CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN VÀ PHÁT TRIỂN QUY TRÌNH THU VÀ THEO DÕ
3.1Một số giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện và phát triển quy trình thu và theo dõi công nợ tiền điện tại Tổng công ty điện lực miền
trình thu và theo dõi công nợ tiền điện tại Tổng công ty điện lực miền Nam
Để nâng cao hiệu quả trong công tác thu và theo dõi nợ tại Tổng công ty em đưa ra một vài giải pháp theo ý kiến chủ quan của em thông qua kết quả và số liệu thực tế trong thời gian em đã thực tập tại đó nhằm đóng góp cho sự phát triển của Tổng công ty:
Bước 1: Ghi nợ
Việc thực hiện ghi điện tại nhà đang là hình thức chủ yếu tại các công ty điện lực dẫn đến một thực trạng khi khách hàng không có nhà thì việc ghi điện sẽ khó khăn. Vì vậy các công ty điện lực đã tự động hóa công tơ đọc chỉ số bằng cách: “ Các công ty điện lực đã tiến hành thay thế tất cả các công tơ cũ bằng công tơ mới trên các địa bàn để thực hiện tự động hóa công tơ đọc chỉ. Các công tơ trên được cài đặt phần mềm tự động đọc chỉ số sử dụng điện cho nên các thu ngân viên chỉ việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ cầm tay đọc chỉ số công tơ từ xa thay vì phải vào tận nhà và trèo lên các công tơ điện để ghi thủ công như trước đây, sau đó nhập số liệu vào trung tâm máy tính để in hoá đơn tiền điện. Công việc tiết kiệm khá nhiều thời gian và đảm bảo sự khách quan, chính xác trong việc ghi chỉ số điện tiêu thụ hàng tháng của khách hàng”.
Tuy nhiên việc khá nhiều đồng hồ hiện được để ở trong nhà khiến việc thực hiện ghi chỉ số điện tự động gặp khó khăn, khách hàng vẫn phải ra mở cửa cho nhân viên vào nhà bắn chỉ số. Giải pháp ở đây các công ty điện lực nên thực hiện một bước đơn giản
là chuyển đồng hồ ra ngoài từ đó việc ghi chỉ số điện có thể thực hiện bất cứ lúc nào không cần khách hàng có ở nhà việc thực hiện ghi điện vẫn có thể thực hiện bình thường.
Bước 3: Tổ chức thu tiền điện
Hiện nay việc thực hiện thu tiền điện tại các công ty điện lực đã có những ưu điểm nhất định nhưng bên cạnh đó đã có những khuyết điểm, hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác thu tiền điện:
Về việc duy trì và tiếp tục phát triển: thì như là Tổng công ty Điện lực miền Nam đã
phối hợp với các ngân hàng và rất nhiều điểm thu tiền điện để hợp tác triển khai dịch vụ thu tiền điện ngoài hệ thống điện lực tại 21 tỉnh thành phía Nam. Đây là bước đột phá ban đầu trong việc đẩy mạnh thu tiền điện qua các công cụ điện tử cũng như ngân hàng. Vì vậy Tổng công ty điện lực miền Nam nói riêng cũng như các công ty điện lực khác nói chung cần phải đẩy mạnh hợp tác mạnh mẽ hơn với các ngân hàng để tiếp tục phát triển chính sách thu tiền điện qua ngân hàng nhằm thay đổi thói quen thanh toán của khách hàng từ truyền thống sang các hình thức hiện đại.
Ngoài ra việc đa dạng các hình thức thu còn tiết kiệm khá nhiều từ mức phải trả cho thu ngân viên 3000đ/hóa đơn xuống mức 868.52đ/hóa đơn cho ngân hàng. Xét trên khía cạnh mỗi hóa đơn thì có thể sẽ nghĩ là chỉ tiết kiệm khoảng hơn 2000đ cho mỗi hóa đơn mỗi tháng một con số chẳng là bao nhiêu, nhưng xét trên tổng thể thì mỗi công ty điện lực quản lý cả hàng ngàn khách hàng thì tính ra là một con số khổng lồ có thể tiết kiệm cho đất nước, theo số liệu của Tổng công ty điện lực miền Nam nếu qui đổi bình quân chi phí gửi một hóa đơn cho khách hàng so với ngân hàng thì ước tính chi phí tiết kiệm được hàng năm gần 14.6 tỷ đồng. Do vậy các Tổng công ty điện lực cần khuyến khích cũng như tuyên truyền giải thích về lợi ích, tiện lợi mà dịch vụ thu tiền qua ngân hàng mang lại. Nhấn mạnh với khách hàng rằng thu tiền điện qua ngân hàng là thanh toán phi tiền mặt cực kỳ tiện lợi, đây là một hình thức tiên tiến cần đẩy mạnh phát triển.
