II. THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN
1. Công tác khai thác bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO.
1.2.1. Đối với hàng hoá nhập khẩu, bao gồm 4 bước sau: Bước 1: Kiểm tra chứng từ liên quan.
Bước 1: Kiểm tra chứng từ liên quan.
Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng (giấy này làm theo hình thức một đơn bảo hiểm) phải được kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ không? Một giấy yêu cầu bảo hiểm được coi là hợp lệ phải có đủ những yêu cầu sau:
− Trên giấy yêu cầu phải kê khai rõ ràng tất cả các đề mục đã in sẵn trên đơn. Trong trường hợp khai thiếu những đề mục như: số B/L, ký mã hiệu, trọng lượng, số kiện (do chưa được thông báo đầy đủ) thì vẫn chấp nhận cấp đơn nhưng yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay khi nhận được thông báo.
− Nếu thiếu một trong những đề mục cơ bản như: số tiền bảo hiểm (trị giá hàng FOB hoặc C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thì giấy yêu cầu đó coi như chưa hợp lệ cần trả lại cho khách hàng đồng thời giải thích rõ yêu cầu của bảo hiểm để họ kê khai đầy đủ mới cấp đơn bảo hiểm.
Phải xem xét kỹ tính chất và phương thức xếp dỡ của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không để giải thích và yêu cầu khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng đó. Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải đòi hỏi khách hàng trả lời được các nội dung yêu cầu của phòng Kế toán- tài vụ quy định nhằm giúp phòng làm đủ các thủ tục thu phí một cách nhanh chóng.
Lưu ý: Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có đẩy đủ tên, dấu và chữ ký của khách hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 bản. cần xem kỹ tên tàu vận chuyển (nếu là tàu vận chuyển), phải yêu cầu khách hàng kê khai quốc tịch tàu, tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thêm phí như đã quy định trong biểu phí bảo hiểm. Trường hợp trị giá hàng bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của công ty, trước khi cấp đơn cần thông báo và trao đổi ý kiến với phòng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro.
Sau khi kiểm tra xong các chứng từ liên quan nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số tàu.
Lưu ý: − Thông thường luồng Châu Á đi trong khoảng 20-30 ngày làm một chuyến.
− Luồng Châu Âu tàu đi trong khoảng 2-4 tháng làm 1 chuyến.
− Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trong đơn, số chuyến ghi trước và số đơn bảo hiểm ghi sau.
Ví dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số tàu là 8 thì ghi: 8/100
Bước ba: Tính phí bảo hiểm sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.
Trước khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm được tính theo công thức:
CIF = C+F
1-R Trong đó: C- là giá trị hàng hoá theo giá FOB
F- là cước phí vận chuyển R- là tỷ lệ phí bảo hiểm
Trong trường hợp khách hàng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định rõ được phí vận tải thì bảo hiểm ước tính như sau: đối với luồng Châu Á cước phí vận tải F=5% giá FOB và luồng Châu Âu là F=10% giá FOB. R áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. R=R1+R2 trong đó R1 bao gồm tỷ lệ phí chính + tỷ lệ phí theo luồng. R2 là tỷ lệ phí phụ - tỷ lệ phí phụ được cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, thiếu nguyên kiện, thiếu hụt trọng lượng...
Lưu ý: Mỗi một mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó, khi tính phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn có phù hợp với quy định của bảo hiểm đối với mặt hàng đó không, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác. Phí bảo hiểm được tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm: I = CIF * R
Trong trường tàu già khi tính phí bảo hiểm sẽ tính như sau:
CIF = C+F
1-R I = CIF * R/
R=R1+R2
Trong đó R3 là tỷ lệ phí tàu già.
Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh trị giá bảo hiểm như điều chỉnh giá FOB, CF, cước phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 4 giấy sửa đổi bổ sung và thu lệ phí sửa đổi đơn. Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hàng thanh toán thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm sẽ hoàn lại phí cho khách hàng. Trừ trường hợp điều chỉnh số B/L, trọng lượng.
Lưu ý: Trước khi làm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hàng gửi lại toàn bộ đơn bảo hiểm đã cấp để điều chỉnh. Sau khi làm xong giấy sửa đổi bổ sung phải ghi rõ trên đơn các giấy tờ sửa đổi để bộ phận bồi thường dễ xem xét. Sau đó gửi trả lại đơn của khách hàng kèm theo giấy sửa đổi.
Nếu khách hàng yêu cầu huỷ đơn phải xem xét rõ lý do, sau đó cấp cho khách hàng giấy sửađổi: Huỷ đơn, hoàn trả lại cho khách hàng toàn bộ số phí đã thu và trừ lệ phí huỷ đơn đồng thời thu hồi lại toàn bộ đơn gốc đã cấp để huỷ bỏ đi. Đơn thu lại phải huỷ ngay để tránh nhầm lẫn. Giấy sửa đổi bổ sung in ra thành 06 bản (1 bản lưu kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi của khách hàng, 1 bản gửi cho Tái bảo hiểm, 1 bản trả khách hàng). Trường hợp:
- Yêu cầu khách hàng thanh toán thêm phí: đưa Tài vụ 3 bản - Hoàn phí và huỷ đơn: đưa Tài vụ 2 bản
- Điều chỉnh tên tàu: đưa Tài vụ một bản
Sau khi lập đơn, kiểm tra lại và đóng dấu “thu phí bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “thu phí bảo hiểm bằng đồng Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu thanh toán phí của khách hàng.
