Trong bộ phận này bao gồm: dữ trữ nguyên vật liệu, chi phí sản xuất sản phẩm dở dang, hàng hoá và thành phẩm tôn kho. Do tính chất mùa vụ, cũng nh chịu ảnh hởng của thời tiết, của đầu vào lẫn đầu ra nên d trữ là một điều cần thiết. Tuy nhiên dự trữ nh thế nào có hiệu quả mới đợc coi là câu hỏi cần đợc giải đáp.
Tuy rằng tổng lợng hàng tồn kho của công ty là lớn nhng cầu của hàng tồn kho biến động khá phức tạp cho nên cũng phải có những giải pháp thích hợp để có lợng dự trữ từng mặt hàng hợp lý.
+ Đối với nguyên vật liệu
- Để xác định đợc mức dữ trữ hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá mức thì tr- ớc khi tiến hành nhập Công ty cần lu ý một số vấn đề sau:
- Nghiên cứu thị trờng xuất nhập khẩu để quyết định mặt hàng nào nên đợc sản xuất và có khả năng sản xuất, quy mô sản xuất. Từ đó đi đến quyết định t- ơng tự về nguyên vật liệu và tìm các giải pháp cho nguồn cung ứng.
- Mức dự trữ nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào các đặc tính của từng loại nguyên vật liệu: nếu là nguyên vật liệu mang tính chất mùa vụ cao, Công ty phải thu mua đủ lợng dự trữ cần thiết còn nếu nó thuộc loại thông thờng thì Công ty nên áp dụng mô hình EOQ dựa trên mức tiêu hao ớc tính. Nếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng thì Công ty nên áp dụng ph- ơng pháp cung cấp kịp thời là phù hợp nhất.
Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
Khi sử dụng mô hình này ngời ta dựa vào các giả thiết quan trọng sau: +Nhu cầu phải biết trớc và nhu cầu không đổi
+Phải biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận đợc hàng và thời gian đó không đổi.
+ Lợng hàng của mỗi đơn hàng đợc thực hiện trong một chuyến hàng và đ- ợc thực hiện ở một thời điểm đã định trớc.
+ Chỉ có duy nhất hai loại chi phí là chi phí tôn trữ và chi phí đặt hàng. + Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu nh đơn đặt hàng đợc thực hiện đúng thời gian.
Nếu ta gọi:
Q - lợng hàng cho một đơn hàng
S - chi phí đặt hàng tính trên một đơn hàng
H - chi phí lu kho trung bình trên một đơn vị dự trữ trong năm D - nhu cầu hàng năm về nguyên vật liệu
d = D/số ngày sản xuất trong năm P - mức cung ứng hàng ngày
L - thời gian vận chuyển một đơn đặt hàng Khi đó: Clk (chi phí lu kho) = (Q/2) x H Cdh (chi phí đặt hàng) = (D/Q) x H
Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá tổng các chi phí này Có TC = Clk +Cdh = (Q/2) x H + (D/Q) xH
Để TCmin ⇔ Q* = 2DS/H
Để đề phòng trờng hợp quy mô sản xuất tăng đột ngột hay tránh những giao động mạnh, Công ty có thể tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm duy trì tính liên tục của sản xuất kinh doanh và tận dụng đợc các cơ hội.
Hao hụt tự nhiên là đặc tính của nguyên vật liệu, do vậy Công ty cũng cần thờng xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu.
+ Đối với dự trữ hàng hoá và thành phẩm tồn kho
Mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc thuộc khu vực Tây Âu và thị tr- ờng Mỹ, đặc biệt là các hàng đã qua chế biến. Đa dạng hoá thị trờng sẽ giúp Công ty giảm đợc rủi ro, bên cạnh đó Công ty cũng cần duy trì tốt mối quan hệ thơng mại với các thị trờng truyền thống.
Đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá nhằm giảm lợng hàng hoá tồn kho, Công ty cần tăng cờng tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và thông qua đó có thêm thông tin thị trờng để kịp thời có biện pháp điều chỉnh.
Hạn chế việc nhập hàng tràn lan, ồ ạt, nhập hàng phải dựa trên phân tích nhu cầu của khách hàng. Công ty cũng cần phải lựa chọn mặt hàng có tính chiến lợc để tập trung chuyên môn hoá nhằm tạo thế mạnh và tăng phát triển chiều sâu.
Rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu, vận chuyển: thủ tục rờm rà, vận chuyển mất nhiều thời gian, làm ứ đọng hàng hoá, giảm hiệu quả sử dụng vốn lu động. Vì vậy việc thực hiện tốt các thủ tục hành chính và lựa chọn phơng tiện vận tải hợp lý cũng là một vấn đề quan trọng trong kinh doanh thơng mại quốc tế.
Thiết lập các mối quan hệ theo hợp đồng với các nhà cung cấp để thuận tiện và chủ động trong hoạt động kinh doanh thơng mại theo hợp đồng.
Phải có đội ngũ nhân viên có năng lực thị trờng để tiếp cận với các nhà cung ứng và tổ chức khâu thu mua kể cả phơng tiện vận tải và quy mô một cách hợp lý nhất.
+ Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Thời gian sản xuất là thời gian mà vốn lu động tồn tại dới hình thức chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cứ thêm 1 phút nó tồn tại thì cũng chính là thêm 1 phút cần để phần vốn lu động dùng trong sản xuất trở về trạng thái ban đầu. Để giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang thì Công ty cần phải:
- Bố trí hợp lý các phân xởng sản xuất trong dây chuyền sản xuất để giảm tối đa thời gian vận hành sản phẩm dở dang giữa các bộ phận.
- Không ngừng tiếp thu những phát minh mới về khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất để rút ngắn thời gian sản xuất, đồng thời cũng cần tăng cờng độ làm việc của máy móc thiết bị và lựa chọn loại máy móc thiết bị có công suất cao.
- Trớc khi tiến hành sản xuất Công ty cũng cần đặt kế hoạch cho từng đơn vị, từng bộ phận trong từng thời kỳ. Trong quá trình sản xuất, Công ty phải th- ờng xuyên đánh giá tình hình hoàn thành định mức của từng khâu, từng công
đoạn trong dây chuyền. Có nh vậy thì mới kịp thời khắc phục những sai phạm và kịp thời cung ứng các yếu tố đầu vào.