Trong công tác quản lý đất đai, sau khi hồ sơ địa chính đã được xây dựng việc tiến hành thực hiện cập nhật các biến động về đất đai là công việc diễn ra thường xuyên, hàng ngày. Tuy nhiên thực tế hiện nay vấn đề cập nhật các biến động đất đai chưa được làm tốt. Phần lớn các biến động đều chỉ được ghi trong bộ hồ sơ địa chính hoặc được ghi dưới dạng các file ghi nhớ đơn giản như Word, excel mà không được cập nhật trên bản đồ địa chính. Chính điều này đã dẫn đến
sự không đồng bộ giữa bản đồ và hồ sơ địa chính. Bên cạnh đó, một số biến động đất đai thực tế cũng không được phản ánh vào hồ sơ địa chính. Để giải quyết vấn đề này ngoài những giải pháp về tổ chức, xã hội, cần có một giải pháp về mặt kỹ thuật sao cho việc cập nhật biến động đất đai trở nên dễ dàng, nhanh chóng và đồng bộ trên cả bản đồ và hồ sơ địa chính.
Phần mềm VILIS đã đưa ra được những chức năng về kê khai đăng ký và quản lý biến động đất đai theo các tiêu chuẩn thống nhất của ngành. Các chức năng về thực hiện việc cập nhật biến động đất đai được thực hiện một cách mềm dẻo, thuận tiện, phù hợp với các đo đạc thực tế và cung cấp các công cụ cập nhật dữ liệu đồng thời trên cả bản đồ và hồ sơ địa chính trong một môi trường, đảm bảo tính thống nhất của CSDL đất đai.
Công tác đăng ký biến động thực hiện trên VILIS được thể hiện trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 4.2. Đăng kí biến động
Những nội dung trong đăng kí biến động đất đai được thực hiện trên VILIS theo đúng quy định của ngành gồm: chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thừa kế, thế chấp, tặng cho quyền sử dụng đất, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất… Chia làm 2 nhóm: Nhóm biến động hồ sơ và nhóm biến động bản đồ. Với tính năng này phần mềm Vilis đã thực hiện cập nhật, chỉnh lý những biến động trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.
Các chức năng thực hiện biến động trên VILIS được thể hiện qua hình sau:
Hình 4.19. Các biến động thực hiện trên phần mềm Vilis