Bước 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan:
Sau khi thực hiện 3 bước trên, đánh máy, trình ký và đóng dấu xong chứng từ được phân ra như sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiên) lưu phòng Nghiệp vụ, 3 bản lưu phòng Tài vụ, 1 bản gửi Tái bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi 1 bản cho công ty còn lại trả cho khách hàng.
Đối với hàng hoá xuất khẩu: bao gồm 4 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ- tương tự như bước 1 đối với hàng hoá nhập khẩu. Lưu ý: - Đối với hàng hoá xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
- Đơn bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu và giấy sửa đổi bổ sung phải đánh máy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Phải chú ý đến “điều kiện bảo hiểm” do khách hàng đề nghị. Nếu theo tín dụng thư (L/C- Letter of credits) thì phải làm đúng tín dụng thư đã mở, nhưng nếu điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc vượt quá phạm vi trách nhiệm thông thường của công ty thì phải sửa lại (nếu việc sửa lại đó không mâu thuẫn với thư tín dụng về cơ bản) hoặc hỏi lại người mua hàng ở nước ngoài.
- Đối với hàng xuất tư nhân của các đại sứ quán phải yêu cầu khách hàng cung cấp “bản kê chi tiết hàng hoá” và trị giá tiền của mỗi loại. Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho các loại hàng hoá mới, đối với hàng cũ bảo hiểm theo điều kiện C. Trước khi chấp nhận bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng cho xem cụ thể hàng hoá và bao bì để xác định trị giá hàng hoá và điều kiện bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ cần in 06 bản là đủ.
Bước 2: Vào sổ cấp đơn
Sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Số đơn bảo hiểm đã được in sẵn trên đơn nếu chỉ cần đánh máy thêm ký hiệu của địa phương đó để nghiệp vụ tiện theo dõi. Ví dụ: Đơn do chi nhánh TP. HCM cấp, số đơn bảo hiểm là 1580 thì ghi như sau:1580-HX/HCM/95
Bước 3: Tính phí bảo hiểm và huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu chính là giá CIF mà khách hàng kê khai trên giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10%CIF. Vì vậy phí bảo hiểm được tính theo công thức (CIF + 10%CIF)* R trong đó R là tỷ lệ phí bảo hiểm được tính theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm và chủng loại hàng hoá.
Lưu ý:- Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nước đóng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chính là giá trị hàng hoá mà khách hàng kê khai cộng thêm 10%.
- Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 giấy sửa đổi bổ sung.
- Điều chỉnh số B/L, trọng lượng và huỷ đơn cách thức tương tự như hàng nhập ở bước 3.
Bước 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan
Sau khi thực hiện 3 bước trên, nộp đơn trình ký và không cần đóng dấu tròn, chứng từ được phân ra như sau: 3 bản đầu giao cho khách hàng, 1 bản lưu Nghiệp vụ, 3 bản giao cho Tài vụ, 1 bản giao cho Tái bảo hiểm.
Lưu ý: - Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nước đặt tại Việt Nam thì chứng từ đưa sang Tài vụ chỉ cần 1 bản để theo dõi tiền về.
- Khi giao chứng từ cho các bộ phận liên quan phải ghi vào sổ giao chứng từ và có ký nhận.
- Đối với hàng xuất 3 bản đầu giao cho khách hàng không được ghi tỷ lệ phí bảo hiểm và phí bảo hiểm chỉ cần ghi giá CIF là đủ.
- Đơn giao cho tái bảo hiểm đưa qua bộ phận thống kê của phòng vào sổ thống kê sau đó mới đưa sang tái bảo hiểm.
- Bản nghiệp vụ giữ để lưu theo từng chi nhánh và phân theo từng tàu. Mỗi cán bộ nghiệp vụ cuối tháng/quý/năm phải nắm được sổ phí thu của từng khách hàng mà mình phụ trách và tổng kim ngạch hàng nhập và xuất qua bảo hiểm trong tháng đó của khách hàng để phân tích, đánh giá được tình hình kinh doanh.
