Tài liệu trong hệ thống quản lý ATSKNN không chỉ là phương tiện hữu hiệu truyền đạt thông tin và các yêu cầu, các quy định, mà còn là nơi chứa tri thức của tổ chức được tích lũy qua thời gian. Cũng do vậy, tài liệu là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình đào tạo nhân viên mới.
3.3.1. Cấu trúc của hệ thống tài liệu
Tài liệu của một hệ thống quản lý thường bao gồm các tầng, được mô tả trong Hình 3.1. Cấu trúc này phổ biến đối với các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế của ISO. Sơ đồ hình tháp phản ảnh mối quan hệ giữa các tầng tài liệu, trong đó tài liệu ở tầng dưới được coi là sự chi tiết hóa các tài liệu ở tầng trên. Tài liệu ở các tầng cần nhất quán với nhau và được viện dẫn lẫn nhau.
Đối với hệ thống quản lý ATSKNN, Sổ tay là không bắt buộc, tuy nhiên đó là một tài liệu hữu ích mô tả khái quát toàn bộ hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức, bao gồm mô tả về phạm vi áp dụng của hệ thống đó, mô tả và/hoặc viện dẫn tới các tầng tài liệu khác. Cũng có
quan điểm gộp tầng quy trình và hướng dẫn với nhau. Điều này còn tùy thuộc vào tính chất của các loại tài liệu, trong một số trường hợp các quy trình được viết khái quát và cần được cụ thể hóa bằng các hướng dẫn chi tiết, trong một số trường hợp khác quy trình được viết chi tiết nên không cần bổ sung hướng dẫn.
Hình 3.1. Cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý ATSKNN
Mối quan hệ giữa tài liệu và hồ sơ thể hiện rõ nhất ở chỗ thông thường hồ sơ là các biểu mẫu được ghi các dữ liệu về việc thực hiện một quá trình hoặc kết quả của quá trình đó, ví dụ kỹ sư sử dụng biểu mẫu đã được ban hành để ghi lại việc kiểm tra giàn giáo trước khi cho phép sử dụng. Khi đó biểu mẫu trắng là tài liệu, còn sau khi được điền các thông tin nó trở thành hồ sơ.
Bảng dưới đây mô tả một hệ thống tài liệu điển hình tại một công ty áp dụng ISO 45001:2018. Số lượng các quy trình, quy định phản ảnh sự cần thiết của chúng đối với hệ thống quản lý ATSKNN của công ty.
Bảng 3.3. Danh mục tài liệu của một công ty áp dụng ISO 45001:2018
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS 4 Bối cảnh của tổ chức
4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức
Phụ lục 1 - Sổ tay an toàn sức khỏe nghề nghiệp (ST OHS)
4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của người lao động và các bên quan tâm khác
Phụ lục 2 - ST OHS
4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý OH&S
ST OHS
4.4 Hệ thống quản lý OH&S ST OHS
5 Sự lãnh đạo và sự tham gia của ngƣời lao động
5.1 Sự lãnh đạo và cam kết
5.2 Chính sách OH&S Chính sách OHS 5.3 Vai trò, trách nhiệm và
quyền hạn trong tổ chức
- Quy định chức năng nhiệm vụ các bộ phận
- Quy định trách nhiệm, quyền hạn về công tác ATVSLĐ
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS
5.4 Sự tham gia và tham vấn của người lao động
Quy trình tham gia và tham vấn.
6 Hoạch định
6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
- Quy trình nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội
- Quy trình tiếp cận yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác
6.2 Mục tiêu OH&S và hoạch định để đạt được mục tiêu
Mục tiêu OHS và Kế hoạch thực hiện mục tiêu OHS.
7 Hỗ trợ
7.1 Nguồn lực ST OHS
7.2 Năng lực - Quy định chức danh công việc - Quy trình tuyển dụng, đào tạo 7.3 Nhận thức Quy trình đào tạo (bao gồm người
lao động, khách viếng thăm, nhà thầu, ...).
7.4 Trao đổi thông tin Quy trình trao đổi thông tin
7.5 Thông tin dạng văn bản Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản.
8 Thực hiện
8.1 Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
- Các biện pháp kiểm soát mối nguy, rủi ro được nhận diện tại mục 6 nêu trên.
- Quy định quản lý an toàn, vệ sinh lao động và PCCN.
