2.4.2.1.1. Chứng từ sử dụng:
o Hóa đơn mua hàng
o Biên lai thu tiền Chứng từ dùng để ghi sổ:
o Phiếu Tạm Ứng (Tờ trình xin tạm ứng)
o Bảng thanh toán tiền tạm ứng
o Phiếu Thu, Phiếu Chi
2.4.2.1.2. Quy trình kế toán tạm ứng:
Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một Tờ trình xin tạm ứng rồi đưa Tổng Giám Đốc duyệt. Sau khi có chữ ký của Tổng Giám Đốc, Tờ trình sẽ được chuyển xuống phòng kế toán và Kế toán tạm ứng sẽ kiểm tra chữ ký trên Tờ trình, nếu hợp lệ, Kế toán tạm ứng lưu bản gốc và foto một bản chuyển sang Kế toán tiền mặt để lập Phiếu Chi. Sau đó Phiếu Chi được chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt. Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đó Phiếu Chi được lưu tại Kế toán tiền mặt.
Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc gồm Hóa đơn, Biên lai thu tiền,...cho kế toán tạm ứng. Nếu số tiền thực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạm ứng. Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ lương của người nhận tạm ứng.
Cuối tháng, Kế toán tạm ứng lập Bảng cân đối phát sinh công nợ để theo dõi các khoản tạm ứng này.
Sơ đồ 2.6 – Kế toán tạm ứng
2.4.2.1.3. Ví dụ minh họa:
Ngày 01/10/2008, chi tạm ứng cho Ngô Thị Nga để thanh toán tiền mua Nguyên vật liệu cho Trung tâm Thiết kế thời trang và Cung ứng theo chứng từ số 0002/05 số tiền: 5.000.000
Có TK 1111: 5.000.000
Ngày 05/10/2008, thu tạm ứng của Ngô Thị Nga theo chứng từ số 0004/05 số tiền: 820.000
Nợ TK 1111: 820.000 Có TK 141: 820.000