Thực hiện quy định tại khoản 6 Điều 84 Luật Thi đua, khen thưởng: “Cơ quan quản lý nhà nước về thi đua, khen thưởng thực hiện việc áp dụng công nghệ thơng tin, hiện đại hóa quản lý cơng tác thi đua, khen thưởng”, tại Khoản 11, Điều 45 của Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31/7/2017 của Chính phủ quy định: “Khi trình Thủ tướng Chính phủ, bộ, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức ở trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đồng thời gửi các file điện tử của hồ sơ đến Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, trừ văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước. Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương gửi hồ sơ khen thưởng bằng văn bản và bản điện tử của tồn bộ hồ sơ khen thưởng đến Văn phịng Chính phủ.”; Điều 48 của Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31/7/2017 của Chính phủ “Quy định thời điểm nhận hồ sơ, thời gian thẩm định, thời gian thông báo kết quả khen thưởng”; Khoản 1, Điều 40 của Nghị định số 85/2014/NĐ-CP ngày 10/9/2014 của Chính phủ quy định mẫu huân chương, huy chương, huy hiệu, kỷ niệm chương, mẫu bằng, khung, hộp, cờ của các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng và quản lý, cấp phát, cấp đổi, cấp lại, thu hồi hiện vật khen thưởng, quy định “Quản lý, cấp phát hiện vật khen thưởng”, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, thẩm định, trình khen thưởng và thơng báo kết quả khen thưởng, cấp phát khen thưởng cấp nhà nước.
Thực hiện quy định của Luật Thi đua, khen thưởng và Nghị định số 91/2017/NĐ-CP của Chính phủ, Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương thực hiện việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, xem xét, thẩm định hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền quyết định việc khen thưởng”, Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả TTHC khen thưởng cấp nhà nước ở bộ phận một cửa tại Văn phòng Ban theo đúng quy định. Việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC khen thưởng cấp nhà nước tại Ban đang được thực hiện đúng theo quy định của Luật Thi đua, khen thưởng và Nghị định số 91/2017/NĐ-CP của Chính phủ. Hiện nay, tất cả hồ sơ đề nghị khen thưởng của các ban, bộ, ngành, tổ chức chính trị-xã hội và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trình Thủ tướng Chính phủ đều được chuyển đến Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương theo hình thức văn bản điện tử và văn bản giấy theo đúng quy định.
Thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính và hiện đại hóa hành chính phục vụ cơng tác quản lý nhà nước về thi đua, khen thưởng. Với chức năng là cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về thi đua, khen thưởng, Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương đã thực hiện việc áp dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa quản lý cơng tác thi đua, khen thưởng, bảo đảm hoạt động cho Cổng thông tin điện tử của Ban, xây dựng và khai thác sử dụng các phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ khen thưởng điện tử ngành Thi đua, khen thưởng thực hiện tiếp nhận, xử lý hồ sơ khen thưởng điện tử của các bộ, ngành, địa phương; phần mềm quản lý văn bản điện tử đi, đến, phần mềm quản lý in bằng, phần mềm kế toán, quản lý kho; khai thác, sử dụng mạng nội bộ trong cơ quan Ban; kết nối liên thông văn
bản điện tử với Văn phịng Chính phủ; sử dụng phần mềm quản lý văn bản của Bộ Nội vụ (V-office), thực hiện tiếp nhận, xử lý hồ sơ khen thưởng điện tử.
Công tác lưu trữ hồ sơ khen thưởng, Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương đã chú trọng đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu, cải tạo kho lưu trữ, lắp đặt hệ thống phịng cháy và đặc biệt là coi trọng cơng tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, đôn đốc nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ hồ sơ khen thưởng cấp nhà nước tại Ban. Đến nay, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu khen thưởng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, đã đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước về thi đua, khen thưởng.
Nhìn chung, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin, hiện đại hóa quản lý cơng tác thi đua, khen thưởng đã được quan tâm, triển khai từ Trung ương đến bộ, ban, ngành, địa phương, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về thi đua, khen thưởng, giảm chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị đề nghị khen thưởng.