c. Nhiệm vụ
3.2 Quy trình xếp thời khóa biểu hiện tại của trƣờng
Qua nghiên cứu và tìm hiểm quy trình xếp lịch tại trƣờng LILAMA2 học viên đã tổng hợp ra các bƣớc thực hiện nhƣ sau
Bƣớc 1 Lập tiến độ đào tạo
Bắt đầu năm học phòng Đào tạo sẽ lên kế hoạch đào tạo tổng thể cho toàn trƣờng, Thời gian học đƣợc chia làm 2 kỳ mỗi kỳ 5 tháng. Học kỳ 1 có tiến độ thƣờng bắt đầu từ tháng 8 đến tháng 1 năm sau, học kỳ bắt đầu từ tháng 2 đến tháng 6.
Thời gian nghỉ Tết âm lịch thƣờng là 1 tháng, thời gian nghỉ hè 1 tháng. Ở Hình 3.1 là bảng tiến độ cho 1 khóa học tại 1 trƣờng cao đẳng nghề.Cụ thể ở đây là hệ đào tạo Cao đẳng khóa học là K12.Tổng số lớp trong bảng mô tả là 22 lớp.Tiến độ từ tháng 8 đến tháng 1 năm kế tiếp. Tƣơng ứng là số tuần T1 đến T24 là số tuần từ tuần số 1 đến tuần số 24, hai dòng tiếp theo thể hiện ngày đầu tuần và ngày cuối tuần, các dòng tiếp theo ứng với mỗi lớp sẽ có 1 dòng trạng thái đƣợc tô màu. Ví dụ màu xanh dƣơng có chữ (HKI) là học kỳ 1, màu
vàng có chữ K là thi kết thúc môn, màu nâu (HKII) là học kỳ 2… Khung màu sắc ở cuối bảng để chú giải các trạng thái của tiến độ đào tạo.
Bảng tiến độ sau khi hoàn tất sẽ đƣợc ký duyệt và chuyển về các đơn vị trong trƣờng để thực hiện.
Các ràng buộc ở bước 1
- Mỗi kỳ học không được vượt quá 30 tuần lễ tương đương 6 tháng
- Mỗi lớp học chỉ được lên tiến độ tối đa 7 học kỳ (tương đương 3,5 năm)
Bƣớc 2 Lên danh sách môn học (môn học lớp)
Các khoa sẽ lên danh sách môn học trong từng học kỳ cho từng lớp học. Cụ thể ở Hình 3.2 ngƣời phụ trách làm kế hoạch giảng dạy của khoa sẽ chọn học kỳ cần sắp lịch, sau đó chọn lớp cần sắp lịch.Sau đó chọn môn học trong dữ liệu môn học của nhà trƣờng.
Ở bƣớc thực hiện này các khoa chuyên môn sẽ dựa vào điều kiện các môn tiên quyết (những môn học mang tính chất cơ bản sẽ đƣợc ƣu tiên xếp trƣớc) và điều kiện của từng khoa để lên danh sách môn học cho từng lớp phù hợp
nhất.Điều kiện đầu tiên các khoa xét đến là hiện trạng giáo viên. Tiếp theo là xét đến hiện trạng các phòng học, xƣởng thực hành. Thông thƣờng ở các trƣờng đào tạo nghề mỗi giáo viên sẽ đƣợc giao một xƣởng để giảng dạy, giáo viên đó sẽ chịu trách nhiệm về bảo trì bão dƣỡng các thiết bị máy móc trong xƣởng thực hành mà mình đƣợc giao.
Trong bảng danh sách môn học sẽ có các trƣờng Mã môn học, tên môn học “số cột HS1” có nghĩa là số cột điểm hệ số 1, “số cột HS2”có nghĩa là số cột điểm hệ số 2, “HS điểm TP” là hệ số điểm thành phần, “kiểm tra” là số lƣợng bài kiểm tra cho từng môn học cụ thể. “Chi tiết ở Hình 3.2”
Các ràng buộc ở bước 2
− Mỗi môn học chỉ được đưa vào danh sách môn học lớp (chương
trình khung đào tạo) một lần duy nhất
− Số môn học/mô đun trong một học kỳ không được vượt quá 15 môn
học/mô đun
− Chỉ chấp nhận những môn học đúng chuyên ngành đào tạo.Những môn học khác ngành đào tạo hoặc ở các khoa chuyên môn khác sẽ không được chấp nhận ngoại trừ các môn học chung hoặc hôn học cơ sở
B ƣớc 3 Lên kế hoạch chi tiết theo tuần.
Lên kế hoạch chi tiết theo tuần cho từng lớp trong bƣớc này sẽ thực hiện nhƣ sau
Chọn học kỳ cần lên kế hoạch, sau đó chọn lớp cần lên kế hoạch.
Trong bảng kế hoạch theo tuần sẽ có các trƣờng mã môn, tên môn, giáo viên (cán bộ phụ trách xếp lịch sẽ chọn giảng viên cho từng môn học), số tiết (số tiết ở đây là ứng với một tuần môn học đó sẽ học bao nhiêu tiết. Đặc trưng của các trường dạy nghề là 1 buổi học là 4 tiết và 1 buổi chỉ học một môn duy nhất)
Ví dụ ở môn số 1 có tên môn là “kỹ thuật điều khiển tự động hóa”, đƣợc bố trí giảng dạy là thầy “Trƣơng Thanh Inh”, số tiết “60/120” ý nghĩa là tổng thời lƣợng 120 tiết và đã lên kế hoạch đƣợc 60 tiết. Số “4” chạy từ “T1” đến “T8” có ý nghĩa là từ tuần 1 đến tuần 8 môn học này đƣợc lên kế hoạch học mỗi tuần một buổi.
