Để việc quản lý chất lượng được thành cụng tốt đẹptổ chức cần xõy dưng
cỏc chủng loại quy cỏch. Quy cỏch trong tổ chức nếu đó xõy dựng thỡ buộc tất cả mọi thành viờn đều phải tuõn thủ và ỏp dụng một cỏch nghiờm tỳc:
(1). Quy định quản lý quy cỏch trong tổ chức: tổng quỏt cỏc quy cỏch trong tổ chức, quy định về việc lập quy cỏch, sửa đổi, quản lý, phõn loại, hỡnh thức trỡnh bày…
(2). Quy định về ban quản lý chất lượng: thành phần cấu tạo ban quản lý chất lượngbao gồm cả việc tiờu chuẩn hoỏ, quy định về nội dung nghiệp vụ, sử lý giấy tờ, hồ sơ, thủ tục điều hành…
(3). Quy định về đề ỏn cỏi tiến, thủ tục liờn quan đến chế độ đề ỏn cải tiến . (4). Quy chuẩn cỏc hoạt động tạo ra sản phẩm dịch vụ: thỏi độ tiếp đún, phong thỏi làm việc, ăn mặc, thời gian, …
(5). Quy định quản lý mụi trường làm việc: ỏnh sỏng, nơi để hồ sơ tài liệu, thiết bị văn phũng, điện thoại, phụto…
(6). Quy định về quản lý chất lượng:
+ Thủ tục từ việc lập ra phương ỏn kế hoạch quản lý chất lượng đến lỳc quyết định.
+ Kế hoạch về tiờu chuẩn hoỏ, cải tiến và quản lý quy trỡnh cụng nghệ.
+ Giỏo dục quản lý chất lượng, thanh tra quản lý chất lượng…
+ Quy định về phương phỏp bảo quản, phuơng phỏp sử dụng tài liệu, quản lý chất lượng
(7). Quy định mua hàng: phương chõm mua hàng, phương phỏp mua hàng, quy định về thủ tục đặt mua hàng, hỡnh thức và cỏch sử dụng phiếu đặt hàng nhận hàng, thanh toỏn ….
(8). Quy cỏch nhận ,kiểm tra hàng mua về : Quy định về phương phỏp kiểm tra nhận hàng mua ngoài .
(9). Tiờu chuẩn cỏc trỡnh tự cũng như là thao tỏc cụng việc ở mỗi cụng đoạn.
(10). Quy định về quản lý thiết bị: mỏy tớnh, mỏy in,…bảo dưỡng sửa chữa duy trỡ và nõng cao tớnh năng hoạt động của thiết bị.
(11). Quy định vờ kiểm tra cụng đoạn: quy định về cỏc hạng mục thời gian kiểm tra đối với cỏc cụng đoạn tiến hành làm nờn một dịch vụ hành chớnh, cỏch ghi tờn người thực hiện cụng việc, nơi thực hiện…
(12). Quy định về sử lý phàn nàn của khỏch hàng: quy định về cỏch tiếp nhận, điều tra phương phỏp sử lý phàn nàn của khỏch hàng đối với dịch vụ hành chớnh mà khỏch hàng tiếp nhận, tiờu chuẩn sử lý phàn nàn, cỏch sử lý đối với phàn nàn của khỏch hàng.
Trờn đõy là những quy cỏch cú thể được sử dụng trong một tổ chức với mục đớch cuối cựng là bảo đảm chất lượng đối với khỏch hàng.
Xử lý và giải quyết phàn nàn là nhiệm vụ và trỏch nhiệm của quản lý chấtlượng . Do đú việc làm phiếu xử lý phàn nàn là để theo dừi và lấy số liệu là rất quan trọng.
Phiếu sử lý phàn nàn:
Phiếu sử lý phàn nàn Số Nơi làm phiếu Ngày: Nơi sử dụng Ký hiệu và chủng loại Số lượng Nơi phàn nàn Nội dung phàn nàn Cỏch sử lý
(1) Đổi cỏi mới (2) Giảm gớa (3)Điều tra tại chỗ (4)Nhờ bộ phận chế tạo (5) Nhờ phũng kỹ thuật (6)Sửa chữa bảo trỡ miễn phớ (7)Sửa chữa, bảo trỡ cú phớ Nguyờn nhõn Đối sỏch Người viết Giỏm đốc xưởng Phụ trỏch chất lượng
Mẫu chuẩn biờn bản họp nhúm Quản lý chất lượng: Tờn nhúm Trưởng nhúm Ngày giờ Địa điểm Đề tài định đem ra bàn Người tham dự Người vắng mặt Vấn đề cụ thể (một phần của đề tài lớn) Lời bỡnh
Biểu mẫu làm việc theo đề tài của nhúm quản lý chất lượng Tờn nhúm Trưởng nhúm Thành viờn Đề tài Thuộc loại:
1. Chất lượng. 2. Giỏ thành 3. Thiết bị 4. Sai sút 5. Quản lý 6. Năng suất 7. Học tập 8. An toàn 9.Đạo đức 10. Điều hành nhúm QC 11.Loại khỏc
Lý do đưa ra đề tài Thời gian thực hiện Kết quả dự đoỏn í kiến chỉ đạo hạng mục thực thi Lập bảng kế hoạch Người phụ trỏch Lịch kế hoạch Lịch thực tế Điều tra hiện trạng
Đưa ra nguyờn nhõn chủ yếu Đưa ra đụis sỏch và thảo luận Thực thi đối sỏch Nắm bắt hiệu quả Chặn đứng hiện tượng Ngày hoàn thành Túm tắt Hiệu quả Thủ phỏp QC Số lần họp Số lần đổi họp Tỷ lệ lần tham dự Số giờ họp Số lần đổi giờ họp Tỷ lệ thời gian tham dự Phỏt biểu(tờn người, địa điểm, ngày giờ …)
í kiến lónh đạo Ghi chỳ