Về mặt hạn chế cần khắc phục: Việc thu tiền điện của các công ty điện lực được thực
hiện khá đa dạng qua nhiều hình thức khác nhau như đã trình bày ở phần thực trạng ở trên. Chúng ta có thể thấy được sự phân hóa rải rác của các hình thức thu. Tuy nhiên xét về mặt chi phí cũng như lợi ích cho cả 3 bên là các công ty điện lực, ngân hàng và người sử dụng điện thì sử dụng các hình thức thu qua ngân hàng và các hình thức thu phi tiền mặt sẽ đem lại lợi ích cao. Một số giải pháp kiến nghị
Hiện tại với công nghệ hiện đại của ngành điện và ngân hàng hoàn toàn có thể thực hiện việc thu tiền điện cực kỳ nhanh chóng và hiện đại như sau
- Đầu tiên chỉ số sử dụng điện hàng tháng của khách hàng được truyền từ công tơ điện từng hộ về trung tâm máy tính của điện lực mà không cần bất kỳ một nhân viên nào phải đến nhà ghi số điện
- Từ đó hoá đơn được tự động in ra, đồng thời số liệu tiền điện của mỗi hộ sử dụng điện được truyền sang hệ thống máy tính của ngân hàng
- Máy tính sẽ tự động trừ tiền điện của khách hàng có tài khoản tại ngân hàng đó (có sự thoả thuận của khách hàng), thông tin sau khi gạt nợ sẽ được truyền tự động ngược về điện lực
- Ngân hàng sau đó báo về cho khách hàng đã thanh toán tiền điện Sơ đồ quy trình thu tự động:
Truyền Báo nợ
Báo có
Báo đã thanh toán Khách hàng
(chỉ số công tơ điện)
Trung tâm máy tính của công ty điện lực Hệ thống máy tính của ngân hàng Trừ tiền của khách hàng có tài khoản với sự đồng ý của khách
Trên tổng thể chung, với công nghệ này, việc thu tiền điện qua thẻ ATM là cách làm văn minh, hiệu quả. Các công ty điện lực cần khuyến khích khách hàng cũng như xây dựng bảng phí hợp lý với khách hàng, ngân hàng để áp dụng rỗng rãi cho việc thu tiền điện trong thời gian sớm nhất.
Ngoài ra trước đây nhân viên điện lực đến tận nhà khách hàng đưa giấy báo tiền điện hàng tháng, sau đó khách hàng căn cứ vào đó và nộp tiền. Tuy nhiên hóa đơn điện tử đang được nghiên cứu sẽ thay thế hình thức hóa đơn giấy cũ. Cụ thể, khách hàng truy cập vào trang web của các công ty điện lực đến ngày đóng tiền nhập mã số khách hàng và xem hóa đơn tiền điện của mình online mà không cần bất kỳ nhân viên điện lực nào đến nhà. Sau đó khách hàng đóng tiền cho thu ngân viên tại nhà hoặc đến công ty điện lực hoặc bưu cụ đóng tiền. Khách hàng cũng có thể nộp qua ATM, hoặc các hình thức khác qua ngân hàng tùy thuộc vào khách hàng,… Bằng việc áp dụng công nghệ hiện đại như thế này đã tiết kiệm được khá nhiều chi phí bằng việc cắt giảm được một công đoạn nhân viên đến nhà ghi điện. Công nghệ này đang được nghiên cứu vì vậy cần đẩy mạnh việc phát triển nhằm đưa nó đến rộng rãi một cách nhanh nhất.
