Một hệ thống định hạng nhất thiết phải thiết lập được một quy trình hoạt động. Về cơ bản một quy trình có thể bao gồm các công đoạn:
(1) Thu thập, phân tích thông tin liên quan đến các chỉ tiêu sử dụng trong phân tích đánh giá: đây là bước hết sức quan trọng thậm chí quyết định đến chất lượng XHTD. Nhân viên ngân hàng ngoài các thông tin do KH cung cấp cần phải thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: phương tiện thông tin đại chúng, nội bộ ngân hàng, trung tâm thông tin tín dụng của Ngân hàng nhà nước, cơ quan thuế...
(2) Phân tích bằng mô hình để đánh giá tín nhiệm người vay. Sử dụng đồng thời chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính. Đặc biệt đối với những chỉ tiêu phi tài chính phải được sử dụng hết sức linh hoạt, khách quan phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, từng mặt hàng kinh doanh;
(3) Điều chỉnh kết quả đánh giá dựa trên các nhân tố;
(4) Theo dõi tình trạng tín dụng của đối tượng được xếp hạng để điều chỉnh mức xếp hạng. Các thông tin điều chỉnh được lưu giữ, tổng hợp kết quả xếp hạng so sánh với thực tế rủi ro xảy ra, dựa trên tần suất phải điều chỉnh mức xếp hạng đã thực hiện đối với khách hàng để xem xét điều chỉnh mô hình xếp hạng.
Tùy vào tổ chức của mỗi định chế tài chính mà kết quả xếp loại theo quy trình này sẽ được bộ phận quản lý tín dụng, ban Giám đốc hoặc bộ phận có chức năng đánh giá lại. Kết quả xếp hạng phải thỏa mãn yêu cầu phản ánh đúng các rủi ro liên quan đến người vay. Vì thế, việc đánh giá lại là cần thiết để phản ánh những thay đổi về khả năng trả nợ của người vay. Quá trình đó bao gồm việc đánh giá lại theo định kỳ vào thời gian công khai báo cáo tài chính hoặc đánh giá lại đột xuất khi có thay đổi lớn về khả năng trả nợ của người vay.