Kế hoạch chi tiết theo tuần đƣợc in từ phần mềm để phòng Đào tạo xét duyệt. Nếu việc bố trí giảng viên và thời lƣợng đào tạo chƣa phù hợp thì phòng Đào tạo sẽ yêu cầu điều chỉnh lại. (tham khảo Hình 3.3)
Các ràng buộc ở bước 3
- Số tiết được lên kế hoạch không được vượt số tiết của môn học.
Bƣớc 4 Thực hiện chạy sắp lịch
Chạy sắp lịch sẽ đƣợc thực hiện nhƣ sau
Chọn học kỳ cần sắp lịch, sau đó chọn lớp cần sắp lịch.
Từ kết quả của các bƣớc thực hiện trên sẽ cho ra một form mẫu xếp lịch gồm có
Mã môn học cần sắp lịch, tên môn học cần sắp lịch, số tiết, năm học, học kỳ.
Trong bƣớc này ngƣời thực hiện chọn thứ, chọn phòng cho môn học cần sắp.sau đó chọn buổi học. “buổi 1” là buổi sáng, “buổi 2” là buổi chiều.
Tiếp theo chọn “Tạo lịch” để thực hiện việc xếp lịch.
Trong quá trình xếp nếu bị trùng giờ giáo viên phần mềm sẽ báo không xếp đƣợc vì trùng giáo viên và tiến hành chọn buổi khác để tránh trùng. Tƣơng tự nếu trùng phòng xƣởng thì phần mềm báo trùng phòng xƣởng để chọn xƣởng khác hoặc buổi khác để xếp lịch.(Chi tiết tham khảo Hình 3.4 ở trang sau)
Sau khi hoàn thành bƣớc này sinh viên có thể tra cứu lịch học của mình theo đơn vị lớp.Giáo viên có thể tra cứu lịch dạy của mình theo tên giáo viên.
Đường link tra cứu tại http //congthongtin.lilama2.edu.vn/ ) Các ràng buộc ở bước 4
Về phòng học
- Mỗi phòng/xưởng chỉ được mố trí một môn học tại một thời điểm
- Số sinh viên không quá 35/phòng Về giáo viên
Qua bốn bƣớc thực hiện trong quy trình xếp thời khóa biểu toàn trƣờng nhƣ trên, hầu nhƣ đã kiện toàn kế hoạch giảng dạy cho cả năm. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù nhƣ mọi trƣờng Cao đẳng nghề - chú trọng thực hành và tiếp cận thực tiễn. Điều này dẫn xuất từ chiến lƣợc của nhà trƣờng đƣa ra “ưu tiên phối hợp với công nghiệp để người học càng có nhiều cơ hội thực tế thì càng tốt”. Điều này cũng có thể áp dụng trong trƣờng hợp thay đổi thời khóa biểu học đã có trƣớc nếu có nhu cầu thực tập thời vụ xuất phát từ doanh nghiệp.
Đây là đặc thù đa phần mà các trƣờng Đại học không mong muốn xử lý – thay vì đó, thông thƣờng họ sắp xếp thời gian sinh viên đi thực tập trong những khung thời gian rãnh ví dụ nhƣ kỳ hè, và do đó có khả năng cao là sinh viên hầu nhƣ đi thực tập trong những dự án mô phỏng của doanh nghiệp.
Với định hƣớng đối lập, từ những nhu cầu thời vụ của doanh nghiệp, sinh viên sẽ có cơ hội cọ xát, tham gia trong những dự án thực tế. Kể từ đó, sinh viên ra trƣờng sẽ tự tin và có nhiều kinh nghiệm tham gia trực tiếp vào các hoạt động của doanh nghiệp mà không cần phải mất thời gian để đào tạo lại.
Trên cơ sở đó, quá trình đi thực tập sản xuất đƣợc triển khai nhƣ sau
- Bắt đầu từ năm học thứ 2, sinh viên học các môn học chuyên môn nghề kết hợp đi thực tập sản xuất tại các công ty gắn kết với nhà trƣờng. Kế hoạch đi thực tập thƣờng không có kế hoạch trƣớc, khi doanh nghiệp bố trí đƣợc để tiếp nhận sinh viên sẽ thông báo đến nhà trƣờng.
- Nhà trƣờng sẽ giao khoa làm quyết định đi thực tập, quyết định đƣợc chuyển về phòng Đào tạo để theo dõi tiến độ.
Sau khi sinh viên kết thúc lịch thực tập sản xuất tại doang nghiệp, các khoa sẽ sắp xếp lịch học bù cho sinh viên bên cạnh những lịch đã đƣợc sắp xếp trƣớc từ đầu năm.
Lƣu ý rằng lịch học sẽ ƣu tiên sử dụng lịch của đầu kỳ, ngoài ra còn tăng thêm buổi học để cho kịp tiến độ trong học kỳ