• Hiện tại, ACB đã thành lập Ủy ban quản trị rủi ro duới sự chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị, thành lập phòng Quản lý rủi ro hoạt động với nhiệm vụ tham
muu, soạn thảo các quy định, quy trình huớng dẫn cho toàn hệ thống về công tác quản trị rủi ro hoạt động, huớng dẫn kiểm tra, giám sát từ xa công tác triển khai công tác quản trị rủi ro hoạt động của các đơn vị nghiệp vụ, chi nhánh. Tuy nhiên, phòng Quản trị rủi ro hoạt động của ACB cần bổ sung thêm nhiệm vụ bắt buộc là
86
(như: Khối Kiểm tra, kiểm soát tuân thủ, phòng Quản lý quỹ và sàn giao dịch, đơn
vị vận hành ATM, Thẻ, POS, phòng Ke toán, phòng Hành chính,...) để nắm bắt các
khó khăn, vướng mắc của các đơn vị nghiệp vụ, các chi nhánh khi triển khai công tác quản trị rủi ro hoạt động, phát hiện các lỗ hổng trong quy trình quản trị rủi ro hoạt động để chỉnh sửa, bổ sung quy trình cũng như phát hiện dấu hiệu rủi ro hoạt động tại các đơn vị để đưa ra các giải pháp phòng ngừa, giảm thiểu kịp thời.
• Ngoài ra để đảm bảo công tác quản trị rủi ro hoạt động tại các đơn vị nghiệp vụ, các chi nhánh đạt hiệu quả tối đa, ACB cần xây dựng bộ phận quản trị rủi ro hoạt động riêng biệt tại các chi nhánh, đây là cánh tay dài của phòng Quản lý
rủi ro hoạt động - Khối Quản lý rủi ro , nằm trực tiếp tại chi nhánh để tăng tính chuyên môn hóa, giúp công tác quản trị rủi ro hoạt động tại các chi nhánh đạt hiệu quả. Phòng Quản lý rủi ro hoạt động - Khối quản lý rủi ro tại các Hội sở cần phối hợp với Khối Quản trị nguồn nhân lực để xây dựng bản mô tả công việc và định biên nhân sự cho bộ phận quản trị rủi ro hoạt động tại chi nhánh, yêu cầu các các cán bộ quản trị rủi ro hoạt động tại chi nhánh sát sao trong việc triển khai quản trị rủi ro hoạt động, kịp thời phát hiện rủi ro tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp xử lý, giảm thiểu kịp thời.
• Theo mô hình tổ chức hiện tại, phòng Quản lý rủi ro hoạt động có 2 chức năng chính tương đương với 2 bộ phận nghiệp vụ: 1) ban hành chính sách quản trị rủi ro hoạt động và các văn bản hướng dẫn triển khai công tác quản trị rủi ro hoạt động - bộ phận chính sách và báo cáo rủi ro hoạt động; 2) giám sát biến động của rủi ro hoạt động và các biện pháp giảm thiểu rủi ro hoạt động - Bộ phận kiểm soát và giảm thiểu rủi ro hoạt động. Tuy nhiên, các mảng công việc chưa được phân tách rõ ràng giữa 2 chức năng này. Cán bộ làm chính sách vẫn tham gia các công việc của bộ phận giám sát và ngược lại. Vì vậy, để tăng tính chuyên môn hóa nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động phòng Quản trị rủi ro hoạt động cần phân tách rõ ràng
87
nào, nó là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức đó. Công tác quản lý rủi ro hoạt động muốn đạt hiệu quả cao đòi hỏi đội ngũ cán bộ nhân viên - những nguời sở hữu rủi ro hoạt động cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tay nghề, kỹ năng xử lý công việc cũng nhu tính kỷ luật cao, tác phong chuyên nghiệp. Để đạt đuợc điều này, ACB phải chú trọng vào công tác:
• Chính sách tuyển dụng nhân sự phải phù hợp để đảm bảo nguồn cán bộ có chất lượng ngay từ đầu. Chất luợng nhân sự không chỉ ở khía cạnh chuyên môn mà còn ở khía cạnh phẩm chất đạo đức, tính kỷ luật, tuân thủ, trung thực. Riêng đối với cán bộ quản trị rủi ro cần phải đáp ứng đồng thời hai tiêu chí: Một là,
phẩm chất đạo đức trung thực, có tính thần trách nhiệm cao, ham học hỏi và tâm huyết với công việc. Hai là, kiến thức chuyên môn phải vững vàng, giàu kinh nghiệm, nhanh nhạy để nhanh chóng nắm bắt đuợc các nhân tố có thể gây ra rủi ro,
đồng thời phải giàu kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn, nghiệp vụ để có thể đua
ra các giải pháp xử lý/giảm thiểu rủi ro hiêu quả phù hợp. Ngoài ra, quản trị rủi ro là
mảng nghiệp vụ có tính chất phức tạp, đòi hỏi mỗi cán bộ quản trị rủi ro phải có kiến thức chuyên sâu về tài chính, thống kê để áp dụng đuợc các kỹ thuật quản trị rủi ro theo thông lệ quốc tế.
• Khối Quản trị nguồn nhân lực thường xuyên rà soát, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, cán bộ, phân tích nguyên nhân cán bộ nghỉ
việc, chấm dứt hợp đồng lao động để kịp thời phát hiện dấu hiệu rủi ro hoạt động liên quan đến việc thiếu nhân sự hoặc nhân sự chua đạt chất luợng, từ đó có giải pháp nâng cao chất luợng nguồn nhân lực và giữ chân cán bộ phù hợp.
• Bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân sự: Khối Quản trị nguồn nhân lực phải đảm bảo bố trí cán bộ làm các công việc phù hợp, phát huy đuợc các kiến thức,
88
khối lượng công việc thực tế tại từng đơn vị trong hệ thống, từ đó chuẩn hóa lại phương pháp xây dựng định biên nhân sự đảm bảo có tính đến nhân sự dự phòng cho các trường hợp cán bộ nghỉ phép/ nghỉ chế độ dài hạn (4 - 6 tháng trở lên) đảm bảo các đơn vị có đủ nhân sự để vận hành nghiệp vụ, hạn chế quá tải công việc gây ra sai sót.
• Khối quản trị nguồn nhân lực cần phối hợp với các đơn vị/ phòng ban qua ngân hàng để thiết lập định biên công việc phù hợp với từng vị trí chức danh thông qua việc xây dựng chỉ số đánh giá công việc KPI (Key Performance Indicator) cụ thể để đo lường băng hiệu suất công việc của cán bộ nhân viên, từ đó
có phương án bố trí nhân sự phù hợp với mô tả công việc, tránh sự mất cân đối về khối lượng công việc cần xử lý giữa các cán bộ nhân viên (như: người bị quá tải về
khối lượng công việc, có người có quá ít công việc). Công việc quá tải hay quá ít
đều gây cảm giác chán nản cho mỗi cán bộ nhân viên. Vì vậy, một khối lượng công
việc hợp lý sẽ tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên xử ký hiệu quả và có thời gian cải
tiến công việc cũng như cân bằng với các mặt khác trong đời sống và nâng cao tinh
thần làm việc.
• Các chuyên gia về tâm lý và nghiên cứu nguồn nhân lực cho rằng, làm việc quá lâu với một vị trí sẽ tạo ra phản ứng ì ạch, thiếu sáng tạo, tư duy theo
lối mòn bảo thủ. Thông thường mỗi người chỉ nên lam việc tối đa trong vòng 3 - 4
năm tại một vị trí công việc. Vì vậy, luân chuyển vị trí công tác giúp tăng khả năng
thích ứng hiểu biết cũng như kinh nghiệm ở nhiều vị trí khác nhau cho cán bộ nhân
89
trình thực hiện nghiệp vụ. Bên cạnh các khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ quản lý các đơn vị phải nêu cao tính thần tự học hỏi để cán bộ nhân viên luôn sẵn sàng học hỏi, tiếp thu những ý kiến có ích từ đồng nghiệp và tự cải tiến trong công việc của mình. Đào tạo và tự đào tạo phải trở thành một văn hóa, là một quá trình xuyên suốt, thuờng xuyên liên tục với tất cả cán bộ nhân viên trong ngân hàng.
