- Công việc đặt chỗ hàng hóa:
2.3.5, Theo dõi lô hàng
Theo dõi lô hàng khi đang trên đường vận chuyển bằng cách kiểm tra thời gian khởi hành và hạ cánh của máy bay để thông báo đến bên nhập khẩu, tính chính xác của thông tin trao đổi giữa forwarder, khách hàng và bên chuyên chở sẽ giúp cải thiện tốc độ vận chuyển hàng hóa. Nếu thông tin không chính xác lô hàng giao muộn sẽ gây ra nhiều bất tiện cho các bên liên quan. Cụ thể, sản xuất có thể ngưng trệ, nhiều công việc tồn đọng và các lô hàng tiếp theo cũng có khả năng bị trì hoãn theo, chưa kể đến những cuộc gọi liên tục từ phía khách hàng phàn nàn và yêu cầu cập nhật tình trạng hàng hóa. Vì thế nên, hãy chú ý theo dõi lô hàng, biết được bao giờ lô hàng sắp đến để thông báo sớm cho đầu nhận, tránh các trì hoãn không mong muốn khi hàng đến địa điểm cuối cùng.
Ngoài ra, các forwarder có thể sử dụng các ứng dụng trên điện thoại di động có thể giúp khách hàng theo dõi lô hàng. Nhiều doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng về theo dõi và xác nhận GPS. Một số công ty giao nhận chọn cách phát triển ứng dụng riêng mang thương hiệu của họ để xác định chính xác vị trí và lộ trình của hàng hóa.
Có những thời gian hay địa điểm mà phương tiện vận tải đi qua một con đường cực kỳ xấu và không thể vượt qua, cũng có những thời điểm thời tiết chuyển xấu hoặc giao thông tắc nghẽn, và công ty vận tải cơ bản là không thể làm được gì để khắc phục. Vì vậy, forwarder nên xem xét trước tình hình thời tiết thông báo với khách hàng, và đưa ra những kế hoạch đối phó với rủi ro hàng bị chậm trễ do các tác nhân bất khả kháng, nhằm giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo mọi vấn đề đều nằm trong tầm kiểm soát.
2.3.6, Quyết toán chi phí
Quyết toán chi phí với nhà cung cấp:
Người giao nhận yêu cầu nhà cung cấp (hãng tàu, air co-loader) gửi Debit note để kiểm và xác nhận. Người giao nhận cung cấp thông tin viết Hóa đơn đề nhà cung cấp phát hành hóa đơn; trên cơ sở debit note và hóa đơn, người giao nhận thanh toán cho nhà cung cấp. Khoản phí này được trả ngay khi máy bay cất cánh.
Người giao nhận cũng thanh toán phí hoa hồng cho đại lý của mình ở nước ngoài.
Việc thanh toán của người giao nhận với các nhà cung cấp hoặc đại lý có thể diễn cho từng lô hàng hoặc thanh toán vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô hàng trong tháng.
Quyết toán chi phí với khách hàng: Sau khi giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, người giao nhận phát hành Debit note và hóa đơn cho khách hàng và theo dõi thanh toán. Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho người giao nhận như tiền công thực hiện các công việc giao nhận, khai báo, thông quan hàng hóa, bảo hiểm... Chi phí này có thể là các khoản mà người giao nhận trả trước cho bên thứ ba như:
- Phí vận chuyển nội địa đưa hàng hóa ra ra đến ga, càng xuất khẩu
Phí xử lý hàng hóa tại cảng bao gồm việc cân, đo hàng, vận chuyển quanh khu vực kho hàng và đưa hàng lên phương tiện vận tải...
- Phí lưu kho (nếu có)
- Phí xử lý những lô hàng đặc biệt (nếu có)
- Chi phí khác như chi phí xin cấp các loại giấy phép, chứng nhận ....
Người giao nhận cần theo dõi để thu được đầy đủ các khoản công nợ của khách hàng. Người giao nhận trả lại tờ khai gốc cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng.