Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK (1) Nếu hàng hóa phải lưu kho của công ty
(2) Nếu hàng hoá không phải lưu kho của công ty
Để Cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cán
bộ giao nhận của Công ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao
hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao
hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận Công ty Nhận hàng từ tàu Xếp hàng lên phương tiện Đưa hàng hoá về kho Lưu kho hàng hoá Tổ chức quá trình vận chuyển Giao hàng cho người NK Giao trả cont’ rỗng (1) (2)
của Công ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho feeder để nhận hàng.
Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Công ty cùng với cán
bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on
receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn
report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể
khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hoá nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì không cần lập
biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp bắt buộc phải
lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số
hàng hoá yêu cầu phải đợc bảo quản trong một điều kiện môi trờng nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đông lạnh là hai trờng hợp điển hình, bởi vì đối với
hai loại hàng hoá này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu không
sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là còn dưỡng khí, hút CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất
hay mùi và khí nóng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt độ tới hạn” gần với những điểm đông kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế
bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hoá bị hư hỏng hoàn toàn. Do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám định hầm hàng để xác định xem hàng hoá có được bảo quản theo đúng qui định không và khi dỡ hàng này cũng cần phải có một qui trình bảo quản hợp lý.
Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cán bộ của Công ty bằng kinh nghiệm của
mình phát hiện tình trạng bên ngoài của Container không tốt (container bị móp
méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hoá bên trong Container, lúc đó cán
bộ giao nhận của Công ty phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngoài không tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu,
đại diện Cảng ký xác nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi
Container, Công ty phải mời đại diện hãng tàu giám sát quá trình rút hàng. Nếu
xảy ra trường hợp hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ
phải lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu ký xác nhận để có thể xác định trách nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đóng
hàng không đúng qui định. Biên bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi thường các bên liên quan.
Cùng với quá trình rút hàng từ Container thì cán bộ giao nhận của Công ty
phải mời công chức Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
số container và kiểm hoá hàng hoá. Thông thường hàng hoá được rút ra khỏi
Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát
quá trình dỡ hàng. Kết thúc quá trình kiểm hoá, công chức Hải quan sẽ hoàn thành các thông tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá...
Nếu hàng hoá thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Công ty phải
lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ
mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lô hàng, khi đó công chức
Hải quan sẽ tính lại thuế cho lô hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế
của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đó công chức Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thông quan cho hàng NK.
Ngoài ra có một số trường hợp được đề nghị đem cả Container về kho riêng
để kiểm hoá, khi đó Công ty phải mời công chức Hải quan áp tải hàng hoá đến địa điểm kiểm hoá, mọi chi phí đi lại cho công chức Hải quan, Công ty hoặc chủ hàng sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác. Tuy nhiên đối với bất cứ loại hàng hoá nào thì Công ty cũng nên thương lượng với chủ hàng NK rút hàng và kiểm hoá tại Cảng, bởi vì khi đó sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn, đó là chi phí nâng hạ vận chuyển Container về kho
riêng giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu.
Một chú ý trong quá trình nhận hàng là:
- Nếu như Công ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc hàng hoá đã tháo ra khỏi Container, đã làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận
chuyển đến cho chủ hàng thì Công ty không nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container còn đang ở bãi Cảng, vì lệ phí lưu Container tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Công ty không phải nộp theo qui định của Cảng, còn từ ngày thứ
6 trở đi phí lưu Container tại bãi Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD cho một Container 40’ một ngày đêm, hết tuần đầu tiên số lệ phí trên sẽ bị Cảng
phạt gấp đôi và hãng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Còn nếu như hàng
đầu Công ty vẫn phải chịu chi phí lưu bãi tại Cảng, chi phí này được tính theo tấn
hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng.
- Vấn đề nghiệm thu hàng NK về số lượng và chất lượng:
+ Số lượng: Phơng pháp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cân, đo, đong, đếm) đại diện:
*) Tính số thùng, kiện pallet đợc đóng theo từng hàng, sau
đó tính cho cả Cont.
*) Cân đo đại diện sau đó tính ra số lượng, khối lượng cả
Container.
+ Chất lượng: Nếu hàng hoá thuộc diện phải qua kiểm tra chất
lượng nhà nước thì chất lượng hàng hoá sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giám định như trong hợp đồng mua bán ngoại thương đã chỉ định.
Còn nếu như hàng hoá không thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà
nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hoá thì cán bộ
giao nhận của Công ty sẽ tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định chất
lợng hàng NK trong quá trình rút hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
rút hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phép. Chất lượng hàng hoá chỉ được xác định bởi cơ quan giám định mà thôi (chi phí giám định do nhà NK chịu)
- Giao hàng cho chủ hàng:
Khi hàng hoá đã được thông quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến
cho chủ hàng NK. Đồng thời với quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ
tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoá
đến cho chủ hàng. Hiện tại Vinatrans chưa có đội xe vận chuyển hàng Container , tuy nhiên Công ty cũng đảm nhận được dịch vụ này để phục vụ khách hàng nhờ ký được những hợp đồng nguyên tắc có thời hạn lâu dài với một số công ty vận tải
lớn như Công ty TNHH Cựu Kim Sơn, Công ty thương mại & dịch vụ vận tải Minh Toàn, Công ty TNHH Hoàng Đại….. Tuy nhiên cũng vẫn thiếu xe vận
chuyển hàng nên hoạt động của đơn vị có nhiều lúc rơi vào thế bị động, nhất là
vào mùa cao điểm khi các đội xe đều qua Lào vận chuyển hàng, làm cho thị trường trở nên khan hiếm xe và chỉ còn lại một số lượng xe nhất định phục vụ cho
các hãng tàu. Điều này đã làm ảnh hưởng tới kế hoạch tiếp nhận hàng của khách
hàng và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Mặc khác trong nhiều trường hợp công tác thuê phương tiện vận tải đường bộ chưa được chú trọng đúng mức, Công ty chỉ
dựa vào giá cước chuyên chở của các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải đường bộ mà chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của các yếu tố khác như dịch
vụ cung cấp, thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quá trình vận tải... để đưa ra quyết định chung.