Vai trò của lãnh đạo
Lãnh đạo có vai trò tiên quyết đảm bảo thành công của hệ thống quản lý ATSKNN. Vai trò đó được thể hiện trong toàn bộ quá trình xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống đó. Lãnh đạo cần thể hiện vai trò trong việc định hướng những vấn đề về ATSKNN cho toàn bộ tổ chức, cho thấy rõ cam kết bằng các hành động cụ thể như cung cấp nguồn lực, thiết lập các cơ cấu tổ chức thích hợp và xây dựng các quá trình, tự mình làm gương trong việc tuân thủ các quy định, chị trách
nhiệm và trách nhiệm giải trình đối với hoạt động và kết quả của hoạt động ATSKNN.
Lãnh đạo cũng là người phát triển, dẫn dắt và khuyến khích việc hình thành văn hóa an toàn trong tổ chức thông qua việc kiên trì thực hiện các chính sách và giải pháp một cách nhất quán, thực tâm lắng nghe, khuyến khích các sáng kiến.
Tạo môi trường cho sự tham gia của người lao động
Người lao động thường quan tâm tới công việc cụ thể của mình hơn là việc xây dựng hệ thống do quan niệm đó là việc của cấp quản lý. Tuy nhiên, họ lại là người phải trực tiếp thực hiện các quy định về an toàn lao động nên để các quy định đó được dễ dàng chấp nhận và tuân thủ trong thực tế, rất cần tạo điều kiện để người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình hoạch định. Điều này đòi hỏi lãnh đạo tổ chức và các cấp quản lý phải có kỹ năng và nghệ thuật phù hợp. Người lao động sẽ dễ dàng cất lên tiếng nói của mình hơn nếu như họ cảm thấy được lắng nghe. Điều này đòi hỏi các cấp lãnh đạo luôn tôn trọng mọi ý kiến và luôn có phản hồi về các sáng kiến, khuyến nghị, dù nhỏ đến đâu, của người lao động.
Trong thực tế, nhiều người lao động không dễ nêu lên ý kiến của mình ngay cả trong những vấn đề liên quan tới an toàn của mình. Họ cần người đại diện là người có cùng vai trò, chức năng với mình nhưng có khả năng tổng hợp thông tin và trình bày để giúp họ có tiếng nói trong các vấn đề quan trọng liên quan đến điều kiện lao động của họ.
Nhận thức của các bên
Các bên, từ người sử dụng lao động, người quản lý tới người lao động và các cơ quan quản lý cần chia sẻ nhận thức về ý nghĩa, lợi ích của việc áp dụng một hệ thống quản lý ATSKNN theo chuẩn mực quốc tế. Tổ chức cần thường xuyên trao đổi thông tin về các lợi ích của hệ thống quản lý đó, cũng như cập nhật các thông tin, kiến thức mới. Chỉ khi được thuyết phục bởi các lợi ích mà hệ thống đó mang lại, thì các cá nhân mới tự giác tuân thủ và đóng góp cho sự cải thiện của hệ thống đó.
Đầu tư có hiệu quả
Nguồn lực luôn luôn là hữu hạn so với mong muốn. Do đó, tổ chức cần tính toán một cách khôn khéo các ưu tiên. Trong khi các đầu tư lớn có thể tạo ra hiệu quả lâu dài, nhưng công chúng luôn cần có hiệu quả trước mắt để được củng cố niềm tin vào hệ thống quản lý ATSKNN, tăng thêm động lực cho việc tuân thủ các quy định.
Sự phù hợp của hệ thống quản lý ATSKNN và mức độ tích hợp, nhất quán với các hệ thống quản lý khác của tổ chức
An toàn và sức khỏe không phải là điều duy nhất một tổ chức phải quan tâm. Luôn luôn có những điều quan trọng khác tổ chức phải giải quyết như khách hàng, thị trường, doanh thu, chất lượng... Do đó, để một hệ thống quản lý ATSKNN được áp dụng một cách hiệu lực, nó cần được lồng ghép chặt chẽ vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh chính của công ty. Tiêu chuẩn ISO 45001 được xây dựng theo cùng một cấu trúc với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý phổ biến khác như ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng, ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường... Đây là điểm thuận lợi để các tổ chức tích hợp các hệ thống quản lý thành một hệ thống quản lý chung.
Kinh nghiệm ở nhiều tổ chức cho thấy, những tổ chức đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001 dễ dàng tiếp cận tới các yêu cầu của ISO 45001 nên quá trình xây dựng và áp dụng gặp rất nhiều thuận lợi. Thực vậy, ISO 9001 là tiêu chuẩn đã rất phổ biến trên thế giới, được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng từ cuối những năm 1980 và sau này được coi là tiêu chuẩn nền tảng cho các hệ thống quản lý khác. Do đó, các tổ chức đã áp dụng thuần thục ISO 9001 sẽ không gặp khó khăn nhiều khi chuyển sang áp dụng ISO 45001.
Bên cạnh đó, ISO 45001 có các "cặp bài trùng" do có những điểm giao thoa như:
- ISO 45001 và ISO 14001: trong ISO 14001 có những yêu cầu về môi trường lao động;
- ISO 45001 và SA 8000, hoặc ISO 26000 (tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội): SA 8000 và ISO 26000 có các yêu cầu về đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động;
- ISO 45001 và ISO 39001 (tiêu chuẩn về an toàn giao thông đường bộ): những tổ chức hoạt động trong lĩnh vực giao thông đường bộ (như công ty vận tải) hoặc các công ty có hoạt động phân phối hàng hóa, công ty có tổ chức đưa đón công nhân có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 39001 để đảm bảo an toàn lao động cho các hoạt động nằm ngoài tường rào công ty (hoạt động trên đường).
Theo dõi, giám sát và đo lường
Bất kỳ một hệ thống quản lý nào cũng cần được theo dõi, giám sát, đo lường kết quả hoạt động để cung cấp phản hồi tin cậy về hiệu lực của hệ thống, giúp kịp thời phát hiện ra các vấn đề cần giải quyết để cải tiến hệ thống đó.