Bên cạnh đó, việc trong cuộc sống hiện đại các gia đình thường xuyên không có mặt ở nhà trong các ngày làm việc trong tuần dẫn đến các thu ngân viên khó có thể thu được tiền của khách hàng. Vì vậy kiến nghị thu ngoài giờ sẽ là biện pháp hiệu quả để giải quyết tình trạng này. Cụ thể sẽ xây dựng việc thu vào buổi tối một ngày bất kỳ trong tuần và thêm một buổi sáng chủ nhật để phục vụ nhóm khách hàng bận rộn. Việc thu ngoài giờ này thì làm tăng gánh nặng chi phí cho công ty vì làm việc ngoài giờ thì không thể trả cho thu ngân viên với mức trả bình thường được như vậy khách hàng sẽ là người phải chịu mức phí mới này, bởi vì đơn giản họ sẽ tiện lợi hơn rất nhiều do không phải chạy ra bưu điện hay các bưu cục để đóng tiền trong trường hợp không đóng được các ngày trong tuần.
Tình trạng thu ngân viên thiếu nhiệt tình với công việc, chưa nắm rõ đặc thù khách hàng, thiếu kỹ năng trong giao tiếp nên phần nào chưa làm hài lòng khách hàng cũng
đang là một khuyết điểm khá lớn của các công ty điện lực. Vì vậy ngành điện cần phải cần phải tổ chức bồi huấn, đào tạo, sát hạch đội ngũ thu ngân về công việc theo dõi nợ và kỹ năng giao tiếp khách hàng. Tổng kết, rút kinh nghiệm mô hình thu điện tại quầy để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc. Tích cực tuyên truyền về cách hình thức thu tiền điện đa dạng, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của từng gia đình. Xây dựng tổng đài trực tuyến để giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Khi xảy ra tranh chấp, khiếu nại hoặc hiện tượng vi phạm quy trình kinh doanh trong giao tiếp, Công ty yêu cầu các đơn vị trực thuộc phải có biện pháp xử lý kịp thời, nghiêm túc, cầu thị và đúng quy định.
Bước 4: Theo dõi nợ và chấm xóa nợ
Công tác theo dõi và chấm xóa nợ tại các công ty điện lực còn nhiều khó khăn do chưa được hỗ trợ nhiều về chất lượng nhân sự cũng như các trang thiết bị mới.
Tình trạng công tác giao thu và chấm xoá nợ chưa được tổ chức khoa học, chặt chẽ. Các bộ phận phối hợp với nhau chưa ăn ý do đó em đề xuất một số giải pháp: đào tạo và nâng cao trình độ của nhân viên công nợ phải thu thông qua các lớp học nâng cao kiến thức về kế toán, bổ sung thêm nhân lực cho phòng kế toán đặc biệt là kế toán công nợ phải thu, đáp ứng đầy đủ trang thiết bị vật tư thiết yếu nhằm đáp ứng cho công tác theo dõi nợ, đưa ngay phần mềm quản lý công nợ vào sử dụng nhằm tránh những sai xót không đáng có và giúp cho các cấp lãnh đạo có thể kiểm tra bất cứ lúc nào thông qua mạng nội bộ LAN, các phòng ban cần phải hỗ trợ giúp đỡ liên kết với nhau trong công việc đặc biệt là trong công tác theo dõi nợ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 6: Xử lý nợ khó đòi
Hầu hết nợ khó đòi đến từ thành phần doanh nghiệp nơi tiêu thụ một lượng điện năng khá lớn. Việc các doanh nghiệp chây ỳ trả tiền điện thì công ty điện lực nên có các biện pháp mạnh để xử lý nghiêm một số trường hợp vi phạm vượt quá thời hạn mà chưa trả để răn đe. Đối với các trường hợp vi phạm nên có các văn bản lưu thông tin để không cấp điện cho những lần sau. Các công ty nên thường xuyên xem xét kiểm tra các doanh
nghiệp có các biểu hiện chậm trả hóa đơn để đề phòng trường hợp doanh nghiệp phá sản dẫn đến mất khả năng thanh toán.
