III. Letter writing
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của quý ngài cho 2 lá thư của chúng tôi ngày nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại trị giá.
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water heater) kiểu Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D EDWARD, Finwell House, số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa trong tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát hiện thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không nằm trong đơn hàng.
- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc đơn hàng này.
Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của TOCONTAP ký, theo những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4 chiếc bình kiểu 191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được, tổng cộng là 20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không về đến Việt Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công ty M.D EDWARD phải chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao nhất có thể được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D EDWARD không đồng ý với phương án này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm càng tốt.
Lưu ý:
Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL
Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang
Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và thuyết phục hơn.
1. When unloaded on the port, the shipment was found to be a shortage of 7 cases, 2 units each, numbered from 08 to 15, making a total of 14 units.
2. Our of the 136 units delivered:
- 4 units were not of 191VA Heaterman, but 191WH, out of our order. - 2 units were broken beyond our repair.
3. The shipment also contains 4 units of the unordered heaters of 191VL.
As we are in urgent need of the goods to complete delivery to our local customers, we would like to ask you to
a. Deliver the replacement for 14 units of the undelivered goods, 4 units of wrongly delivered goods, and 2 broken units, totaling 20 units at your cost as soon as possible, but not later than 26 December, 16.
b. If within 45 days from the date on this letter, the aforementioned goods have not reached us in Vietnam, we will get them from another supplier at your cost and risk.
c. For 4 unordered 191VL heaters, we are willing to sell them at the highest possible prices for which we, therefore, need your quotes for; or if this suggestion is out of your plan, could you give us your earliest settlement?
We cannot possibly allow this situation to continue, and we are sorry to have to tell you that unless you guarantee to deliver the goods according to our wishes in the future, we will be forced to look for another supplier.
Yours faithfully, Van Anh (Ms.)
Chief of importing department
Encl: Survey report issued by SGS No. …
Letter 3
Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP. HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là ông Lưu Văn Dũng; ngày 15/03/20--; ký hợp đồng số No. TL. 9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử dụng (concrete bump B3500 HDR-20) với công ty DIENHELM & CO. LTD. ENGINEERING, trụ sở tại 1696, New Petchburi Road, Bangkok 10320, Thái Lan. Tổng giá trị chiếc máy bơm này là USD200.000, với điều kiện giao hàng đến cảng Sài Gòn vào hoặc trước ngày 15/04/20-- là ngày mà TRIEU VINH Co., LTD thanh toán trước 20% tổng giá trị hợp đồng, phần còn lại 80% thanh toán bằng điện hối khi người mua nhận được hàng.
Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho trọn mỗi tuần, là tiền bồi thường thiệt hại ước tính.
Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận được máy cũng như thông báo gì của người bán về chuyến hàng nói trên.
Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING để Giám đốc Lưu Văn Dũng ký với những ý sau:
- Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về việc mua chiếc máy này, TRIEU VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy mà TRIEU VINH Co., LTD nhập ủy thác cho một công ty xây dựng ở TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh viện phụ sản tại huyện Hóc Môn, công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng 05/20--. Việc thiếu máy này khiến cho họ không thể tiến hành thi công được.
- Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng nói trên có ghi rõ TRIEU VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến độ thi công của họ nếu thực tế xảy ra việc chậm giao. Vì vậy, ngày 29/04/20--, công ty đã phải thuê máy bơm với một doanh nghiệp khác với chi phí 200 đô la một ngày trong hai tuần. Thiệt hại trong việc này lên tới 2400 đô la.
- TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING bồi thường trước bằng điện hối vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Vietcombank, TP. HCM.
- Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm càng tốt khi nào hàng sẽ về đến cảng Sài Gòn.
- Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ vào giá hợp đồng theo tỉ lệ phạt trên căn cứ vào thời hạn chậm giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng không về được Việt Nam trước ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt hợp đồng do chậm giao hàng” trong hợp đồng 2 bên ký, TRIEU VINH sẽ buộc phải chấm dứt hợp đồng này và DIENHELM phải hoàn trả lại số tiền trả trước cùng với mọi tổn phí phát sinh khác.
- Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho rằng DIENHELM cũng không muốn để vấn đề diễn biến đến mức như vậy.
Dear Ms. …
We are writing to you with reference to the contract No. TL. … in which we would like to purchase a new concrete pump B3500 HDR - 20 at the cost of $200,000, which is to be delivered at the latest April 15, 20… at Saigon port.
Today, it is May 7, 20… when we haven’t received any advice from you concerning the machine mentioned in the contract above.
their construction schedule if delayed delivery occurred. Thus, on April 29, 20… we had to lease a concrete pump from another business at the cost of $200 a day for two weeks, leading to the damages in this case up to 2400 dollars.
The two contracts mentioned above are being enclosed below, requiring an advanced compensation credited into our account at Vietcombank, HCM City.
Could you let us known as soon as possible when the shipment will arrive at the port of Saigon. Due to the delayed delivery referred to above, a deduction will be implemented to the contract price on a pro rata basis (phân chia theo tỷ lệ) of actual delivery lateness/tardiness. However, if the cargo does not reach Vietnam before May 30, 2016, pursuant (chiếu theo) to the terms “termination of contract due to delayed delivery” mutually made and signed in the contract, we have no better alternative than cancelling the contract and a refund of upfront must be reimbursed together with all other costs and expenses incurred.
We would like to receive your earliest responses as we ourselves never expect such a situation to occur, which has negative affects on our long – term business relationship.
Yours faithfully,
Encl: Contract No. TL. … Contract No. …
Letter 4
Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và 2.000 chiếc hiệu ZM 340 của công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số TTN/012, do con tàu Orient chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày hôm qua. Tuy nhiên khi làm thủ tục thông quan tại cảng, công ty đã phát hiện chỉ có 1.500 bộ bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 nhận được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa chữa được. Anh/ Chị hãy viết một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành Công, ông Lê Hải, với nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô hàng trên. Chú ý một số điểm sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM để giám định và lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư hỏng đuợc kết luận là do sơ suất của người bán trong quá trình xếp hàng vào công ten nơ tại kho.
2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển tiền vào tài khoản của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi phí do người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của một thư khiếu nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki
Dear Mr. Suzuki
I am writing to you to complain about the shipment of gas cookers (3000 typed ZM 304 and 2000 ZM 340) under the order No. TTN/012, carried by Orient, arrived at Saigon yesterday.
However, on the customs clearance at the port, it has been found that only 1500 sets of gas stoves ZM 340 was delivered, short of 500 units. Out of 3000 gas stoves ZM 304 received, 200 sets have badly damaged beyond our repair. This case is found and recorded by Vinacontrol. According to the Survey Report No. …, the main cause of the short and damaged goods came from the negligence (sự cẩu thả) of the Seller in loading the goods at the warehouse.
Please examine the matter and settle the trouble without delay. Moreover, it is urgent that amount of $120,000 must be credited to our account by telex through Foreign Trade Bank, Vietnam as soon as possible, but not later than …, as compensation for the short and damaged goods.
We look forward to your earliest reply. Yours sincerely,
Encl: Survey Report No. …
Letter 5
Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng thiếu sử dụng những thông tin gợi ý sau:
-Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
-Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
-Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng bên trong ước tính 700 kg đã bị thất thoát không thể phục hồi cho mục đích sử dụng ban đầu.
-Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
-Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí giám định liên quan; không chấp nhận gởi hàng thay thế.
-Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của một thư khiếu nại.
Dear …
I received a consignment of white cement under the order No. 777 yesterday, May 27, 20… However, in the inspection of the goods, it was discovered that 70 bags were opened with estimated 700 kg loss without being restored to the original purpose. The cause of the damage was concluded to originate from below standard packaging.