• Khối Quản lý rủi ro nâng cao nhận thực cho tất cả các cán bộ nhân viên về rủi ro hoạt động và cách thức quản trị rủi ro hoạt động thông qua các bản tin cảnh báo rủi ro định kỳ, thông qua các buổi tổ chức hội thảo về quản trị rủi ro tại ngân hàng hoặc các buổi đào tạo nội bộ. Các buổi hội thảo, đào tạo nội bộ về
rủi ro hoạt động có thể đuợc tổ chức định kỳ hàng quý để trao đổi về các tình huống
phát sinh dấu hiệu của rủi ro hoạt động và bài học kinh nghiệm trong thực tế. • Khối Quản lý rủi ro xây dựng, đào tạo đội ngũ điều phối viên về rủi ro
hoạt động tại các đơn vị bài bản, chuyên nghiệp, nắm rõ phuơng pháp luận và cách thức triển khai công tác quản trị rủi ro hoạt động tại các đơn vị, huớng mục tiêu chủ động tại công tác quản trị rủi ro hoạt động tại các chi nhánh đơn vị. Đây là
đội ngũ chuyên gia về quản trị rủi ro tại các đơn vị, là cánh tay nối dài của phòng Quản trị rủi ro hoạt động, hiểu rõ rủi ro hoạt động có thể phát sinh tại chính đơn vị,
phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ trong đơn vị để triển khai công tác quản trị rủi ro hoạt động hiệu quả, giảm thiểu việc tập trung công tác quản trị rủi ro hoạt động quá nhiều vào phòng Quản lý rủi ro hoạt động.
3.2.4 Tăng cường văn hóa, nhận thức về quản trị rủi ro hoạt động
Rủi ro hoạt động là rủi ro khó luờng nhất, nó tồn tại và song hành cùng với tất cả các hoạt động kinh doanh của ngân hàng, do vậy việc xây dựng văn hóa, nhận thức về quản trị rủi ro hoạt động là cần thiết đối với tất cả các ngân hàng thuơng mại nói chung và ACB nói riêng. Xây dựng văn hóa quản trị rủi ro là xây dựng các quan niệm, tập quán, truyền thống trong hoạt động của ngân hàng để chi phối các
90
quản trị rủi ro trong ngân hàng:
• Khối Quản lý rủi ro thường xuyên nâng cao trách nhiệm của tất cả các cán bộ nhân viên trong công tác phát hiện, báo cáo rủi ro hoạt động phát sinh, chủ động
nhận diện và phòng ngừa rủi ro thông qua các giải pháp:
S Hàng năm tổ chức các chương trình thi đua về việc chủ động nhận diện, phát hiện rủi ro hoạt động tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp giảm thiểu phù hợp. Thông qua chương trình này, các cá nhân/ đơn vị có cơ hội chỉ ra các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày mà mình đang đối mặt nhưng chưa có giải pháp giảm thiểu phù hợp, đồng thời đề xuất cấc giải pháp để giảm thiểu rủi ro được chỉ ra. Thông qua chương trình thi đua, các cán bộ nhân viên nâng cao ý thức chủ động phát hiện rủi ro và đưa ra giải pháp giảm thiểu tương ứng. Đối với lãnh đạo các đơn vị cũng có cái nhìn tổng quan về rủi ro hoạt động tiềm ẩn phát sinh tại chính đơn vị mình từ đó có thứ tự ưu tiên giải quyết các rủi ro được chỉ ra;
S Xây dựng solagan về trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong công tác quản trị rủi ro hoạt động tại ngân hàng và cảnh báo về hậu quả của vận hành thông qua các banner, poster treo tường tại các đơn vị. Hình thức truyền thông thông qua slogan luôn đi sâu vào tiềm thức của mỗi cán bộ nhân viên, các hình ảnh banner, poster thường gặp có thể giúp các cán bộ nhân viên nâng cao nhận thức về trách nhiệm trong công tác quản trị rủi ro hoạt động tại ngân hàng.
• Khối Quản lý rủi ro nâng cao ý thức cảnh giác về rủi ro hoạt động tới tất cả các cán bộ nhân viên ngân hàng thông qua các bản tin nội bộ.
• Khối Quản lý rủi ro tổ chức các khóa đào tạo trực tiếp và trực tuyến tới tất cả các đơn vị về nguyên tắc nhận diện, chấp nhận và cách thức xử lý khi gặp rủi ro.
Đây nên là các khóa học bắt buộc đối với tất cả các cán bộ nhân viên để đảm bảo mỗi cán bộ nhân viên ngân hàng đều được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng phòng
ngừa và xử lý rủi ro để bảo vệ chính bản thân và ngân hàng.
91
• Các đơn vị luôn đảm bảo tính công khai, minh bạch trong công việc công bố thông tin ra bên ngoài.
Để ngăn ngừa và kịp thời phát hiện các dấu hiệu rủi ro gian lận nội bộ, ACB phải quan tâm sát sao tới từng cán bộ nhân viên trong ngân hàng:
• Các cán bộ quản lý phải thường xuyên quan tâm, sâu sát tới từng cán bộ nhân viên tại đơn vị mình để kịp thời nắm bắt tâm tư, phát hiện hành vi có dấu hiệu
gian lận nội bộ (ví dụ: cán bộ nhân viên không chú tâm vào công việc, thường xuyên
ra ngoài xử lý công việc riêng, có các hoạt động kinh doanh, đầu tư bất hợp pháp bên ngoài, như : cò bất động sản, chứng khoán, cờ bạc, cá độ... hoặc có các dấu
hiệu trở nên giàu đột xuất hoặc nợ nần bên ngoài nhiều...) để kịp thời có các biện
pháp chấn chỉnh hoặc hỗ trợ cán bộ nhân viên gặp khó khăn, tránh rủi ro gây ảnh hưởng tới công việc, tới ngân hàng.
• Các cán bộ nhân viên phải thực hiện nghiêm tức công tác báo cáo nếu phát hiện dấu hiệu rủi ro gian lận của các cấp cán b ộ quản lý hoặc cán bộ nhân viên khác
tới các cấp lãnh đạo cao hơn hoặc các đơn vị có chức năng của ngân hàng, nghiêm cấm hành vi che dấu, bao che vi phạm hoặc cấu kết, thông đồng gây tổn thất cho ngân hàng.
• Truyền thông tới tất cả các cán bộ nhân viên về hậu quả của hành vi bao che, cấu kết để chiếm đoạt tài sản của ngân hàng và nâng cao tính tuân thủ của mỗi
cán bộ nhân viên qua các bản tin cảnh báo định kỳ.
3.2.5 Phát triển hệ thống công nghệ thông tin
Ngày nay mức độ tự động hóa và áp dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động kinh doanh ngân hàng ngày càng tăng, Bên cạnh đó, xu hướng phát triển các sản phẩm ngân hàng với hàm lượng công nghệ cao đang ngày càng phát triển. Do đó, hệ thống CNTT đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của ngân hàng, là nhân tố có ảnh hưởng lớn tới chất lượng, hiệu quả trong công tác quản trị ngân hàng
92
tin đảm bảo tính chính xác, ổn định, hạn chế tối đa các hành vi xâm phạm trái phép từ bên ngoài, hạn chế tối đa rủi ro hoạt động do phải thực hiện thủ công, cụ thể:
• Khối Công nghê thông tin thường xuyên rà soát, đánh giá tính ổn định, chính xác, bảo mật của hệ thống đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, không phát sinh lỗi.
• Khối Công nghệ thông tin chú trọng công tác bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp hệ thống định kỳ đảm bảo phù hợp với quy mô phát triển của ngân hàng.
• Với mục tiêu chiến lược hướng tời trở thành ngân hàng giao dịch, ACB cần tăng cường các giải pháp tự động hóa thay thế dần các giao dịch thủ công trong
quá trình giao dịch.
• Quá trình xây dựng, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới phải đi đôi với quá trình xây dựng, thiết lập các tính năng hỗ trợ của hệ thống, đảm bảo hệ thống hỗ trợ
đầy đủ, ổn định trước khi đưa sản phẩm/ dịch vụ mới đi vào triển khai trong thực tế.
• Xây dựng đầy đủ phương án dự phòng về hệ thống, đường truyền, trang thiết bị đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục khi có phát sinh lỗi gây gián đoạn cung cấp dịch vụ của ngân hàng.
• Khối Công nghệ thông tin tăng cường phối hợp với các đối tác xây dựng, phát triển phần mềm, hệ thống để ứng dụng vào nghiên cứu, phát triển hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, phù hợp với thông lệ quốc tế và thực hiện triển khai tại ngân hàng.
Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại còn được thể hiện qua việc đầu tư vào các phần mềm công nghệ để hỗ trợ cho công tác quản trị rủi ro hoạt động của ngân hàng như:
• Khối Quản lý rủi ro phối hợp với Khối Công nghệ thông tin nghiên cứu xây dựng hoặc mua sắm các hệ thống/ phần mềm quản trị rủi ro hoạt động phục vụ
93
cần được quy hoạch để phục vụ công tác sử dụng và tra cứu, cần sắp xếp phân loại theo các mảng nghiệp vụ, các chủ đề rủi ro, đồng thời có các chuyên đề nghiên cứu riêng về các loại rủi ro nổi bật trong kỳ. Ngoài ra, hệ thống cảnh báo rủi ro cần có