Là công ty cổ phần đầu tiên trong ngành bảo hiểm, PJICO có thế mạnh là các cổ đông có lượng hàng hoá xuất nhập khẩu hàng năm khá lớn (Tổng công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex, Tổng công ty thép Việt Nam - VSC). Vì vậy ngay từ năm đầu tiên hoạt động (tháng 06/1995) nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển đã chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của PJICO và từ đó tới nay nghiệp vụ này đã không ngừng tăng trưởng và phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Nhờ có sự ủng hộ, trợ giúp của các Bộ, Ngành liên quan, các tổ chức kinh tế, sự chỉ đạo đúng đắn kịp thời của các cấp lãnh đạo PJICO và đặc biệt là sự cố gắng phấn đấu nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên công ty, sau hơn 6 năm hoạt động trong thị trường cạnh tranh, nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của PJICO đã đạt được lượng doanh thu phí khá lớn. Tỷ trọng trung bình chiếm từ 15%-20% trong tổng doanh thu phí bảo hiểm của toàn công ty và chiếm khoảng hơn 2% tổng doanh thu phí bảo hiểm của toàn thị trường. Cụ thể ta có:
Để phân tích một cách cụ thể và chi tiết, ta tính một số chỉ tiêu sau:
Bảng 7: Bảng chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO từ 1995-2000.
Chỉ tiêu 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1.Số tiền BH bình quân một đơn cấp(Triệu:VND) 1.146 1.159 1.588 1.546 1.586 2.296 2.Tốc độ tăng DT phí BH (%) - 204,2 55,7 66,0 26,1 15,3 3.Tốc độ tăng KNHH - 180 70,8 49,8 22,7 54,6
tham gia BH (%)
4.Tốc độ tăng (giảm) tỷ
lệ phí BH bình quân (%) - 8,7 (8,9) 10,7 2,7 (25,5)
Qua bảng số liệu trên ta có thể nhận xét rằng hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đạt kết quả tương đối cao. Trước hết là số đơn cấp hàng năm tăng nhanh, nếu như 6 tháng năm 1995 chỉ khai thác được 427 đơn cấp thì đến năm 2000 con số này đã đạt tới 2.896 đơn. Cùng với sự biến động về tỷ lệ phí bảo hiểm trên toàn thị trường nói chung và của công ty nói riêng thì số tiền bảo hiểm bình quân một đơn cấp có xu hướng tăng dần qua các năm, điều này được thể hiện: năm 1995 số tiền bảo hiểm bình quân một đơn cấp là 1.146 triệu nhưng đến năm 2000 số tiền bảo hiểm trong một đơn cấp đạt tới 2.296 triệu lớn gấp 2 lần năm 1995, điều đó chứng tỏ PJICO ngày càng thu hút được nhiều hợp đồng bảo hiểm có giá trị cao của các khách hàng lớn. Mặt khác ta thấy tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm và tốc độ tăng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm đều có xu hướng giảm dần và tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm bình quân 1995/2000(1) lại nhỏ hơn tốc độ tăng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm bình quân trong cùng thời kỳ(2)nhưng sự chênh lệch này là tương đối nhỏ. Nguyên nhân của sự chênh lệch này là do PJICO đã điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp với sự biến động của thị trường. Quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí làm cho tỷ lệ phí có xu hướng chung là giảm xuống từ 1995/2000 (từ 0,3795% xuống còn 0,3187%). Nhìn vào bảng chỉ tiêu đánh giá ta có thể thấy rằng chiến lược khai thác của PJICO là hết sức linh hoạt và có hiệu quả đặc biệt là việc điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm qua các năm cho phù hợp với tình hình chung của toàn thị trường bảo hiểm. Điều chỉnh tỷ lệ phí lần 1 năm 1997 giảm 8,9% so với năm 1996 do nhiều nguyên nhân, cơ bản là do hai nguyên nhân sau: chủ quan là do chiến lược phát triển của công ty và khách quan là do cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Châu Á. Ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế trong nước, khu vực và trên thế giới. Mặc dù tỷ lệ phí giảm song doanh thu phí bảo hiểm không những không giảm xuống mà còn tăng 55,7% so với năm 1996. Có sự tăng lên của tổng doanh thu phí trong khi tỷ lệ phí giảm xuống là do tổng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng lên (70,8%) và do tốc độ tăng này lớn hơn nên có thể bù đắp được phần doanh thu giảm đi do giảm tỷ lệ phí bảo hiểm. Điều chỉnh giảm tỷ lệ phí lần hai năm 2000 so với năm 1999 xuống còn 0,3187 năm 2000 do có sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty bảo hiểm trên thị trường và do tỷ lệ tổn thất năm 1998, 1999 đã giảm xuống dẫn đến tỷ lệ bồi (1) trong đó :73,46%
thường giảm theo. Và cũng tương tự lần 1 mặc dầu tỷ lệ phí bảo hiểm bình quân giảm mạnh song tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng lên 15,3% tức là tăng thêm 2.750 triệu đồng. Có sự tăng lên của doanh thu phí bảo hiểm này là do sự điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm đã thu hút thêm được đông đảo khách hàng tham gia bảo hiểm tại công ty làm cho kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng 54,6% bù đắp được phần doanh thu phí giảm do tỷ lệ phí bảo hiểm giảm do tỷ lệ phí giảm. Lại lấy ví dụ quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm năm 1998 tăng 10,7% so với