3.2 Tóm tắt chương 3
Trong chương này chủ yếu đề xuất đến một số giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển quy trình thu theo dõi nợ tại Tổng công ty điện lực miền Nam. Các giải pháp được trình bày theo các bước trong quy trình của công ty, các giải pháp chính được trình bày bao gồm:
Các công ty điện lực nên thực hiện một bước đơn giản là chuyển đồng hồ ra ngoài từ đó việc ghi chỉ số điện có thể thực hiện bất cứ lúc nào không cần khách hàng có ở nhà việc thực hiện ghi điện vẫn có thể thực hiện bình thường.
Đẩy mạnh các hình thức thu qua ngân hàng và các hình thức thu phi tiền mặt sẽ đem lại lợi ích cao, sử dụng công nghệ hiện đại của ngành điện và ngân hàng hoàn toàn có thể thực hiện việc thu tiền điện cực kỳ nhanh chóng và hiện đại mà không cần thông qua bất kỳ nhân viên thu ngân nào.
Các công ty điện lực cần khuyến khích khách hàng cũng như xây dựng bảng phí hợp lý với khách hàng, ngân hàng để áp dụng rỗng rãi cho việc thu tiền điện qua ngân hàng.
Hóa đơn điện tử sẽ được thay thế hình thức hóa đơn giấy cũ. Cụ thể, khách hàng truy cập vào trang web của các công ty điện lực đến ngày đóng tiền nhập mã số khách hàng và xem hóa đơn tiền điện của mình.
Xây dựng việc thu vào buổi tối một ngày bất kỳ trong tuần và thêm một buổi sáng chủ nhật để phục vụ nhóm khách hàng bận rộn kiến nghị thu ngoài giờ sẽ là biện pháp hiệu quả
Tổ chức bồi huấn, đào tạo, sát hạch đội ngũ thu ngân viên về công việc theo dõi nợ và kỹ năng giao tiếp khách hàng. Tích cực tuyên truyền về cách hình thức thu tiền điện đa dạng, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của từng gia đình. Xây dựng tổng đài
trực tuyến để giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty
Đối với các trường hợp vi phạm nên có các văn bản lưu thông tin để không cấp điện cho những lần sau. Các công ty nên thường xuyên xem xét kiểm tra các doanh nghiệp có các biểu hiện chậm trả hóa đơn để đề phòng trường hợp doanh nghiệp phá sản dẫn đến mất khả năng thanh toán.
KẾT LUẬN
Điện năng là huyết mạch của một quốc gia. Trong những năm vừa qua, Tổng công ty điện lực miền Nam đã rất nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình đó là đáp ứng nhu cầu về điện cho sự phát triển kinh tế- xã hội của nước ta. Cũng có những thành tựu, nhưng cũng vẫn có những khó khăn thách thức. Muốn thành công và phát triển thì toàn Tổng công ty phải nỗ lực, đoàn kết kiên quyết khắc phục những sai lầm mạnh dạn đổi mới cho phù hợp với tình hình hội nhập kinh theo chủ trương của Đảng và Nhà nước ta.
Kể từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty điện lực miền Nam đã không ngừng phát triển và lớn mạnh. Để có được thành tựu như ngày hôm nay Tổng công ty đã không ngừng phát huy mọi nổ lực nhằm hoàn thiện việc kinh doanh, đó cũng là kết quả của sự phấn đấu làm việc không ngừng nghỉ của toàn thể cán bộ và nhân viên để nâng cao chất lượng và hiệu quả của việc kinh doanh điện năng. Bên cạnh những thành tích đã đạt được, một số vướng mắc cần phải giải quyết để hoạt động kinh doanh của Tổng công ty đạt hiệu quả cao nhất. Trên cơ sở phân tích thực trạng tình hình thu và theo dõi công nợ tiền điện tại Tổng công ty, em đã đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn quy trình thu và quản lý công nợ.
Tuy nhiên do trình độ nhận thức cũng như kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế nên trong bài viết của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của Thầy Cô cũng như các cô chú trong Tổng công ty để bài viết này của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Hữu Thọ và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú anh chị trong phòng kinh doanh tại Tổng công ty điện lực miền Nam để em có thể hoàn thành bài viết này một cách tốt nhất.