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS
- Các quy định/hướng dẫn về OHS: sơ cấp cứu, khám và quản lý theo dõi sức khỏe định kỳ, quản lý đối tác làm việc (khách viếng thăm, nhà thầu thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị, cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo trì, ...), an toàn điện, an toàn trong vận hành bào trì trang thiết bị, an toàn công việc như mài, khoan, hàn, cắt, gia công cơ khí, sơn,... an toàn hóa chất, vật liệu nguy hiểm, làm việc trên cao,...
- Quy trình quản lý hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ 8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp
9 Đánh giá kết quả hoạt động
9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động
- Quy trình theo dõi và đo lường - Quy trình đánh giá sự tuân thủ 9.2 Đánh giá nội bộ Quy trình đánh giá nội bộ 9.3 Xem xét của lãnh đạo Quy trình xem xét lãnh đạo
10 Cải tiến
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS
10.2 Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục
- Quy trình điều tra sự cố
- Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục
10.3 Cải tiến liên tục ST OHS
3.3.2. Phương pháp trình bày tài liệu
Phần này giới thiệu phương pháp trình bày các tài liệu như sổ tay, quy trình, hướng dẫn, là các tài liệu thường có nhiều nội dung, bao gồm cả quy trình thực hiện vốn không áp dụng cho các tài liệu khác như chính sách, mục tiêu, biểu mẫu.
Mặc dù mỗi tổ chức có các quy định riêng khác nhau khi soạn thảo sổ tay hay các quy trình, hướng dẫn, nhưng đều cần quan tâm tới những nội dung sau:
a) Mã số tài liệu. Mỗi tài liệu cần được gắn một mã số định danh duy nhất để nhận biết. Mã số này thường không thay đổi ngay cả khi tài liệu được sửa đổi, nhưng cũng có tổ chức gắn thêm cả số chỉ lần ban hành vào mã số định danh này. Mã định danh thường là một dãy gồm ký tự viết tắt và số, có thể có các dấu nối, dấu phân cách. Có thể thêm tên viết tắt của tổ chức hoặc không, chữ có thể đứng trước số hoặc ngược lại... Cần có dấu hiệu phân biệt tài liệu ở các tầng khác nhau, như sổ tay, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu.
Ví dụ QT.xxx.yy, trong đó QT và viết tắt của quy trình, xxx là số thứ tự của quy trình, yy có thể là chữ (hoặc số) chỉ đơn vị chủ trì thực hiện hoặc ký hiệu nhận biết về hệ thống quản lý. Chẳng hạn QT.015.NS Quy trình đào tạo (do Phòng Hành chính nhân sự soạn thảo), hoặc QT.015.OHS Quy trình đào tạo của hệ thống quản lý ATSKNN.
b) Nhận biết về tình trạng ban hành của tài liệu có thể bao gồm thông tin về phiên bản (lần ban hành) và ngày ban hành. Thông tin
này cần thiết để xác định được bản tài liệu nào là hiện hành, bản nào là lỗi thời.
c) Thông tin về (những) người soạn thảo, soát xét (review) và phê duyệt tài liệu. Thông tin này sẽ hỗ trợ quá trình sửa đổi tài liệu, thường được thực hiện bởi những người đã soạn thảo ban đầu, hoặc giúp mọi người dễ dàng tìm người giải đáp khi có vướng mắc trong thực hiện.
d) Trang (phần) ghi nhận những thay đổi chính của tài liệu giúp người đọc dễ dàng biết được tài liệu đã được sửa những nội dung nào vào thời điểm nào. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc tra cứu lịch sử sửa đổi của tài liệu để xác định việc áp dụng có đúng với yêu cầu ở một thời điểm trong quá khứ (ví dụ như đối với đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài).
e) Bố cục của tài liệu (quy trình, hướng dẫn) trong một tổ chức nên thống nhất. Thông thường gồm các phần:
- Mục đích: mô tả khái quát mục đích của việc ban hành tài liệu đó;
- Phạm vi áp dụng: có thể bao gồm đối tượng, hoạt động, khu vực mà tài liệu đó điều chỉnh;
- Tài liệu viện dẫn: liệt kê các căn cứ, các tài liệu có liên quan (ở tầng trên và tầng dưới);
- Thuật ngữ, định nghĩa (hoặc giải thích từ ngữ): để giải thích ý nghĩa của một số từ, khái niệm được sử dụng riêng trong tài liệu, nếu khác so với nghĩa thông dụng của từ, khái niệm đó.
