Bộ phận kinh doanh theo dõi, chấm, xoá nợ chi tiết từng khách hàng; bộ phận TCKT theo dõi nợ tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu công nợ hàng tháng, quý, năm với bộ phận kinh doanh
Ghi nợ: Thực hiện ghi nợ, theo dõi nợ đối với từng khách hàng mỗi khi phát hành hóa đơn tiền điện trong suốt thời gian thực hiện HĐMBĐ.
Xoá nợ: Căn cứ số tiền của mỗi lần thanh toán so với số nợ lũy kế tại thời điểm thanh toán để xoá nợ, đồng thời trả hoá đơn cho khách hàng theo trình tự hoá đơn nợ cũ trả trước, hoá đơn nợ mới trả sau. Chứng từ xoá nợ gồm có:
Đối với khách hàng thanh toán tiền mặt: Căn cứ bảng kê tiền có xác nhận của thủ
quỹ kèm bảng kê theo dõi nợ tiền điện và giấy nộp tiền tại ngân hàng (nếu thu ngân viên nộp tiền tại ngân hàng) hoặc phiếu thu tiền (nếu thu ngân viên nộp tiền tại quỹ), hoặc bảng kê thu hộ (trường hợp thu hộ).
Đối với khách hàng thanh toán qua ngân hàng (tiền séc, UNT, UNC, thẻ, ATM...): Căn cứ bảng kê theo dõi nợ tiền điện và bảng kê giấy "Báo có", bảng kê danh sách
khách hàng trả tiền qua thẻ, qua máy ATM... của ngân hàng bên bán do bộ phận TCKT đơn vị lập chuyển cho bộ phận kinh doanh
Nhược điểm:
• Tình trạng công tác giao thu và chấm xoá nợ chưa được tổ chức khoa học, chặt chẽ và không có cơ chế kiểm soát để có hành động khắc phục kịp thời ngay khi xảy ra. Ngay trong quy trình kinh doanh và thực tế tổ chức hầu như Bộ phận này chỉ “làm theo quán tính” với các khâu: Giao thu, Nhận hoá đơn tồn, Quyết toán hoá đơn, Lập bảng kê thanh toán…, còn nguyên nhân Khách hàng nợ cước không được phát hiện kịp thời, quy trình và quy định xử lý ra sao để thu hồi ngay công nợ mà đơn giản chỉ là “chuyển thành nợ khó đòi”, có nghĩa là bộ phận này vừa giao hoá đơn cho thu ngân viên, vừa kiểm soát tình hình thu cước, vừa chấm xoá nợ và sau đó gửi hồ sơ (trong đó có biên bản xác nhận tỷ lệ và số lượng hoá đơn thu ngân viên thu được) cho Kế toán gửi hồ sơ nợ khó đòi cho bộ phận khác để thu hồi công nợ.