hệ thống định mức càng chi tiết sẽ càng kiểm soát tốt.
Mặt khác, do hoạt động trên nguyên tắc không vì lợi nhuận nên việc kiểm soát tốt chi phí không mang lại lợi nhuận cho họ mà sẽ giúp cho việc sử dụng ngân sách tài trợ đuợc hiệu quả hơn, số nguời huởng lợi cao hơn, lợi ích đem lại cho cộng đồng cao hơn, đây là những lợi ích mà không thể luợng hóa đuợc.
Kế toán tại các tổ chức phi chính phủ tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản, vật tu, tiền vốn của đơn vị. Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán quản trị có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở