c. Công tác thông tin điện toán
2.2.3. Thực trạng phát hành và thanh toánL/C nhập khẩu 1 Quy trình mở và thanh toán đối với L/C nhập khẩu
2.2.3.1. Quy trình mở và thanh toán đối với L/C nhập khẩu
Sơ đồ 2 : Quy trình mở và thanh toán đối với L/C nhập khẩu
(1) Người nhập khẩu mở đơn xin mở thư tín dụng.
(2) Ngân hàng Công thương Ba Đình phát hành L/C, chuyển tiếp lên hội sở chính Ngân hàng Công thương Việt Nam.
(3) Ngân hàng Công thương Việt Nam chuyển cho Ngân hàng thông báo qua mạng SWIFT. (1) (2) Hội sở chính NHCTVN Ngân hàng CTBĐ Người nhập khẩu (8) (7) (9) (3) (6) (5) Người xuất khẩu Ngân hàng thông báo (4)
(4) Ngân hàng thông báo chuyển tiếp thông báo L/C cho người xuất khẩu.
(5) Người xuất khẩu giao hàng, người xuất khẩu xuất trình chứng từ theo quy định của L/C và yêu cầu thanh toán.
(6) Ngân hàng thông báo gửi chứng từ đòi tiền Ngân hàng Công thương Ba Đình
(7) Chuyển tiền thanh toán ( nếu là thanh toán ngay ) hoặc thông báo thanh toán ( nếu là thanh toán có kỳ hạn thanh toán chậm ) cho ngân hàng phục vụ người xuất khẩu theo bản hướng dẫn được gửi đến từ ngân hàng phục vụ người xuất khẩu.
(8) Giao chứng từ cho người nhập khẩu khi đã hoàn thành thủ tục cần thiết.
Với tư cách là Ngân hàng mở L/C, Ngân hàng Công thương Ba Đình thực hiện các bước công việc trong quy trình mở và thanh toán L/C nhập khẩu như sau :
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Ngân hàng Công thương Ba Đình chỉ được phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách hàng khi có đủ các điều kiện sau:
+ Chi nhánh chưa sử dụng hết hạn mức vốn điều hoà của NHCT VN hoặc tài khoản điều chuyển vốn của Ngân hàng dư Có.
+ Chi nhánh còn khả năng thanh toán tổng giá trị toàn bộ các L/C mà Chi nhánh đã phát hành và có đủ khả năng thanh toán cho L/C mà khách hàng đang yêu cầu phát hành.
+ Loại L/C, giá trị của L/C, số dư mở L/C, mức ký quỹ phải thực hiện đúng các quy định hiện hành của NHCT VN. Các trường hợp ngoại lệ phải được chấp thuận bằng văn bản của Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Đối với các L/C ký quỹ dưới 100% trị giá L/C đều phải qua Tín dụng thẩm định và được Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt trước khi chuyển sang phòng Thanh toán XNK thực hiện.
Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc NHCT VN về tính trung thực, hợp pháp và hợp lệ của việc phát hành L/C và đảm bảo nguồn vốn thanh toán cho L/C mà Chi nhánh đã phát hành.
Hội sở chính chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung L/C theo thông lệ quốc tế và chuyển tiếp đến Ngân hàng thông báo.
Hồ sơ xin mở L/C của khách hàng bao gồm
+ Đơn xin mở L/C.
+ Hợp đồng ngoại thương gốc ( trường hợp ký hợp đồng qua FAX thì đơn vị phải ký và đóng dấu trên bản photo để xác nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của bản hợp đồng).
+ Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác ( Nếu có).
+ Giấy phép nhập khẩu của Bộ Công thương ( nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc danh mục quản lý quy định tại quyết định điều hành xuất nhập khẩu hàng năm của Thủ tướng Chính Phủ).
+ Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng ( trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của Ngân hàng Công thương Việt Nam ( trường hợp mở L/C trả chậm).
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ ( nếu có).
+ Bản giải trình mở L/C do phòng tín dụng của Chi nhánh lập được Giám đốc Chi nhánh hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt ( trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C).
Đối với những đơn vị có quan hệ giao dịch lần đầu thì hồ sơ xin mở L/C cần có thêm
+ Quyết định thành lập + Đăng kí kinh doanh
+ Đăng kí mã số xuất nhập khẩu (nếu có)
Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lưu lại Chi nhánh
kết thanh toán, hợp đồng vay vốn, hợp đồng mua bán ngoại tệ, đơn xin mở L/C của khách hàng, bản giải trình mở L/C. Trong đó Đơn xin mở L/C phải viết thành 2 bản có chữ ký của Giám đốc đơn vị. Khi được Chi nhánh chấp nhận mở L/C thì phải trả phí mở L/C. Ngân hàng qui định mức phí là 0.10% so với số tiền của L/C ( tối thiểu 10$, tối đa 300$).
Cán bộ TTQT khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ đủ điều kiện.
Khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng L/C nếu không có tiền ký quỹ hoặc mức ký quỹ dưới 100%, trước khi làm thủ tục mở L/C đều phảI làm thủ tục cam kết hoặc vay vốn thông qua phòng kinh doanh, cam kết sử dụng vốn hoặc khế ước vay vốn phải được lãnh đạo Ngân hàng phê chuẩn.
Để nâng cao trách nhiệm, giảm bớt thủ tục phiền hà, Ngân hàng có thể tiến hành phân loại, cấp hạn mức tín dụng mở L/C cho khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, quan hệ vay trả sòng phẳng, xác định mức ký quỹ tối thiểu cho từng đơn vị có quan hệ khi mở L/C thanh toán bằng vốn tự có. Hạn mức tín dụng L/C, tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C bằng vốn tự có hoặc cam kết thanh toán do giám đốc ngân hàng quyết định và tự chịu trách nhiệm trên cơ sở đề xuất của phòng kinh doanh tuỳ theo mức độ tín nhiệm, khả năng tài chính hoặc tài sản thế chấp và hiệu quả kinh doanh của người nhập khẩu… và thông báo cho bộ phận thanh toán quốc tế vào đầu quý, khi có nhu cầu thay đổi phải được thông báo bằng văn bản.
Bước 2 : Đăng kí và phát hành L/C nhập khẩu