- Nội dung chính của tài liệu: trình bày các quá trình thực hiện, các bước công việc với các yêu cầu cụ thể về nội dung cần thực hiện, phương pháp thực hiện, trách nhiệm, thời gian... và viện dẫn tới các thông tin, biểu mẫu có liên quan. Có thể sử dụng các cách khác nhau để thể hiện nội dung chính như diễn giải hoàn toàn bằng lời, sử dụng bảng, biểu đồ, bảng kết hợp biểu đồ... Ngôn ngữ, hình ảnh sử dụng để diễn giải các quy định cần đơn giản, rõ ràng, đơn nghĩa, không gây hiểu nhầm.
- Các hồ sơ cần có của quy trình (có thể kèm theo nơi và thời gian lưu).
f) Quy định thống nhất về cách trình bày tài liệu như vị trí của các phần, phông, cỡ chữ...
g) Đối với tài liệu dạng điện tử cần quy định cách đặt tên file, nơi lưu, phương pháp nhận biết tình trạng hiện hành của tài liệu, phân quyền cập nhật, truy cập, cách bảo vệ tài liệu (tránh sửa, xóa một cách vô tình), hoạt động sao lưu tài liệu.
Tham khảo các quy trình, biểu mẫu tại Phục lục 3.
3.3.3. Hệ thống tài liệu trong hệ thống quản lý tích hợp
Bên cạnh hệ thống quản lý ATSKNN, nhiều tổ chức áp dụng đồng thời nhiều hệ thống quản lý như quản lý chất lượng (ISO 9001), quản lý môi trường (ISO 14001), quản lý năng lượng (ISO 50001)... Trong trường hợp đó, tích hợp các tài liệu của các hệ thống quản lý là một điều nên làm để giảm mức độ cồng kềnh của tài liệu. Hiện nay các tiêu chuẩn này đã được xây dựng theo cùng một cấu trúc 10 điều giống nhau ở bậc cao nhất, chỉ khác nhau ở các điều nhỏ, chi tiết nên việc tích hợp cũng rất thuận tiện. Đặc biệt là "cặp đôi" ISO 14001 và ISO 45001 thường song hành cùng nhau, tạo thành khái niệm EHS (environment - health - safety: môi trường - sức khỏe - an toàn). Ngoài ra còn có "bộ ba" QEHS (quality - environment - health - safety: chất lượng - môi trường - sức khỏe - an toàn).
Nhiều tài liệu có thể tích hợp như chính sách, mục tiêu, sổ tay, quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, quản lý thiết bị, mua hàng, ứng phó tình trạng khẩn cấp, đánh giá rủi ro, hành động khắc phục, cải tiến...
Tài liệu tham khảo
1. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thông báo Tình hình
tai nạn lao động năm 2018, Số 1033/TB-BLĐTBXH ngày 15 tháng 3
năm 2019
2. Hoàng Phê, Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học sửa đổi, bổ sung, Nhà xuất bản Hồng Đức, Hà Nội, 2018
3. Benjamil O. Alli, Fundamental principles of occupational
health and safety, International Labour Office:ILO, Second edition,
Geneva, 2008
4. Coppée, Georges H., Occupational Health Services and
Practice, ILO Encyclopedia, 11 February 2011
(https://www.iloencyclopaedia.org/part-ii-44366/occupational-health- services/item/155-occupational-health-services-and-practice)
5. International Accreditation Forum (IAF), IAF MD 21:2018 - Requirements for the Migration to ISO 45001:2018 from OHSAS
18001:2007, Issue 1, 18 January 2018
6. ILO encyclopedia, Electronic edition (https://www.iloencyclopaedia.org). 7. International Organization for Strandardization (ISO), ISO 45001:2018 Occupational health and safety management systems -
Requirements with guidance for use, First edition, 2018-03
8. International Organization for Strandardization (ISO), ISO 9000:2015 Quality management systems - Fundamental and
vocabulary, Fourth edition, 2015-09-15
9. International Organization for Strandardization (ISO), ISO
9001:2015 Quality management systems - Requirements, Fifth edition,
2015-09-15
10.International Organization for Strandardization (ISO), ISO 45001
