Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật t khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật t đợc chuyển đến công ty(thông thờng việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) ngời đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật t(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật t, khối lợng vật t, định giá vật t, thành tiền , hình thức thanh toán...) lên phòng vật t.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trờng hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lợng và chất lợng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật t xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lợng đảm bảo, đủ số lợng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
+Một liên do phòng vật t giữ.
+ Một liên giao cho ngời đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán.
Nh trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lợng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ.
Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thờng dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải.
● Hoá đơn GTGT nh sau:
Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Công ty thuê xe ôtô, chủ xe là anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế
toán thanh toán theo trình tự sau:
30
Hóa đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 22 tháng 12 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3LL LM/2006B 0044970 Đơn vị bán hàng:……… Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Điện thoại:………MS:………
Họ tên ngời mua hàng:………
Tên đơn vị:………
Địa chỉ:………
Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán: ………Tiền mặt……MS: ………
S T T Tên hàng hóa DV ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch 6 lỗ tuynel ……… ………. ……… Viên ……… ……… ………... 45.500 ……… ……… ……… 727,272 ……… ……… ……… 33.090.900 ……… ……… ………. Cộng tìên hàng 33.090.900
Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT: 3.3
09.900
Tổng cộng tiền thanh toán 36.4
00.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mơI sáu triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Ngời bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị ( Ký, đóng dấu)
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp t nhân Minh Hoàng cán bộ phòng vật t viết phiếu nhập kho vật t.
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long Mẫu số: C11-H CT: Khu phố TM plaza Huế Ban hành theo QĐ số 999- TC- QĐ_CĐKT ngày 2-11-1996 của Bộ tài chính) 31 Hóa đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 22 tháng 12 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL LM/2006B 0044970 Đơn vị bán hàng:……… Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Điện thoại:………MS:………
Họ tên ngời mua hàng:………
Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long Địa chỉ: Tòa nhà Sông Đà 165 đờng Cầu Giấy Phờng Dịch Vọng Cầu Giấy HN Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán: ………Tiền mặt……MS: 0102993571… ……… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
S TT Tên hàng hóa DV ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch 6 lỗ tuynel ……… ………. ……… Viên ……… ……… ………... 45.500 ……… ……… ……… 727,272 ……… ……… ……… 33.090.900 ……… ……… ………. Cộng tìên hàng 33.090.900 Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT:
3.309.900 Tổng cộng tiền thanh toán 3
6.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mơI sáu triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Ngời bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị ( Ký, đóng dấu)
Phiếu nhập kho Số: .
………
Nợ:…………. Có:…………..
- Họ tên ngời giao hàng: Lê Văn …
Đạo………
-Theo HĐ số 44970 ngày 22 tháng 12 năm 2006 của………DNTN Minh Hoàng số 97 Phan Bội Châu TP Huế
-Nhập tại kho : Khu phố Plaza
Huế……….. STT Tên nhãn hiệu quy cách pc Mã số Đơn
vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Gạch 6 lỗ tuynel ……… ………. 110026 Viên 45.500 45.500 727,272 33.090.900 Cộng 33.090.900
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mơi ba triệu không trăm chín mơi nghìn chín trăm đồng. Kế toán Thủ trởng ĐV Ngời giao hàng Thủ kho ( Bộ phận có nhu cầu nhập) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên)
Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập cha vào thẻ kho hoặc tiếp liệu cha mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ.
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số d cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
● Trờng hợp những vật t dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất .
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật t lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ngời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh trên nhng 1 liên đợc dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lơng hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.2.1 Thủ tục xuất kho.
Trong công ty xây dựng Cổ Phần Sông Đà Thăng Long nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật t có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lợng vật t theo yêu cầu đợc tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật t lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật t căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít đợc sử dụng )
Phiếu xuất kho đợc viết thành 2 liên
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lu giữ.
●Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dới sự chỉ đạo của đội trởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật t. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật t để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trớc khi xuất vật t, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngồi xin lĩnh vật t cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên ngời xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
Ví dụ: Ngày 25/12/2001, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu phiếu xuất kho nh sau:
Đơn vị Phiếu xuất kho Mẫu số: C12-H
( Ban hành theo QĐ số 999- TC-QĐ- CĐKT ngày 2-11-1996 của Bộ tài chính) Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Nợ TK621 Có TK 152
Họ tên ngời nhận hàng: ………… Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật …………
Lý do xuất kho: ……….phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An…
Xuất tại kho: ……….Khu phố TM Plaza Huế………
S TT Tên nhãn hiệu quy cách pc Mã số Đvt SL T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 2 Gạch 6 lỗ 200 Gạch 6 lỗ 200 1/2 110026 110027 Viên Viên 60.000 1.500 60.000 1.500 Tổng số ( viết bằng chữ)………
Ngời nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trởng Thủ trởng