Briefing Note, 2018 (https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/archive/
pdf/en/iso_45001_briefing_note.pdf)
11.https://www.merriam-webster.com/dictionary/safety
12.http://www.businessdictionary.com/definition/occupational- safety.html
Danh mục hình, bảng, biểu đồ, mẫu
Danh mục hình
Hình 1.1. Những hình ảnh mất an toàn lao động thường gặp ... 9 Hình 1.2. Quan hệ giữa các bên trong đảm bảo an toàn và sức khỏe nghề nghiệp ... 20 Hình 1.3. Bảng thông tin ngắn gọn về các quy định an toàn khi vào công trường ... 27 Hình 1.4. Sử dụng màu mũ để phân biệt công nhân/khách ... 28 Hình 1.5. Biển cảnh báo có người làm việc trên cao ... 28 Hình 1.6. Thẻ cảnh bảo gắn ở giàn giáo trước khi kiểm tra... ... 29 Hình 1.7. ...sau khi kiểm tra, người chịu trách nhiệm gài nhãn đã kiểm tra lên thẻ ... 29 Hình 2.1. Mô hình PDCA trong ISO 45001 ... 37 Hình 3.1. Cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý ATSKNN ... 126
Danh mục bảng
Bảng 1.1. Áp dụng các nguyên tắc thực hành tốt về sức khỏe nghề nghiệp ... 24 Bảng 1.2. Một số biện pháp phòng tránh tai nạn lao động ... 30 Bảng 3.1. Quá trình xây dựng, đánh giá HTQL ATSKNN ... 111 Bảng 3.2. Mẫu kế hoạch thực hiện công tác ATSKNN hằng năm ... 120 Bảng 3.3. Danh mục tài liệu của một công ty áp dụng ISO 45001:2018 ... 127
Danh mục biểu đồ
Biểu đồ 1.1. Tỷ lệ số vụ tai nạn theo ngành năm 2018 ... 21 Biểu đồ 1.2. Phân bố chấn thương năm 2018 ... 22 Biểu đồ 2.1. Các mức độ rủi ro theo khả năng xảy ra và hậu quả ... 40
Danh mục mẫu
Mẫu 1. Cách trình bày Danh mục tài liệu ... 143 Mẫu 2. Hướng dẫn cách trình bày tài liệu trong Công ty ... 144 Mẫu 3. Nội dung quy trình nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro ATSKNN ... 147 Mẫu 4. Bảng nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro ATSKNN ... 155 Mẫu 5. Bảng nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và xác định biện pháp kiểm soát ... 161 Mẫu 6. Nội dung quy trình cấp phép công tác ... 168 Mẫu 7. Nội dung hướng dẫn an toàn khi làm việc trên cao ... 172 Mẫu 8. Nội dung quy định trách nhiệm, quyền hạn đối với ATSKNN ... 175
Phụ lục 1 - Danh mục văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam về an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp
I. Luật
1. Bộ luật Lao động 2012 số 10/2012/QH13 ban hành ngày 18 tháng 6 năm 2012
2. Luật An toàn vệ sinh lao động 2015 số 84/2015/QH13 ban hành ngày 25 tháng 6 năm 2015
3. Luật Bảo vệ sức khỏe nhân dân số 21-LCT/HĐNN8 ngày 30 tháng 6 năm 1989
4. Luật Bảo vệ môi trường 2014 số 55/2014/QH13 ngày 23 tháng 6 năm 2014
5. Luật Hóa chất 2007 số 06/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 6. Luật Điện lực 2004 số 28/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 7. Luật Đầu tư 2014 số 67/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 8. Luật Doanh nghiệp 2014 số 68/2014/QH13 ngày 26 thang 11 năm 2014 9. Luật Phòng cháy và chữa cháy 2001 số 27/2001/QH10 ngày 29 tháng 6 năm 2001
10. Luật an toàn thực phẩm số 55/2020/QH12 ban hành ngày 17 tháng 6 năm 2010
11. Bộ luật hình sự 2017 số 12/2017/QH14 ngày 20 tháng 6 năm 2017
II. Nghị định
1. Nghị định số 45/2013/NĐ-CP ngày 10 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động 2. Nghị định số 39/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy đinh chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn, vệ sinh lao động
3. Nghị định số 44/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 của Chính